Tổng hợp các lỗi thường gặp về hóa đơn và cách giải quyết

STT

Trường hợp

Cách giải quyết

Căn cứ pháp lý

1

Hóa đơn ghi thiếu địa chỉ tỉnh

Căn cứ Khoản 7.b Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.

Trường hợp người bán lập hóa đơn ghi đúng mã số thuế người mua và mã số thuế của người bán nhưng tại mục địa chỉ trên hóa đơn ghi thiếu tên tỉnh mà vẫn xác định được đúng địa chỉ của người mua và địa chỉ của người bán và các nội dung khác trên hóa đơn đều đúng thì các hóa đơn này vẫn được chấp nhận để kê khai thuế.

Xem chi tiết tại Công văn 2186/TCT-CS ngày 24/5/2017

2

Ghi thiếu mã số thuế

Theo Điểm b Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, miễn lập hóa đơn điều chỉnh chỉ áp dụng cho trường hợp hóa đơn ghi sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng MST.

Nếu ghi sai hoặc ghi thiếu MST của người mua thì bắt buộc lập biên bản kèm theo hóa đơn điều chỉnh theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Xem chi tiết tại Công văn 122/CT-TTHT ngày 05/01/2017

3

Được lập chung hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn ghi sai của cùng bên mua

Trường hợp công ty cung cấp hàng hóa cho một chi nhánh nhưng lập hóa đơn ghi tên, địa chỉ, MST của công ty mẹ thì công ty cần lập biên bản kèm theo hóa đơn điều chỉnh theo quy định của Khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Công ty có thể lập chung một hóa đơn điều chỉnh cho tất cả các hóa đơn ghi sai và lập kèm bảng kê ghi rõ các hóa đơn sai sót cần điều chỉnh.

Công văn 10911/CT-TTHT ngày 04/11/2016

4

Được lập 01 hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn ghi sai đơn giá

Công ty được phép lập 01 hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai sót của cùng một khách hàng theo hướng dẫn tại Công văn 5456/TCT-CS.

Theo đó, nếu công ty có nhiều hóa đơn mua hàng của cùng một nhà cung cấp bị sai đơn giá thì hai bên lập 01 biên bản và 01 hóa đơn điều chỉnh cho toàn bộ hóa đơn ghi sai đơn giá kèm theo bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh.

Xem chi tiết tại Công văn 9502/CT-TTHT ngày 03/10/2016

5

Hóa đơn ghi sai tên khách hàng

Hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên chỉ lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp ghi sai khác thì phải lập thêm hóa đơn điều chỉnh.

Trường hợp bên bán đã kê khai thuế nhưng bên mua trả lại hàng (do hư hỏng hoặc không có nhu cầu sử dụng tiếp) thì bên mua phải lập hóa đơn trả lại hàng theo Điểm 2.8 Phụ lục IV Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Xem chi tiết tại Công văn 8031/CT-TTHT ngày 19/8/2016

6

Cách lập hóa đơn điều chỉnh ghi sai tên hàng

Hai bên lập biên bản điều chỉnh lại nội dung ghi sai, đồng thời bên bán lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung đã ghi sai, nội dung điều chỉnh, số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm đã ghi sai.

Lưu ý, hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi các nội dung đã ghi sai cần điều chỉnh, không được ghi lại các nội dung đã ghi đúng.

Xem chi tiết tại Công văn 6803/CT-TTHT ngày 18/7/2016

7

Ghi sai thuế suất phải lập biên bản và hóa đơn điều chỉnh

Căn cứ Khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, trường hợp ghi sai thuế suất thì hai bên lập biên bản ghi rõ sai sót, đồng thời bên bán lập hóa đơn điều chỉnh để sửa lại thuế suất, tiền thuế GTGT.

Xem chi tiết tại Công văn 6653/CT-TTHT ngày 13/7/2016

8

Ghi sai giá tính thuế GTGT

Hai bên lập biên bản ghi rõ sai sót, sau đó bên bán lập thêm hóa đơn điều chỉnh giá tính thuế GTGT, tiền thuế GTGT và kê khai điều chỉnh hồ sơ thuế.

Công văn 1631/CT-TTHT ngày 25/2/2016

9

Hóa đơn ghi sai nếu đã khai thuế phải lập thêm hóa đơn điều chỉnh

Theo Khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, trường hợp công ty lập hóa đơn sai số liệu, nếu hóa đơn đã kê khai thuế thì phải lập biên bản kèm hóa đơn điều chỉnh

Xem chi tiết tại Công văn 898/CT-TTHT ngày 28/1/2016

10

Hóa đơn ghi sai số tiền chiết khấu

Về nguyên tắc, trường hợp công ty lập sai hóa đơn về số tiền chiết khấu (ghi số tiền chiết khấu âm) và hóa đơn này đã kê khai thuế thì phải lập biên bản và lập hóa đơn điều chỉnh.

Tuy nhiên, nếu sai sót không làm ảnh hưởng đến doanh thu, tiền thuế GTGT phải nộp, các chỉ tiêu khác vẫn ghi đúng và số lượng hóa đơn ghi sai lớn thì công ty được miễn lập hóa đơn điều chỉnh.

Xem chi tiết tại Công văn 14235/CT-TTHT ngày 31/12/2015

11

Hóa đơn ghi sai ngày lập

Nếu hóa đơn chưa kê khai thuế thì xử lý theo Khoản 2 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Các bên lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn đã lập sai, đồng thời bên bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới giao cho bên mua.

Nếu hóa đơn đã kê khai thuế thì xử lý theo Khoản 3. Theo đó, hai bên tiến hành lập biên bản ghi rõ sai sót, đồng thời bên bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho bên mua.

Xem chi tiết tại Công văn 9652/CT-TTHT ngày 26/10/2015

12

Hóa đơn ghi sai tên người mua

Căn cứ Khoản 7b Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, trường hợp hóa đơn ghi sai tên người mua, nhưng địa chỉ và MST vẫn đúng thì các bên chỉ cần lập biên bản, miễn lập hóa đơn điều chỉnh.

Xem chi tiết tại Công văn 9249/CT-TTHT ngày 12/10/2015

13

Hóa đơn ghi sai mã số thuế

Theo Khoản 15 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC, hóa đơn mua vào ghi sai MST của người bán thì không được khấu trừ.

Theo đó, trường hợp doanh nghiệp phát sinh hàng hóa, dịch vụ mua vào nhưng trên bảng kê và hóa đơn ghi sai MST người bán thì các hóa đơn này không được khấu trừ.

Chỉ được khấu trừ khi ghi sai mã số thuế người bán trên bảng kê mua vào nhưng hóa đơn vẫn ghi đúng.

Xem chi tiết tại Công văn 53896/CT-HTr ngày 17/8/2015

14

Điều chỉnh và khai bổ sung hồ sơ thuế khi hóa đơn ghi sai ngày

Trường hợp các bên đã kê khai thuế nhưng sau đó phát hiện ghi sai chỉ tiêu ngày trên hóa đơn thì thực hiện điều chỉnh theo hướng dẫn tại Khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Sau đó, khai bổ sung hồ sơ thuế theo hướng dẫn tại Tiết c1 Khoản 5 Điều 10 Thông tư 156/2013/TT-BTC.