Thông tư 31: Quy trình bảo quản tài liệu dạng số lưu trữ dạng số

Thông tư 31: Quy trình bảo quản tài liệu dạng số lưu trũ dạng số (Ảnh minh họa)

Theo đó, Thông tư 31/2013/TT-BTNMT quy định về quy trình bao quản tài liệu lưu trữ đất đai dạng giấy. Cụ thể như sau:

1. Thời gian bảo quản tài liệu lưu trữ đất đai dạng giấy là 3 năm/lần đối với tài liệu trong kho tạm, 4 năm/lần đối với tài liệu trong kho thông thường; 5 năm/lần đối với tài liệu trong kho chuyên dụng.

2. Công tác chuẩn bị

• Lấy hộp tài liệu từ giá xuống;

• Vận chuyển hộp bảo quản tài liệu từ giá đến nơi vệ sinh bằng xe đẩy.

3. Thực hiện vệ sinh tài liệu

• Vệ sinh hộp tài liệu, gồm: Lấy hồ sơ ra khỏi hộp; Làm sạch bên trong hộp.

•  Vệ sinh bìa hồ sơ, gồm: Lấy tài liệu ra khỏi bìa hồ sơ; Làm sạch bìa hồ sơ bằng chổi lông mềm.

• Vệ sinh tài liệu gồm: Làm sạch bàn vệ sinh tài liệu; Trải từng tờ tài liệu lên bàn; Làm sạch từng tờ tài liệu bằng chổi lông mềm.

4. Kết thúc vệ sinh tài liệu

• Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ, gồm: Sắp xếp tài liệu theo trật tự ban đầu; Đưa hồ sơ vào hộp.

• Đưa hồ sơ vào hộp bảo quản tài liệu, gồm: Sắp xếp hồ sơ theo trật tự ban đầu; Đưa hồ sơ vào hộp.

• Xếp hộp tài liệu lên giá bảo quản, gồm: Vận chuyển hộp từ nơi vệ sinh đến giá bằng xe đẩy; Xếp hộp lên giá theo trật tự ban đầu.

•  Kiểm tra vệ sinh tài liệu.

Bên cạnh đó, Thông tư này còn quy định về phục chế nhỏ (vá, dán) tài liệu đất đia dạng giấy bao gồm:

Công tác chuẩn bị:

• Lựa chọn tài liệu cần phục chế nhỏ;

•  Ghi ký hiệu, đánh số tờ;

• Giao nhận tài liệu, chuyển đến nơi thực hiện phục chế;

•  Xác định tình trạng ban đầu, ghi phiếu mô tả tài liệu;

• Tháo gỡ ghim kẹp hoặc bóc tài liệu dính bết;

• Làm phẳng tài liệu;

• Vệ sinh, tẩy các vết bẩn trên tài liệu.

Thực hiện vá, dán tài liệu:

• Vá tài liệu giấy (20 cm2);

• Chọn giấy vá tài liệu có cùng chất liệu với tài liệu cần vá;

• Đặt tài liệu và giấy vá lên hộp đèn soi, dùng bút chì mềm tô lên giấy vá những chỗ rách, thủng của tài liệu;

• Dùng kim châm theo đường bút chì sao cho cách đường bút chì 01 mm;

• Dùng tăm bông thấm nước sạch quét lên đường kim châm;

• Lấy phần vá lên tẩy sạch vết chì và quét hồ;

• Đặt miếng vá sao cho cân đều các mép của vết thủng;

• Sau 3 đến 5 phút dùng panh gõ nhẹ lên miếng vá;

• Dùng dải giấy dó mỏng có bản rộng 2 đến 4 mm quét hồ và dán đè lên xung quanh chỗ vá;

• Tài liệu khô lật mặt trái lên và làm viền tiếp mặt sau;

• Phơi khô và ép phẳng tài liệu;

• Xén mép tài liệu.

Chi tiết xem tại Thông tư 31/2013/TT-BTNMT có hiệu lực từ ngày 9/12/2013.

Ty Na

>> XEM BẢN TIẾNG ANH CỦA BÀI VIẾT NÀY TẠI ĐÂY