Một số lưu ý khi lập hồ sơ, lưu trữ tài liệu trong cơ quan nhà nước

Giai đoạn thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ

Khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ cần lưu ý:

• Nếu trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp để bảo quản riêng (cần ghi rõ trong chứng từ kết thúc hồ sơ địa chỉ bảo quản và các ký hiệu tra tìm);
• Trong một hồ sơ, mỗi văn bản, tài liệu chỉ lưu một bản duy nhất, có tình trạng vật lý tốt nhất. Phải chọn bản gốc, bản chính để lưu, trường hợp không có bản gốc, bản chính thì chọn bản sao hợp pháp để lưu;
• Nếu có tư liệu (sách, báo, tạp chí...) đính kèm văn bản, tài liệu thì những tư liệu ấy cũng được sắp xếp vào hồ sơ;
• Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hằng năm xếp vào năm mà nội dung văn bản đó đề cập đến.
• Chương trình, kế hoạch, công tác nhiều năm xếp vào năm đầu; báo cáo tổng kết công tác nhiều năm xếp vào năm cuối.

Giai đoạn kết thúc hồ sơ

Khi biên mục hồ sơ, ở khâu đánh số trang cần nhớ:

• Không đánh số vào những trang giấy trắng (không có chữ);
• Trong trường hợp trang tài liệu khổ lớn gập đôi đóng ghim (chỉ khâu) ở giữa được xem là 2 trang tài liệu và được đánh 2 số;
• Nếu có ảnh (hoặc phim âm bản đi cùng) thì đánh số mặt sau ảnh (góc trên, bên trái) cho vào bì bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của ảnh đó lên bì;
• Nếu có băng đĩa ghi âm, ghi hình... thì đánh số lên nhãn băng và cho vào bì hoặc hộp bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của băng đĩa đó lên bì;
• Nếu có trang trình bày nhiều ảnh, bài... cắt rời từ các sách, báo tạp chí, tài liệu... khác và dán lại thành trang cũng được xem là trang tài liệu và phải đánh số;
• Trường hợp đánh sót số trang (trang liền kề không có số) thì dùng số của trang trước và thêm a, b, c... vào sau số đó (ví dụ: trang trước số 15 thì các trang bỏ sót sẽ là 15a, 15b, 15c...; trường hợp đánh số trang liên tục nhưng tài liệu bị trùng phải loại ra khỏi hồ sơ thì bỏ trống các số trang của tài liệu loại ra khỏi hồ sơ đó.
• Nếu trong hồ sơ có các tư liệu (sách, báo, tạp chí...) hoặc quyền văn kiện, kỷ yếu thì chỉ cần đánh 1 số chung cho tư liệu hoặc quyển đó (không đánh số trang cho các trang trong tư liệu, quyển).

Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý:

• Chữ viết trên bìa hồ sơ phải rõ ràng, sạch đẹp, bằng mực tốt khó phai, chỉ được viết tắt những từ đã được quy ước;
• Tiêu đề hồ sơ cần viết ngắn gọn, rõ ràng, khái quát nội dung cơ bản và thành phần tài liệu có trong hồ sơ. Các yếu tố thông tin cơ bản trong tiêu đề hồ sơ gồm: Tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có trong hồ sơ. Trật tự sắp xếp các yếu tố thông tin trên có thể thay đổi, thêm bớt tùy thuộc vào các đặc trưng được vận dụng để lập hồ sơ;
• Bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (Mẫu bìa hồ sơ xem tại Phụ lục số 4 của Hướng dẫn 17-HD/VPTW ).

Ngoài việc lập hồ sơ hiện hành (hồ sơ công việc), cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong các cơ quan, tổ chức cần lập hồ sơ nguyên tắc để làm căn cứ giải quyết công việc thường xuyên.

Hồ sơ nguyên tắc bao gồm bản sao có hiệu lực pháp lý như bản chính các văn kiện, văn bản chỉ đạo, thông tư, hướng dẫn... của các cơ quan đảng, nhà nước có thẩm quyền về một lĩnh vực hoạt động nào đó.

Chi tiết xem tại Hướng dẫn 17-HD/VPTW về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, áp dụng cho các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội các cấp.