Thủ tục ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài

Thủ tục ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (Hình từ internet)

Về vấn đề này, LawNet giải đáp như sau: 

Ngày 20/5/2024, Bộ Ngoại giao ban hành Quyết định 1275/QĐ-BNG về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực lãnh sự thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Ngoại giao.

Thủ tục ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài

(1) Trình tự thực hiện

- Người có yêu cầu ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phụ trách khu vực lãnh sự nơi cha, mẹ của trẻ cư trú hoặc nơi trẻ em được sinh ra (sau đây gọi là ghi chú khai sinh).

- Cán bộ nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ hồ sơ, đối chiếu các thông tin trong hồ sơ:

(i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ;

(ii) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i); trường hợp không thể bổ sung hồ sơ ngay thì phải có văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, ký, ghi rõ họ tên của cán bộ lãnh sự.

(iii) Trường hợp không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì thông báo từ chối giải quyết hồ sơ.

- Cán bộ xử lý hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ, đảm bảo hồ sơ đầy đủ, hợp lệ:

+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ cho người nộp hồ sơ - thực hiện lại bước (ii); hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối giải quyết thì gửi thông báo cho đương sự.

+ Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, để gửi cho người có yêu cầu.

+ Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định, thì thực hiện việc ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, báo cáo Thủ trưởng Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài xem xét ký Trích lục ghi vào sổ việc khai sinh cấp cho người được ghi chú khai sinh. Trường hợp người yêu cầu đề nghị cấp bản sao Giấy khai sinh thì cán bộ lãnh sự báo cáo Thủ trưởng CQĐD ký bản sao Giấy khai sinh.

- Người có yêu cầu ghi chú khai sinh kiểm tra thông tin trên Trích lục ghi vào sổ việc khai sinh, trong Sổ đăng ký khai sinh và ký tên vào Sổ đăng ký khai sinh, nhận Trích lục ghi vào sổ việc khai sinh.

(2) Cách thức thực hiện

- Người có yêu cầu ghi chú khai sinh cho công dân Việt Nam ở nước ngoài trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính tới Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phụ trách khu vực lãnh sự nơi cha, mẹ của trẻ cư trú hoặc nơi trẻ em được sinh ra.

- Ngoài các cách thực hiện nêu trên, nếu Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung và kết nối với CSDLQGVDC, trong điều kiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho phép, hồ sơ có thể nộp trực tuyến qua môi trường điện tử.

(3) Thành phần hồ sơ

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân, quốc tịch của cha/ và mẹ trẻ em.

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền ghi chú khai sinh.

Trường hợp gửi hồ sơ qua đường hệ thống bưu chính thì nộp bản sao các giấy tờ nêu trên đã được chứng thực hợp lệ.

Trường hợp người yêu cầu là công dân Việt Nam và đã được cấp thẻ Căn cước công dân hoặc thẻ Căn cước có số định danh cá nhân thì có thể xuất trình bản chính giấy tờ đó (nếu nộp trực tiếp) hoặc nộp bản chụp giấy tờ này (nếu nộp qua đường hệ thống bưu chính hoặc gửi qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến) để chứng minh nhân thân khi cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho phép Cơ quan đại diện kết nối với CSDLQGVDC.

* Giấy tờ phải nộp:

- Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh theo mẫu tại Phụ lục Thông tư 04/2020/TT-BTP (nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp).

- Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp.

- Văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con của cha, mẹ đối với trường hợp người được ghi chú khai sinh có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, người kia là người nước ngoài; nếu cha, mẹ không nộp hồ sơ trực tiếp thì chữ ký trên văn bản thỏa thuận phải được công chứng hợp lệ.

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc ghi chú. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.

Nguyễn Ngọc Quế Anh