Quy trình cấp Phiếu lý lịch tư pháp tại TP. HCM

Quy trình cấp Phiếu lý lịch tư pháp tại TP. HCM (Hình từ Internet)

Theo Mục 4 Chương II Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 274/QĐ-STP-LLTP ngày 07/07/2020 của Sở Tư pháp TP. HCM, quy trình cấp Phiếu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh được thực hiện như sau:

1. Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp

Hàng ngày, tùy thuộc vào số lượng hồ sơ yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp, Bộ phận cấp phiếu linh hoạt thời điểm tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả thuộc Văn phòng Sở (gọi tắt là Bộ phận TN&TKQ)  nhưng chậm nhất là trước 08 giờ sáng của ngày làm việc liền kề.

2. Rà soát, phân loại yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp

Bộ phận cấp phiếu thực hiện rà soát, phân loại hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên phần mềm lý lịch tư pháp dùng chung thành 02 loại sau:

- Hồ sơ xác minh tại Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia.

- Hồ sơ tra cứu cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp. 

3. Xác minh thông tin lý lịch tư pháp

- Sau khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp của cá nhân tại Bộ phận TN&TKQ, trong thời hạn 01 ngày làm việc, bộ phận cấp phiếu thực hiện rà soát, phân loại yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp, in phiếu xác minh, trình lãnh đạo phòng phê duyệt, chuyển văn thư đóng dấu và scan.

- Hồ sơ xác minh tại Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia được gửi bằng file dữ liệu thông qua phần mềm hệ thống quản lý cấp phiếu lý lịch tư pháp ngay khi được scan.

4. Tra cứu thông tin lý lịch Tư pháp

- Đối với hồ sơ xác minh tại Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia quy định tại mục 2 nêu trên, sau khi nhận kết quả xác minh, bộ phận cấp phiếu thực hiện tra cứu dữ liệu án tích tại Sở Tư pháp.

- Đối với hồ sơ tra cứu cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp quy định tại mục 2 nêu trên, bộ phận cấp phiếu tra cứu dữ liệu án tích tại Sở Tư pháp và đề xuất xử lý hồ sơ theo quy định.

5. Trình lãnh đạo phòng phê duyệt kết quả xác minh, tra cứu

* Trường hợp kết quả xác minh, tra cứu không có án tích

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được kết quả xác minh bộ phận cấp phiếu thực hiện tra cứu dữ liệu án tích tại Sở Tư pháp và trình lãnh đạo phòng phê duyệt kết quả xác minh, tra cứu.

* Trường hợp kết quả xác minh, tra cứu là có án tích hoặc có tiền sự

Sau khi nhận được kết quả xác minh, trong thời hạn 1,5 ngày làm việc, bộ phận cấp phiếu trình lãnh đạo phòng phê duyệt kết quả xác minh, lập danh sách chuyển hồ sơ đến bộ phận XLAT (có ký nhận) để tiếp tục xử lý hồ sơ theo quy định tại mục 7 dưới đây.

6. In, ký Phiếu lý lịch tư pháp đối với hồ sơ không có án tích

- Căn cứ vào kết quả phê duyệt cấp Phiếu lý lịch tư pháp, trong thời hạn 02 ngày làm việc bộ phận cấp phiếu thực hiện việc in, ký, ghi rõ họ tên vào vị trí “người lập phiếu” và trình người có thẩm quyền ký Phiếu lý lịch tư pháp theo Quy chế về chế độ làm việc tại Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh.

- Trong thời hạn 01 ngày làm việc, người có thẩm quyền ký Phiếu lý lịch tư pháp xem xét, ký Phiếu lý lịch tư pháp.

- Phiếu lý lịch tư pháp được lập làm ba (03) bản, hai (02) bản cấp cho người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp (trừ trường hợp công dân có yêu cầu số lượng nhiều hơn), một (01) bản được lưu trữ cùng với hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp.

7. Quy trình xử lý hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp có tiền án, tiền sự

* Khi tiếp nhận Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch của công dân có tiền án, tiền sự, bộ phận XLAT thực hiện như sau:

- Cập nhật kết quả xác minh của PV06 hoặc Trung tâm quốc gia vào mục “Danh sách hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp” tại trường mục “Ghi chú”, trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả xác minh.

- Tra cứu thông tin lý lịch tư pháp của người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên phần mềm lý lịch tư pháp dùng chung tại mục "Danh sách tiếp nhận thông tin LLTP” và mục “Danh sách hồ sơ LLTP”.

+ Trường hợp có thông tin lý lịch tư pháp của người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên phần mềm Quản lý lý lịch tư pháp dùng chung, đề xuất trình lãnh đạo Phòng chuyển bộ phận XDCSDL cung cấp thông tin lý lịch tư pháp liên quan và túi Hồ sơ lý lịch tư pháp của công dân (nếu có) trong thời gian 02 ngày làm việc.

+ Trường hợp có thông tin lý lịch tư pháp của người yêu cầu cấp Phiếu nhưng không đủ cơ sở để cấp phiếu lý lịch tư pháp theo quy định hoặc không có thông tin lý lịch tư pháp thì trong thời gian 02 ngày làm việc phát hành:

++ Công văn xác minh tại Tòa án (đối với các hồ sơ tiền án) hoặc Công an, Viện kiểm sát, Tòa án (đối với các hồ sơ tiền sự);

++ Thư mời tiếp xúc công dân.

* Lưu ý:

+ Thư mời phát hành 02 bản (01 gửi công dân, 01 lưu hồ sơ), thời điểm tiếp xúc là ngày thứ 4, thứ 6 tuần làm việc tiếp theo của tuần phát hành thư mời.

