Sử dụng con dấu trong MTTQ và tổ chức chính trị - xã hội

Sử dụng con dấu trong MTTQ và tổ chức chính trị - xã hội (Hình từ internet)

Ngày 13/12/2022, Văn phòng Ban chấp hành Trung ương ban hành Hướng dẫn 14-HD/VPTW năm 2022 về công tác văn thư trong các cơ quan của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và tổ chức chính trị - xã hội.

1. Quản lý con dấu trong MTTQ và tổ chức chính trị - xã hội

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khoá bí mật; ban hành quy định và giao cho văn thư cơ quan bảo quản, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khoá bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.

- Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khoá bí mật; định kỳ kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khoá bí mật của cơ quan, tổ chức.

- Người đứng đầu đơn vị có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khoá bí mật của đơn vị mình (nếu có) và định kỳ kiểm tra việc bảo quản và sử dụng các loại con dấu, thiết bị lưu khoá bí mật của đơn vị.

- Văn thư cơ quan có trách nhiệm:

+ Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khoá bí mật tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

+ Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khoá bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác chỉ thực hiện khi được người có thẩm quyền đồng ý bằng văn bản và phải lập biên bản bàn giao. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của người giao, người nhận và người có thẩm quyền.

- Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khoá bí mật cá nhân.

Trường hợp chuyển công tác, về hưu, nghỉ việc,... cá nhân có trách nhiệm thông báo cho cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp trước một tháng để thu hồi thiết bị lưu khoá bí mật theo quy định.

2. Sử dụng con dấu trong MTTQ và tổ chức chính trị - xã hội

- Trước khi đóng dấu, văn thư cơ quan phải kiểm tra lại thể thức văn bản, thẩm quyền ký và số bản, đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ ký mẫu đã đăng ký.

- Văn thư cơ quan trực tiếp đóng dấu vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản; chỉ được đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền.

- Dấu đóng phải ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều, dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.

- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, dấu nổi trên văn bản do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Việc đóng dấu lên các văn bản kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục do người ký văn bản quyết định. Dấu treo được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề của phụ lục. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục của văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản.

3. Các hình thức sao văn bản trong MTTQ và tổ chức chính trị - xã hội

(1) Sao y gồm:

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hoá văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

(2) Sao lục gồm:

- Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

- Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

(3) Trích sao gồm:

- Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

- Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

Diễm My