Thủ tục cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc trong nhà trường Quân đội

Thủ tục cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc trong nhà trường Quân đội (Hình từ Internet)

1. Thế nào là cấp bảo sao chứng chỉ từ sổ gốc?

Theo khoản 1 Điều 18 Thông tư 63/2022/TT-BQP, cấp bảo sao chứng chỉ từ số gốc là việc cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp chứng chỉ căn cứ vào thông tin ghi trong sổ để cấp bản sao.

Trong đó, nội dung ghi trong bản sao chứng chỉ từ sổ gốc phải chính xác so với sổ gốc.

Trường hợp mẫu bản sao chứng chỉ tại thời điểm cấp đã thay đổi, cơ quan đang quản lý sổ gốc sử dụng mẫu bản sao chứng chỉ hiện hành để cấp bản sao

(Khoản 1 Điều 18 Thông tư 63/2022/TT-BQP)

2. Người có quyền yêu cầu cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc

Cụ thể tại Điều 21 Thông tư 63/2022/TT-BQP, những người có quyền yêu cầu cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc bao gồm:

(i) Người được cấp bản chính chứng chỉ.

(ii) Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của người được cấp bản chính chứng chỉ.

(iii) Cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế khác của người được cấp bản chính chứng chỉ trong trường hợp người đó đã chết.

3. Thủ tục cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc

3.1. Hồ sơ đề nghị cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc

Hồ sơ đề nghị cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc được quy định tại khoản 1 Điều 22 Thông tư 63/2022/TT-BQP, cụ thể như sau:

(1) Đơn đề nghị cấp bảo sao chứng chỉ theo mẫu quy định tại Phụ lục IV kèm theo Thông tư 63/2022/TT-BQP, trong đó có các thông tin về chứng chỉ đã được cấp.

(2) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực chứng minh sĩ quan hoặc chứng minh quân nhân chuyên nghiệp hoặc chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu có giá trị sử dụng hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp khác có ảnh của người được cấp chứng chỉ đề người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

(3) Trường hợp người quy định tại (ii) yêu cầu bản sao chứng chỉ từ sổ gốc thì phải xuất trình giấy ủy quyền (đối với người được ủy quyền) hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ đối với người được cấp bản chính chứng chỉ.

(4) Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi bảo sao có chứng thực giấy tờ quy định tại (1), (2), (3) kèm theo 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc.

3.2. Trình tự cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc

Trình tự cấp bản chứng chỉ từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 22 Thông tư 63/2022/TT-BQP, cụ thể như sau:

- Người đề nghị cấp bản sao chứng chỉ nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện 01 bộ hồ sơ theo quy định tại mục 3.1 cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc.

- Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao hoặc ngày làm việc tiếp theo, cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc phải cấp bản sao cho người có yêu cầu.

Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được xác định từ thời điểm cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.

- Đối với trường hợp nội dung chứng chỉ phức tạp, khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao không thể đáp ứng được thời hạn quy định theo quy định thì thời hạn cấp bản sao được kéo dài thêm không quá 03 ngày làm việc.

Khi đó, cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao chứng chỉ căn cứ sổ gốc cấp chứng chỉ để cấp bản sao và nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc.

Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao hoặc không cấp bản sao cho người yêu cầu thì cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu và nêu rõ lý do theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 22 Thông tư 63/2022/TT-BQP.

Thanh Rin