Hướng dẫn sử dụng, quản lý hồ sơ trong đào tạo trình độ trung cấp, cao đẳng

Theo đó Thông tư 23 đã hướng dẫn sử dụng, quản lý hồ sơ, sổ sách trong đào tạo trình độ trung cấp, trình độ cao đẳng như sau:

- Hiệu trưởng các trường căn cứ vào các loại hồ sơ, sổ sách trong đào tạo trình độ trung cấp, trình độ cao đẳng quy định cụ thể biểu mẫu cho từng loại hồ sơ, sổ sách, bảo đảm tính khoa học, dễ quản lý, sử dụng, thuận tiện cho việc ứng dụng công nghệ thông tin.

- Đối với việc tổ chức dạy học theo phương thức tích lũy mô đun, tín chỉ, hiệu trưởng các trường được quyền tự chủ quy định hồ sơ, sổ sách đào tạo trên cơ sở các loại hồ sơ, sổ sách quy định tại Thông tư này, bảo đảm việc quản lý, tổ chức đào tạo đạt chất lượng, hiệu quả.

- Hồ sơ, sổ sách dành cho nhà trường do đơn vị, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ xây dựng, trình hiệu trưởng phê duyệt vào đầu năm học hoặc đầu các học kỳ. Hồ sơ, sổ sách dành cho giáo viên, giảng viên do giáo viên, giảng viên trực tiếp được phân công giảng dạy xây dựng và được lãnh đạo đơn vị khoa hoặc phòng phê duyệt trước khi thực hiện.

- Khuyến khích các trường đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng, quản lý, sử dụng các hồ sơ, sổ sách điện tử; tin học hóa, tích hợp các hồ sơ, sổ sách trong các phần mềm quản lý đào tạo của trường.

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng, quản lý, sử dụng hồ sơ, sổ sách, biểu mẫu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu sau:

• Đáp ứng được mục tiêu trong đào tạo và quản lý đào tạo, nhất là quản lý kết quả đào tạo, cấp bằng trung cấp, cao đẳng;
• Đáp ứng được các nội dung theo quy định về hồ sơ, sổ sách, biểu mẫu được quy định tại Thông tư này;
• Đảm bảo tính pháp lý, thuận tiện, dễ sử dụng, có thể trích xuất nội dung thành văn bản giấy theo yêu cầu;
• Đảm bảo tính bảo mật, an toàn thông tin, sao lưu dữ liệu.

Đồng thời Thông tư 23 còn quy định hiệu trưởng các trường quy định việc quản lý, sử dụng các hồ sơ, sổ sách điện tử trong đào tạo trình độ trung cấp, trình độ cao đẳng bảo đảm thống nhất theo quy định của Thông tư này đồng thời tuân thủ các quy định hiện hành của pháp luật có liên quan.

Việc lưu trữ hồ sơ, sổ sách trong đào tạo trình độ trung cấp, trình độ cao đẳng được thực hiện theo quy định về tổ chức thực hiện chương trình đào tạo trình độ trung cấp, trình độ cao đẳng theo niên chế hoặc theo phương thức tích lũy mô đun hoặc tín chỉ; quy chế kiểm tra, thi, xét công nhận tốt nghiệp.

Xem chi tiết Thông tư 23/2018/TT-BLĐTBXH có hiệu lực từ ngày 21/01/2019.

-Thảo Uyên-