Những loại tài liệu nào bắt buộc phải lưu trữ mà dân kế toán cần biết?

Những loại tài liệu nào bắt buộc phải lưu trữ mà dân kế toán cần biết? (Hình minh họa)

Theo đó, tại Khoản 3 Điều 41 Luật Kế toán 2015 quy định: “Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán”

Vậy những loại tài liệu nào bắt buộc phải lưu trữ trong kế toán và thời hạn lưu trữ là bao lâu?

Căn cứ theo Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định những loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

1. Chứng từ kế toán.

2. Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

3. Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

4. Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

Về thời hạn lưu trữ được quy định tại Khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán 2015, cụ thể:

• Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

• Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

• Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Chi tiết từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 05, 10 năm hoặc vĩnh viễn xem tại các Điều 12, 13, 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

Khi tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, trong đó:

- Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.

- Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Bên cạnh đó, nếu có hành vi vi phạm về lưu trữ tài liệu kế toán sẽ bị xử phạt hành chính theo Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, cụ thể từng hành vi sẽ bị xử phạt như sau:

** Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau:

• Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;

• Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

** Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

• Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

• Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;

• Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;

• Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.

** Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

• Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

• Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.

Trên đây là những quy định bắt buộc mà dân kế toán phải biết để thực hiện, nhằm tránh gây rủi ro pháp lý cho đơn vị kế toán của mình. Khi doanh nghiệp có rủi ro pháp lý về mặt tài chính thì kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán rất có thể sẽ bị chịu liên đới, nên dân kế toán phải rất cẩn trọng trong từng công việc mình đang phụ trách.

Lê Hải

>> XEM BẢN TIẾNG ANH CỦA BÀI VIẾT NÀY TẠI ĐÂY