Báo cáo tình hình sử dụng lao động tại DN thế nào cho đúng luật?

Báo cáo tình hình sử dụng lao động tại DN thế nào cho đúng luật? (Ảnh minh họa)

 Mẫu số 05 - Khai trình việc sử dụng lao động khi bắt đầu hoạt động

 Mẫu số 07 - Báo cáo tình hình thay đổi lao động 6 tháng đầu/cuối năm

1. Khi nào thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động?

* Khi mới thành lập

Theo Điều 6 Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 03/2014/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Bộ luật lao động về việc làm quy định trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải khai trình việc sử dụng lao động tại:

• Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện; hoặc

• Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp.

* Trong quá trình hoạt động

Tại khoản 2 Điều 6 Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH cũng quy định định kỳ 06 tháng và hằng năm, doanh nghiệp phải báo cáo tình hình thay đổi về lao động tại:

• Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện; hoặc

• Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp.

Như vậy, sau khi mới thành lập và trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động cho cơ quan có thẩm quyền.

Lưu ý: Từ ngày 01/01/2021, Bộ luật lao động 2019 có hiệu lực cũng quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội (tại khoản 2 Điều 12 Bộ luật lao động 2019). Theo đó, từ năm 2021, doanh nghiệp thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động không chỉ gửi cho cơ quan chuyên môn mà còn phải thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội. 

2. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

* Khi mới thành lập

Thời hạn nộp hồ sơ khai trình việc sử dụng lao động là 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động.

* Trong quá trình hoạt động

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động được xác định như sau:

• Báo cáo tình hình sử dụng lao động 06 tháng đầu năm: Hạn cuối là ngày 25/5 hàng năm;

• Báo cáo tình hình sử dụng lao động 06 tháng cuối năm: Hạn cuối là ngày 25/11 hàng năm.

Có thể thấy, tại thời điểm này doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn thành báo cáo tình hình sử dụng lao động 06 tháng cuối năm 2020 để nộp trước ngày 25/11 sắp tới.

3. Hồ sơ báo cáo tình hình sử dụng lao động

* Khi mới thành lập

Doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ khai trình việc sử dụng lao động khi bắt đầu hoạt động bao gồm một số giấy tờ cụ thể sau:

• Công văn đề nghị khai trình sử dụng lao động;

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng);

• Hợp đồng lao động đã ký kết với người lao động;

• Mẫu số 05 - Khai trình việc sử dụng lao động khi bắt đầu hoạt động.

* Trong quá trình hoạt động

Doanh nghiệp cần chuẩn bị mẫu số 07 - Báo cáo tình hình thay đổi lao động 6 tháng đầu/cuối năm.

4. Xử phạt vi phạm hành chính khi không thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động

Theo Điều 7 Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định phạt tiền từ 1.000.000 - 3.000.000 đồng đối với doanh nghiệp khi có một trong các hành vi sau đây:

• Không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định với phòng Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp) nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện;

• Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp) nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện;

Theo đó, trường hợp doanh nghiệp không thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động theo đúng quy định thì sẽ bị xử phạt tối đa là 3 triệu đồng.

Lê Vy

>> XEM BẢN TIẾNG ANH CỦA BÀI VIẾT NÀY TẠI ĐÂY