Quy trình lập hồ sơ công việc trong nội bộ Hệ thống Thi hành án dân sự

Quy trình lập hồ sơ công việc trong nội bộ Hệ thống Thi hành án dân sự (Hình từ internet)

Ngày 30/7/2024, Tổng cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự ban hành Quyết định 935/QĐ-TCTHADS về Quy trình lập hồ sơ công việc trong nội bộ Hệ thống Thi hành án dân sự.

Quy trình lập hồ sơ công việc trong nội bộ Hệ thống Thi hành án dân sự

Theo đó, việc lập, quản lý hồ sơ công việc được thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Thực hiện việc mở hồ sơ công việc

- Thời điểm mở hồ sơ công việc: Người được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ công việc ngay sau khi được phân công.

- Cách thức mở hồ sơ giấy:

+ Hình thức thể hiện: Sử dụng bìa hồ sơ công việc được thiết kế, in theo tiêu chuẩn hiện hành do cơ quan có thẩm quyền công bố.

+ Nội dung thể hiện trên bìa hồ sơ:

++ Ký hiệu hồ sơ;

++ Tiêu đề hồ sơ (ngắn gọn, rõ ràng, khái quát được nội dung công việc);

++ Thời gian bắt đầu hồ sơ;

++ Thời hạn lưu trữ hồ sơ.

- Cách thức mở hồ sơ điện tử

+ Căn cứ Danh mục hồ sơ của cơ quan, Văn phòng cơ quan hoặc người được phân công làm công tác văn phòng cập nhật Danh mục hồ sơ cho từng tài khoản đơn vị, cá nhân trên Hệ thống văn bản và điều hành.

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, cá nhân tự cập nhật, bổ sung các hồ sơ khác phát sinh trên Hệ thống văn bản và điều hành.

+ Hồ sơ điện tử phải được lập đồng bộ trong quá trình quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống văn bản và điều hành. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

- Thời điểm thực hiện thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu: Sau khi mở hồ sơ, cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ.

- Cách thức, yêu cầu thu thập, cập nhật tài liệu vào hồ sơ:

+ Các tài liệu đưa vào hồ sơ phải là các tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc, có nội dung phù hợp với công việc được giao;

+ Các tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo tiến độ thời gian thực hiện công việc và phải đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các tài liệu;

+ Các tài liệu trong hồ sơ phải là bản gốc, bản chính; trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

- Đối với hồ sơ điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc thực hiện cập nhật hồ sơ trên Hệ thống văn bản và điều hành và đưa các văn bản, tài liệu vào hồ sơ theo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào.

Trường hợp hồ sơ điện tử có phát sinh tài liệu giấy thì người lập hồ sơ có trách nhiệm số hóa tài liệu giấy và thu thập, bổ sung vào hồ sơ điện tử. Các tài liệu giấy được lập thành hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Quy trình này. Nội dung thể hiện trên bìa hồ sơ giấy trong trường hợp này phải trùng với các trường dữ liệu thông tin đầu vào của hồ sơ điện tử.

Bước 3: Kết thúc hồ sơ

- Thời điểm kết thúc hồ sơ công việc: Hồ sơ kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.

- Thủ tục kết thúc đối với hồ sơ giấy:

Người lập hồ sơ có trách nhiệm thực hiện các công việc sau đây:

+ Rà soát, kiểm tra lại mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản còn thiếu vào hồ sơ;

+ Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp (nếu cần);

+ Thực hiện đánh số tờ bằng bút chì lên góc bên phải phía trên của từng tờ văn bản (theo thứ tự từ trên xuống dưới) liên tục từ văn bản đầu tiên đến văn bản cuối cùng đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên.

+ Viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

+ Viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ, gồm các thông tin: số lượng tờ văn bản của hồ sơ, số lượng tờ mục lục văn bản của hồ sơ, trạng thái các văn bản trong hồ sơ, ngày tháng năm lập hồ sơ, họ tên người lập hồ sơ.

- Thủ tục kết thúc đối với hồ sơ điện tử:

Người lập hồ sơ có trách nhiệm thực hiện các công việc sau đây:

+ Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ và hoàn thiện hồ sơ;

+ Thực hiện đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc của hồ sơ bằng chức năng của Hệ thống văn bản và điều hành;

+ Kết xuất dữ liệu quản lý văn bản đi, đến, mục lục văn bản trong hồ sơ thành định dạng PDF và lưu hồ sơ.

Bước 4: Nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan

- Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ cơ quan:

Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

+ Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành;

+ Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.

- Thời hạn thu nộp hồ sơ: Trong thời hạn 01 năm, tính từ năm công việc kết thúc, người lập hồ sơ công việc phải thực hiện nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.

- Thủ tục thu nộp

+ Đối với hồ sơ giấy

++ Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.

++ Khi tiếp nhận hồ sơ, Lưu trữ cơ quan tiến hành kiểm tra, đối chiếu tài liệu thực tế với Danh mục hồ sơ và Mục lục hồ sơ; trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ hoặc hồ sơ không đạt yêu cầu thì đề nghị đơn vị, cá nhân tiếp tục bổ sung, hoàn thiện.

+ Đối với hồ sơ điện tử

++ Cá nhân sau khi kết thúc hồ sơ phải thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống văn bản và điều hành.

++ Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ; đồng thời, thực hiện biện pháp sao lưu dự phòng dữ liệu.

++ Trường hợp hồ sơ điện tử có tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử thì thu nộp tất cả vào Lưu trữ cơ quan.

Xem chi tiết nội dung tại Quyết định 935/QĐ-TCTHADS có hiệu lực từ ngày 30/7/2024.