Thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam trong thời gian cư trú ở nước ngoài

Thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam trong thời gian cư trú ở nước ngoài (Hình từ internet)

Về vấn đề này, LawNet giải đáp như sau:

Ngày 20/5/2024, Bộ Ngoại giao ban hành Quyết định 1275/QĐ-BNG về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực lãnh sự thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Ngoại giao.

Thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam trong thời gian cư trú ở nước ngoài

(1) Trình tự thực hiện

- Người có yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp hồ sơ tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phụ trách khu vực lãnh sự nơi công dân Việt Nam cư trú.

- Cán bộ nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ hồ sơ, đối chiếu các thông tin trong hồ sơ:

(i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ;

(ii) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i); trường hợp không thể bổ sung hồ sơ ngay thì phải có văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, ký, ghi rõ họ tên của cán bộ lãnh sự.

(iii) Trường hợp không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì thông báo từ chối giải quyết hồ sơ.

- Cán bộ xử lý hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ, đảm bảo hồ sơ đầy đủ, hợp lệ:

+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ cho người nộp hồ sơ - thực hiện lại bước (ii); hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối giải quyết thì gửi thông báo cho đương sự.

+ Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, để gửi cho người có yêu cầu.

+ Trường hợp người yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn mà không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đây, thì người yêu cầu phải trình bày rõ lý do không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đại diện có văn bản gửi Cục Lãnh sự để trao đổi với nơi dự định đăng ký kết hôn trước đây để xác minh. Trường hợp không xác minh được hoặc không nhận được kết quả xác minh thì Cơ quan đại diện cho phép người yêu cầu lập văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân.

+ Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định, thì thực hiện việc ghi vào Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, báo cáo Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cấp cho cho người yêu cầu.

(2) Cách thức thực hiện

- Người có yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính tới Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phụ trách khu vực lãnh sự nơi công dân Việt Nam cư trú.

- Ngoài các cách thực hiện nêu trên, nếu Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung và kết nối với CSDLQGVDC, trong điều kiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho phép, hồ sơ có thể nộp trực tuyến qua môi trường điện tử.

(3) Thành phần hồ sơ

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác, có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân, quốc tịch của người có yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để xác định thẩm quyền.

Trường hợp gửi hồ sơ qua đường hệ thống bưu chính thì nộp bản sao các giấy tờ nêu trên đã được chứng thực hợp lệ.

Trường hợp người yêu cầu là công dân Việt Nam và đã được cấp thẻ Căn cước công dân hoặc thẻ Căn cước có số định danh cá nhân thì có thể xuất trình bản chính giấy tờ đó (nếu nộp trực tiếp) hoặc nộp bản chụp giấy tờ này (nếu nộp qua đường hệ thống bưu chính hoặc gửi qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến) để chứng minh nhân thân khi cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho phép Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài kết nối với CSDLQGVDC.

* Giấy tờ phải nộp:

- Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo mẫu tại Phụ lục Thông tư 04/2020/TT-BTP (nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp).

- Trường hợp người yêu cầu đã có vợ hoặc đã có chồng nhưng đã ly hôn thì phải nộp bản sao giấy tờ ly hôn đã có hiệu lực pháp luật; trường hợp người chồng hoặc người vợ đã chết thì phải nộp bản sao Giấy chứng tử hoặc giấy tờ chứng minh người đó đã chết.

- Trường hợp đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì phải nộp thêm:

+ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó thường trú trước khi xuất cảnh cấp, nếu trước khi xuất cảnh công dân Việt Nam đã đủ tuổi kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình Việt Nam; trường hợp trước khi xuất cảnh công dân Việt Nam đã đăng ký kết hôn, nhưng sau khi ra nước ngoài đã ly hôn hoặc người vợ, chồng kia đã chết thì nộp các giấy tờ chứng minh theo quy định (Trường hợp người yêu cầu đã có vợ hoặc đã có chồng nhưng đã ly hôn thì phải nộp bản sao giấy tờ ly hôn đã có hiệu lực pháp luật; trường hợp người chồng hoặc người vợ đã chết thì phải nộp bản sao Giấy chứng tử hoặc giấy tờ chứng minh người đó đã chết).

- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phụ trách khu vực lãnh sự nơi công dân Việt Nam đã cư trú trước đây cấp nếu công dân Việt Nam đã từng cư trú ở nhiều nơi khác nhau. Trường hợp không thể xin được xác nhận tình trạng hôn nhân tại các nơi cư trú trước đây thì phải nộp văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình trong thời gian cư trú ở các nơi đó và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã cam đoan.

- Trường hợp người yêu cầu là công dân Việt Nam đã được cấp số định danh cá nhân, các thông tin của người đó đã được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ quan đại diện đã sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung thì Cơ quan đại diện khai thác thông tin trực tuyến theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp và Bộ Công an.

(4) Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

- Trường hợp đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nhằm mục đích kết hôn thì người yêu cầu phải đáp ứng đủ các điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân gia đình Việt Nam; cấp 01 bản Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nhằm mục đích kết hôn.

- Trường hợp đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích khác, thì số lượng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp theo đề nghị.

* Lưu ý:

- Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến phù hợp với mức độ triển khai dịch vụ công trực tuyến và việc sử dụng đồng bộ Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung tại Cơ quan đại diện. Trường hợp chưa tiếp nhận giải quyết đăng ký hộ tịch trực tuyến thì thông báo trên cổng thông tin điện tử của cơ quan mình hoặc có văn bản thông báo cho người yêu cầu và nêu rõ lý do; văn bản thông báo có thể gửi qua thư điện tử nếu người yêu cầu có địa chỉ thư điện tử.

- Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài không phải hợp pháp hóa lãnh sự. Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có thể yêu cầu giấy tờ đó phải được chứng nhận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền. Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước thứ ba cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phải được hợp pháp hóa theo quy định. Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh theo quy định.

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

+ Trường hợp người yêu cầu nộp giấy tờ là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì cán bộ lãnh sự không được yêu cầu xuất trình bản chính; nếu người yêu cầu chỉ nộp bản chụp và xuất trình bản chính thì cán bộ lãnh sự kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký vào bản chụp xác nhận về việc đã đối chiếu nội dung giấy tờ đó, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao có chứng thực.

+ Trường hợp pháp luật quy định xuất trình giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, cán bộ lãnh sự có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ xuất trình, đối chiếu với thông tin trong Tờ khai và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Cán bộ lãnh sự chụp 01 bản giấy tờ xuất trình xác nhận đã đối chiếu với bản chính, để lưu hồ sơ.

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng.

+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

+ Khi đến cơ quan đăng ký hộ tịch nhận kết quả, người có yêu cầu phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân, nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ theo quy định của pháp luật hộ tịch.

+ Trường hợp người yêu cầu không cung cấp được giấy tờ nêu trên theo quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đại diện hủy bỏ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

- Cán bộ lãnh sự có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch.

Nguyễn Ngọc Quế Anh