Hướng dẫn cấp lại giấy khai sinh

Hướng dẫn cấp lại giấy khai sinh (Hình từ Internet)

1. Đăng ký lại khai sinh

1.1. Điều kiện đăng ký lại khai sinh

Căn cứ Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về điều kiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử như sau:

- Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.

- Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.

- Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

Như quy định nêu trên thì việc đăng ký khai sinh mới được thực hiện theo thủ tục đăng ký lại khai sinh.

1.2. Hồ sơ đăng ký lại khai sinh

Tại khoản 1 Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm các giấy tờ sau đây:

(1) Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;

(2) Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó;

Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ (1), (2) phải có:

(3) Văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm:

- Họ, chữ đệm, tên; 

- Giới tính;

- Ngày, tháng, năm sinh; 

- Dân tộc; 

- Quốc tịch; 

- Quê quán; 

- Quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

1.3. Thủ tục đăng ký lại khai sinh

Căn cứ theo khoản 3, 4, 5 Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về thủ tục đăng ký lại khai sinh như sau:

Trường hợp UBND cấp xã là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh như trình tự quy định tại Khoản 2 Điều 16 Luật Hộ tịch 2014.

Trường hợp UBND cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây

Bước 1: Thực hiện kiểm tra, xác định hộ tịch

Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.

Bước 2: UBND nơi đăng ký khai sinh kiểm tra, xác định

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.

Bước 3: Thực hiện đăng ký lại khai sinh

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh như quy định tại Khoản 2 Điều 16 Luật Hộ tịch.

- Trường hợp người yêu cầu có bản sao Giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ thì nội dung đăng ký khai sinh được ghi theo nội dung bản sao Giấy khai sinh; 

Phần khai về cha, mẹ được ghi theo thời điểm đăng ký lại khai sinh.

- Trường hợp người yêu cầu không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó. 

Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên; 

Riêng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì nội dung khai sinh được xác định theo văn bản (3) của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

2. Xin cấp lại bản sao từ sổ gốc

2.1. Quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc

Căn cứ Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc như sau:

- Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.

- Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.

- Cha, mẹ, con; vợ, chồng; 

Anh, chị, em ruột;

Người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

Như vậy, trong trường hợp mất giấy khai sinh không thuộc trường hợp đăng ký lại khai sinh sẽ phải thực hiện việc xin cấp lại bản sao từ sổ gốc.

2.2. Hồ sơ cấp lại bản sao từ sổ gốc

Theo Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình:

- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

- Giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính nếu là người được xin cấp nhưng không phải cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.

2.3. Thủ tục cấp lại bản sao từ sổ gốc

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình hồ sơ quy định tại Mục 2.2 nêu trên

Bước 2: Cấp bản sao cho người yêu cầu

Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; 

Nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc.

Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

- Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.

2.4. Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc

Thời gian cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cụ thể:

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ;

Trừ trường hợp quy định tại các Điều 21, 33 và Điều 37 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.

Ngọc Nhi