Chứng thực chữ ký và một số quy định liên quan

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Khi có yêu cầu chứng thực chữ ký thì người yêu cầu phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản.

Người yêu cầu chứng thực chữ ký sẽ không được chứng thực chữ ký nếu rơi vào một trong các trường hợp sau:

• Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
• Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
• Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức và vi phạm quyền công dân.
• Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch. Trừ trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được chứng thực chữ ký.

Nghị định 23 quy định chứng thực chữ ký được thực hiện thông qua 02 bước sau:

• Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình: Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng; Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
• Bước 2: Sau khi nhận giấy tờ người yêu cầu chứng thực xuất trình, người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực. Nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định; người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực nêu trên, thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và:
  • Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
  • Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
  • Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Đối với trường hợp chứng thực chữ ký thực hiện tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

Trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được thì tùy theo từng trường hợp, nội dung lời chứng được ghi theo mẫu quy định tại Nghị định này.​