+ Chuyên viên xử lý hồ sơ khi tiếp xúc người yêu cầu cấp phiếu phải lập phiếu cung cấp thông tin (theo mẫu), ghi nhận đầy đủ, trung thực thông tin trình bày, phản ánh và hướng dẫn cập nhật điều kiện xóa án tích theo quy định.

+ Trường hợp người yêu cầu cấp phiếu có cung cấp tài liệu liên quan đến tiền án, tiền sự phải ghi nhận vào biên bản hoặc sổ theo dõi của bộ phận XLAT. (Chuyên viên tiếp nhận chịu trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu tài liệu do đương sự cung cấp).

- Lập Danh sách trích lục bản án tại các Tòa án chuyển bộ phận tiếp nhận theo dõi ngay khi có văn bản trích lục án.

- Tiếp nhận kết quả xác minh.

- Căn cứ vào kết quả xác minh, phiếu cung cấp thông tin, trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận kết quả xác minh đề xuất trình lãnh đạo phòng xem xét, phê duyệt cấp Phiếu lý lịch tư pháp như sau:

+ Trường hợp tiếp nhận Bản án có hiệu lực pháp luật, bộ phận XLAT đề xuất lập Lý lịch tư pháp của người yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp và cấp phiếu lý lịch tư pháp cho người yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp với tình trạng: 

++ “Có án tích” nếu người yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp chưa đủ điều kiện xóa án tích.

++ “Không có án tích” đối với Phiếu lý lịch tư pháp số 1 hoặc cập nhật đầy đủ tình trạng án tích đối với Phiếu lý lịch tư pháp số 2 nếu người yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp đã đủ điều kiện xóa án tích theo quy định pháp luật.

+ Trường hợp tiếp nhận kết quả xác minh của Công an, Viện kiểm sát, Tòa án xác nhận người yêu cầu cấp phiếu không bị khởi tố, truy tố, xét xử hoặc đã có quyết định khởi tố, truy tố, đưa vụ án ra xét xử nhưng đã có quyết định đình chỉ theo quy định pháp luật thì cấp phiếu lý lịch tư pháp cho người yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp với tình trạng không có án tích.

+ Trường hợp tiếp nhận kết quả xác minh thông tin tiền án, tiền sự không rõ hình thức xử lý (do thất lạc, hư hỏng, không còn lưu trữ, ...) thì tiếp tục xác minh, đề xuất giải quyết theo quy định.

- Căn cứ vào kết quả phê duyệt cấp phiếu lý lịch tư pháp của người có thẩm quyền ký phiếu lý lịch tư pháp, bộ phận XLAT thực hiện:

+ Chuyển Bộ phận XDCSDL lập lý lịch tư pháp của người yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp theo quy định tại Khoản 3, 4, 5 Điều 12, Khoản 1, 2, 3 Điều 13 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 274/QĐ-STP-LLTP trong thời gian 02 ngày làm việc.

+ Kiểm tra, ký tắt trên từng trang lý lịch tư pháp và chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức lý lịch tư pháp và in, ký ghi rõ họ tên vào vị trí “người lập phiếu” trong thời gian 01 ngày làm việc.

* Thời gian người có thẩm quyền xem xét phê duyệt, ký cấp Phiếu lý lịch tư pháp đối với hồ sơ có án tích, có tiền sự như sau:

- Xem xét, phê duyệt cấp phiếu là 01 ngày làm việc.

- Xem xét, ký cấp phiếu lý lịch tư pháp của người yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp; Lý lịch tư pháp của người yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp là 02 ngày làm việc.

* Phúc đáp thông tin cho PV06 và Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia

Những trường hợp kết quả xác minh từ PV06 và Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia chưa đầy đủ thông tin (về kết quả xử lý, thông tin bản án, tình trạng án tích của công dân) thì:

Sau khi cấp Phiếu lý lịch tư pháp bộ phận XLAT tổng hợp thông tin, lập danh sách trao đổi thông tin, định kỳ (tuần hoặc tháng tùy theo số lượng thông tin) gửi PV06 và Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia.

* Chuyển bộ phận XDCSDL hoàn thiện hồ sơ lý lịch tư pháp của người yêu cầu cấp phiếu và lập lý lịch tư pháp cho các bị cáo còn lại trong Bản án (nếu có) theo quy định Điều 12, Điều 13 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 274/QĐ-STP-LLTP.

8. Trả kết quả Phiếu lý lịch tư pháp

Bộ phận cấp phiếu trả kết quả phiếu lý lịch tư pháp như sau:

- Chuyển Phiếu lý lịch tư pháp đã được lãnh đạo ký đến bộ phận văn thư Văn phòng Sở để đóng dấu.

- Phiếu lý lịch tư pháp cấp theo yêu cầu của cá nhân

+ Trường hợp không thực hiện thủ tục kết hợp, liên thông: Phiếu lý lịch tư pháp được bàn giao đến bộ phận TN&TKQ hoặc đơn vị bưu chính viễn thông để trả kết quả cho công dân.

+ Trường hợp có thực hiện thủ tục hành chính kết hợp, liên thông: Phiếu lý lịch tư pháp được bàn giao đến Phòng chuyên môn, đơn vị có liên quan để tiếp tục giải quyết thủ tục hành chính cho công dân.

- Phiếu lý lịch tư pháp cấp theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức được bàn giao đến bộ phận TN&TKQ hoặc đơn vị bưu chính viễn thông để trả kết quả cho cơ quan, tổ chức.

- Thông tin giải quyết hồ sơ cấp Phiếu lý lịch tư pháp được chuyển cho đơn vị bưu chính viễn thông để công dân, cơ quan, tổ chức có thể tra cứu kết quả giải quyết hồ sơ qua dịch vụ tin nhắn.

Văn Trọng