Hướng dẫn bảo quản, khai thác tư liệu lưu trữ khí tượng thủy văn

Hướng dẫn bảo quản, khai thác tư liệu lưu trữ khí tượng thủy văn (Ảnh minh họa)

Theo đó, tại Điều 42 Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật công tác tư liệu khí tượng thủy văn ban hành kèm theo Thông tư 39/2013/TT-BTNMT quy định bảo quản, khai thác tư liệu lưu trữ khí tượng thủy văn như sau:

Đối với tư liệu giấy:

* Tiếp nhận tư liệu:

- Công tác chuẩn bị:

• Rà soát nhiệm vụ được giao của mạng lưới trạm, gồm: Số lượng trạm của từng loại, các văn bản về việc bổ sung, sửa đổi liên quan đến trạm; các chỉ tiêu (yếu tố đo), trang thiết bị máy móc của từng trạm làm cơ sở đối chiếu kiểm tra với tư liệu thu nhận về;

• Bố trí lao động, không gian làm việc, diện tích để sắp xếp tư liệu, các trang bị (cặp da, xe đẩy, nhãn để biên mục ngoài cho các cặp hộp)...;

- Tiếp nhận tư liệu: Tiếp nhận theo từng loại tư liệu chuyển về kho.

• Kiểm tra tình trạng vật lý của các đơn vị bảo quản;

• Kiểm tra tình trạng lập đơn vị bảo quản;

• Xác nhận khối lượng tư liệu và ký nhận biên bản bàn giao.

- Sắp xếp tư liệu lên giá lưu trữ:

• Sắp xếp tài liệu vào cặp hộp và xếp lên giá lưu trữ theo từng loại tư liệu đã được phân loại và lập đơn vị bảo quản theo bảng thống kê về sản phẩm tư liệu tại các khoản từ khoản 1 đến khoản 9, Điều 4 của Định mức này và theo nguyên tắc được mô tả ở mục 3.2.1 của Quy phạm Lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn 94 TCN 23 - 2006;

• Bổ sung vào sơ đồ kho, bổ sung các thông tin vào chương trình quản lý thông tin tư liệu.

* Bảo quản tư liệu:

- Theo dõi điều kiện môi trường trong kho, sử dụng các trang thiết bị (quạt thông gió, máy hút ẩm, hút bụi) theo quy định tại Quy phạm lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn;

- Vệ sinh tư liệu, vệ sinh kho;

- Đảm bảo an toàn kho: Sử dụng các biện pháp an và phòng chống trộm, chống cháy; phòng và khử côn trùng, nấm mốc.

- Tu bổ phục chế thường xuyên: Tu bổ từng phần những hư hỏng chưa đến kỳ hoặc tình trạng xấu phải phục chế toàn phần;

- Hàng năm tổ chức kiểm kê tư liệu trong kho, phát hiện tư liệu xuống cấp hư hỏng cần phục chế toàn phần.

* Phục vụ khai thác tư liệu:

- Phối hợp, tuyên truyền và công bố tư liệu mới hàng năm;

- Tư vấn cho người sử dụng: Giới thiệu mạng lưới trạm, yếu tố quan trắc; thủ tục khai thác tư liệu;

- Kiểm tra các yêu cầu sử dụng tư liệu đã được phê duyệt: Cấp đúng và đủ theo khối lượng yêu cầu;

- Tạo điều kiện cho người sử dụng tư liệu được nhanh, đầy đủ;

- Xuất nhập tư liệu theo quy định tại Quy phạm lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn;

- Thống kê theo các biểu mẫu về tình hình sử dụng tư liệu;

- Báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác phục vụ khai thác tư liệu khí tượng thủy văn.

Đối với tư liệu số hóa:

* Bảo quản tư liệu:

- Kiểm tra sổ nhập dữ liệu;

- Sắp xếp dữ liệu ghi đĩa lưu trữ;

- Làm nhãn trên đĩa ghi dữ liệu số;

- Sắp xếp lên giá, tủ bảo quản;

- Hàng tháng kiểm tra chất lượng ngẫu nhiên đĩa lưu trữ CD và VCD;

- Vệ sinh tủ đĩa hàng tháng.

* Phục vụ khai thác tư liệu:

- Đọc yêu cầu khai thác;

- Kiểm tra sự tồn tại tài liệu số hóa;

- Trích xuất số liệu thô;

- Tính toán, trích xuất số liệu theo yêu cầu khai thác;

- In kết quả trên giấy, trên đĩa;

- Lập biên bản xuất tài liệu số.

 Chi tiết xem thêm Thông tư 39/2013/TT-BTNMT, có hiệu lực từ 15/12/2013.  

Lê Vy

>> XEM BẢN TIẾNG ANH CỦA BÀI VIẾT NÀY TẠI ĐÂY