Thông tư 02: Ấn định thời hạn lưu trữ của từng loại hồ sơ lãnh sự

Cụ thể, theo Khoản 2 Điều 14 Thông tư 02/2020/TT-BNG thì từ ngày 01/4/2020 thời hạn lưu trữ của từng loại hồ sơ được quy định như sau:

Hình minh họa (nguồn internet)

- Hồ sơ cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị cấp thị thực được đánh số thứ tự và lưu trữ trong thời hạn 08 năm.

- Hồ sơ cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu phổ thông được lưu trữ trong thời hạn 10 năm.

- Hồ sơ cấp giấy thông hành được lưu trữ trong thời hạn 03 năm.

- Hồ sơ cấp tem AB được lưu giữ trong thời hạn 02 năm.

- Hồ sơ cấp thị thực cho người nước ngoài được lưu trữ trong thời hạn 01 năm, điện báo cấp thị thực được lưu trữ trong thời hạn 05 năm.

- Hồ sơ cấp Giấy miễn thị thực và điện báo cấp Giấy miễn thị thực được lưu trữ trong thời hạn 05 năm.

- Lưu trữ vĩnh viễn Quyết định cho trở lại quốc tịch Việt Nam, Quyết định cho thôi quốc tịch Việt Nam cùng danh sách những người đã được cho thôi quốc tịch. Đối với các trường hợp không được cho trở lại quốc tịch Việt Nam, cho thôi quốc tịch Việt Nam, Cơ quan đại diện lưu trữ vĩnh viễn văn bản thông báo của Bộ Tư pháp hoặc của Cục Lãnh sự và văn bản thông báo của Cơ quan đại diện cho người nộp hồ sơ biết, các giấy tờ kèm theo Cơ quan đại diện gửi trả cho đương sự. Đối với các trường hợp chưa được cho trở lại quốc tịch Việt Nam, thôi quốc tịch Việt Nam, Cơ quan đại diện tiếp tục lưu giữ hồ sơ của các trường hợp này cho đến khi được cho trở lại quốc tịch Việt Nam, thôi quốc tịch Việt Nam.

- Hồ sơ giải quyết các thủ tục quốc tịch, hộ tịch được lưu trữ vĩnh viễn. Trong trường hợp các hồ sơ nêu trên đã được số hóa để lưu trữ dưới dạng điện tử thì có thể được hủy sau thời hạn 05 năm kể từ ngày số hóa. Việc hủy hồ sơ sau khi đã số hóa để lưu trữ dưới dạng điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 15 Thông tư này. Dữ liệu điện tử của hồ sơ giải quyết các thủ tục quốc tịch, hộ tịch được lưu trữ vĩnh viễn.

- Sổ hộ tịch được lưu trữ vĩnh viễn.

- Hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ, tài liệu: lưu trữ trong thời hạn 10 năm đối với Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, phần mềm quản lý trên máy tính, hồ sơ về các trường hợp giấy tờ giả mạo hoặc cấp sai quy định, các giấy tờ liên quan đến việc xác minh; lưu trữ trong thời hạn 03 năm đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự khác.

- Hồ sơ công chứng được lưu trữ trong thời hạn ít nhất là 20 năm.

- Hồ sơ chứng thực: lưu trữ trong thời hạn 02 năm đối với việc chứng thực chữ ký và chữ ký người dịch; lưu trữ vĩnh viễn đối với Sổ chứng thực

Theo đó, khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định, Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện lập Ban hủy tài liệu, tiến hành kiểm kê lại số hồ sơ hủy, lập Biên bản hủy tài liệu, trong đó ghi rõ số lượng, loại hồ sơ hủy. Việc hủy hồ sơ được thực hiện theo quy định pháp luật về lưu trữ.

Xem thêm tại: Thông tư 02/2020/TT-BNG có hiệu lực từ 01/4/2020.

Thu Ba