Quy định về hồ sơ hoàn công trong công tác lưu trữ của Bộ GTVT

Quy định về hồ sơ hoàn công trong công tác lưu trữ của Bộ GTVT (Ảnh minh họa)

Cụ thể, tại Điều 12 Thông tư 74/2014/TT-BGTVT quy định như sau:

Hồ sơ hoàn công thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ Bộ gồm:

• Dự án, công trình quan trọng quốc gia theo Nghị quyết của Quốc hội;

• Các công trình giao thông từ cấp I trở lên thuộc Dự án, công trình do Bộ GTVT quyết định đầu tư.

Quy cách hồ sơ hoàn công được quy định tại Điều 13 Thông tư 74/2014/TT-BGTVT như sau:

1. Hồ sơ hoàn công được đóng thành từng quyển (tập) hoặc gấp (các bản vẽ) cho vào hộp cứng, trong đó:

- Bìa ghi rõ: Tên cơ quan chủ quản, tên đơn vị hình thành phông, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc, số lượng tờ, phông số, mục lục số, hồ sơ số, thời hạn bảo quản.

- Chứng từ kết thúc ghi rõ: Số lượng tờ (bằng số, bằng chữ), từ số...đến số…, đặc điểm tài liệu trong hồ sơ, ngày, tháng, năm, người lập.

- Chữ viết là kiểu chữ thường, đứng, nét đậm, rõ ràng, sạch, đẹp, đúng chính tả và chỉ được viết tắt những từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt bằng bút mực đen bền màu, không phai.

- Nhãn hộp phải được in sẵn theo kích thước phù hợp với gáy của hộp (cặp) được dùng để đựng tài liệu và ghi rõ: Tên cơ quan chủ quản, tên đơn vị hình thành phông, tên dự án/công trình, hộp số, từ hồ sơ số... đến hồ sơ số...

- Bìa, hộp đựng tài liệu theo quy định tại Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia: bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ.

2. Đánh số tờ: Dùng bút chì đen, mềm, đánh thứ tự của tờ tài liệu từ tờ đầu tiên đến tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản, số tờ phải được đánh ở góc phải phía trên của tờ tài liệu. Hồ sơ số đánh ở góc trái phía dưới cùng của tờ bìa. Đánh số tờ đối với những hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên).

3. Khổ của tập hoặc khổ gấp bản vẽ: A4.

4. Hồ sơ hoàn công đóng thành từng tập riêng theo từng hạng mục công trình.

Xem chi tiết tại Thông tư 74/2014/TT-BGTVT có hiệu lực từ ngày 15/02/2015.

Thùy Trâm

>> XEM BẢN TIẾNG ANH CỦA BÀI VIẾT NÀY TẠI ĐÂY