Hướng giải quyết khi gặp các lỗi, sai sót trên hóa đơn bán hàng

Khi nào xóa bỏ hóa đơn?

- Khi hóa đơn đã lập, phát hiện sai sót, cả người mua và người bán chưa kê khai thuế đối với hóa đơn đó.

+ Nếu hóa đơn chưa giao cho khách hàng (kể cả đã xé khỏi cuống mà chưa giao khách hàng): Kẹp ba liên hóa đơn, gạch chéo cả 3 liên và ghi xóa bỏ, xuất hóa đơn thay thế.

+ Nếu hóa đơn giao cho khách hàng: Làm biên bản thu hồi hóa đơn và kẹp 3 liên hóa đơn, gạch chéo cả 3 liên và ghi xóa bỏ, xuất hóa đơn thay thế.

+ Ngày xuất hóa đơn thay thế có thể khác với ngày hóa đơn xóa bỏ và kê khai hạch toán thuế GTGT theo ngày trên hóa đơn thay thế.

- Hóa đơn được thu hồi trong trường hợp người mua hàng là đối tượng không có hóa đơn phát sinh trả lại hàng đã bán.

+ Lập biên bản ghi rõ lý do trả lại hàng.

+ Lập biên bản thu hồi hóa đơn.

+ Kẹp 3 liên hóa đơn, xóa bỏ.

- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Hóa đơn xóa bỏ được liệt kê theo số hóa đơn đã xóa bỏ lên chỉ tiêu 15 trên mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Khi nào làm biên bản điều chỉnh hóa đơn?

- Khi hóa đơn đã lập, phát hiện có sai sót và một trong hai bên mua và bán đã kê khai thuế.

- Sai sót phát hiện là sai sót về các chỉ tiêu: Tên người mua hàng, tên đơn vị mua hàng, địa chỉ người mua hàng.

- Có thể làm một biên bản điều chỉnh với nhiều hóa đơn sai sót với cùng 1 khách hàng.

Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh?

- Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

- Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Khi nào hủy hóa đơn?

- Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.

- Hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn.

- Cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế.

- Thủ tục hủy hóa đơn:

+ Lập bảng kê các hóa đơn cần hủy trên đó ghi chi tiết: tên, ký hiệu hóa đơn, số lương hóa đơn cần hủy.

+ Thành lập hội đồng hủy hóa đơn (hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện ban lãnh đạo, đại diện phòng kế toán). Nếu là hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì không cần lập hội đồng hủy hóa đơn.

+ Tiến hành hủy hóa đơn.

+ Lập biên bản hủy hóa đơn có đầy đủ chữ ký của tất cả các thành viên trong hội đồng hủy hóa đơn.

+ Lập thông báo kết quả hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC gửi cơ quan thuế trong vòng 5 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

- Bộ hồ sơ hủy hóa đơn

+ Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn.

+ Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.

+ Biên bản hủy hóa đơn.

+ Thông báo kết quả hủy hóa đơn (mẫu TB03/AC).

Các nội dung nêu trên căn cứ theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Duy Thịnh

>> XEM BẢN TIẾNG ANH CỦA BÀI VIẾT NÀY TẠI ĐÂY