Quy trình rà soát và bàn giao sổ BHXH cho người lao động

Quy trình rà soát sổ BHXH:

Bước 1: Tổ thẩm định thuộc cơ quan BHXH in Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) và Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) của NLĐ đang tham gia BHXH tại các đơn vị từ cơ sở dữ liệu thu, cấp sổ thẻ và chuyển cho đơn vị sử dụng lao động.

Bước 2: Đơn vị sử dụng lao động nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03), Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) từ Tổ thẩm định; chuyển NLĐ xác nhận trên Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03).

Bước 3: NLĐ nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) từ đơn vị, kiểm tra và ký xác nhận; trường hợp thông tin chưa đúng thì ghi nội dung đề nghị điều chỉnh kèm theo hồ sơ; gửi đơn vị.

Bước 4: Đơn vị sử dụng lao động nhận lại Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03), ký xác nhận và chuyển cho Tổ thẩm định.

Bước 5: Đơn vị sử dụng lao động và Tổ thẩm định phối hợp thực hiện rà soát, phân loại sổ BHXH tại đơn vị hoặc tại cơ quan BHXH:

• Sổ BHXH đúng, đủ thông tin: Tổ thẩm định thu sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03), ký xác nhận; chuyển Tổ Nhập liệu.
• Sổ BHXH chưa đúng, chưa đủ thông tin; sổ BHXH bị rách, nhòe không đọc được thông tin: Tổ thẩm định lập Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) chi tiết theo từng sổ BHXH giao cho đơn vị sử dụng lao động để gửi cho NLĐ bổ sung, chậm nhất sau 03 ngày đơn vị sử dụng lao động phải bổ sung hồ sơ và giao lại cho cơ quan BHXH; Tổ thẩm định thu sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) và kèm theo hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh; thẩm định, trình Giám đốc BHXH tỉnh/huyện duyệt trên Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02); chuyển Tổ Nhập liệu.

Bước 6: Tổ nhập liệu nhận sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) kèm theo hồ sơ bổ sung, Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) từ Tổ Thẩm định, thực hiện:

• Nhập đầy đủ thông tin trên sổ BHXH của NLĐ đối với thời gian đóng BHXH, BHTN chưa hưởng và thông tin điều chỉnh đã được Giám đốc BHXH tỉnh/huyện phê duyệt vào cơ sở dữ liệu;
• Khi nhập xong cơ sở dữ liệu, cán bộ trực tiếp nhập dữ liệu in Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03); chuyển Tổ Thẩm định.

Bước 7: Tổ thẩm định nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) sau khi đã điều chỉnh từ Tổ Nhập liệu, chuyển cho đơn vị sử dụng lao động.

Bước 8: Đơn vị sử dụng lao động nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03 từ Tổ thẩm định; chuyển người lao động xác nhận trên Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03); nhận lại, ký xác nhận và chuyển cho Tổ thẩm định.

Bước 9: Tổ thẩm định nhận lại Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) từ đơn vị; nếu đủ xác nhận của người lao động và người sử dụng lao động thì ký xác nhận; chuyển Tổ Nhập liệu.

Bước 10: Tổ nhập liệu nhận lại Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH của NLĐ (Mẫu số 03) từ Tổ Thẩm định. Nếu đúng, đủ xác nhận thì chốt dữ liệu, ký xác nhận; chuyển Giám đốc BHXH tỉnh/huyện duyệt; chuyển toàn bộ hồ sơ gồm: sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) kèm theo hồ sơ bổ sung và Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) cho Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ.

Quy trình bàn giao:

Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ nhận toàn bộ hồ sơ từ Tổ Nhập liệu và thực hiện các công việc sau đây:

• Cấp sổ BHXH:
  • Đối với sổ BHXH đã cấp theo mẫu tại Quyết định 1443-LĐTBXH ngày 09/10/1995 thì cấp lại tờ bìa và toàn bộ tờ rời; In tờ rời sổ BHXH liên tục đến ngày 31/12 của năm trước thời điểm rà soát sổ BHXH.
  • Đối với sổ BHXH đã cấp theo mẫu tại Quyết định 3339/QĐ-BHXH ngày 16/5/2008, Quyết định 1518/QĐ-BHXH ngày 20/12/2011 và Quyết định 1035/QĐ-BHXH ngày 01/10/2015 thì không cấp lại, chỉ điều chỉnh, bổ sung thông tin thay thế.
• Bàn giao sổ BHXH cho NLĐ theo Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01).
• Báo cáo tình hình bàn giao sổ BHXH cho NLĐ:
  • BHXH huyện lập (Mẫu số 04) gửi BHXH tỉnh trước ngày 05 của tháng sau;
  • BHXH tỉnh lập (Mẫu số 05) gửi BHXH Việt Nam trước ngày 10 của tháng sau.
• Chuyển toàn bộ hộ sơ cho Phòng tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính của BHXH tỉnh để lưu theo quyết định.

>> XEM BẢN TIẾNG ANH CỦA BÀI VIẾT NÀY TẠI ĐÂY