Hồ sơ kiểm soát chi ngân sách Nhà nước

Hình thức chi

Loại hồ sơ

Thành phần hồ sơ

Các khoản chi theo hình thức rút dự toán

Hồ sơ gửi lần đầu

- Dự toán năm được cấp có thẩm quyền giao.
- Hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ (đối với khoản chi có giá trị hợp đồng ≥ 20 triệu đồng); Trường hợp khoản chi phải thực hiện lựa chọn nhà thầu thì đơn vị gửi thêm: Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

- Quy chế chi tiêu nội bộ và Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền, cụ thể:

• Đối với đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP và Nghị quyết 77/NQ-CP: Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị; Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền.
• Đối với Cơ quan Nhà nước tự chủ theo Nghị định 130/2005/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 117/2013/NĐ-CP: Quy chế chi tiêu nội bộ cơ quan.

Hồ sơ tạm ứng

- Trường hợp đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt: Giấy rút dự toán tạm ứng, trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ kiểm soát và theo dõi khi thanh toán.

- Trường hợp đề nghị tạm ứng bằng chuyển Khoản:

• Giấy rút dự toán tạm ứng, ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ kiểm soát.
• Đối với những Khoản chi không có hợp đồng và những Khoản chi có giá trị hợp đồng < 20 triệu đồng: Trường hợp Giấy rút dự toán (tạm ứng) không thể hiện được hết nội dung tạm ứng, đơn vị kê khai rõ nội dung tạm ứng trên Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng (chọn ô tạm ứng) theo Mẫu số 01 kèm theo Thông tư 39/2016/TT-BTC.

Hồ sơ thanh toán tạm ứng

- Trường hợp thanh toán tạm ứng các khoản chi bằng tiền mặt: Đơn vị lập Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng theo Mẫu số 01 kèm theo Thông tư 39/2016/TT-BTC có chữ ký của Thủ trưởng đơn vị và gửi cho KBNN.

- Trường hợp thanh toán tạm ứng các Khoản chi chuyển Khoản: Các tài liệu, chứng từ kèm theo đối với từng nội dung chi như trường hợp thanh toán trực tiếp.

Hồ sơ thanh toán trực tiếp

- Giấy rút dự toán thanh toán.

- Đối với những Khoản chi không có hợp đồng và đối với những Khoản chi có giá trị hợp đồng < 20 triệu đồng: Bảng kê chứng từ thanh toán theo Mẫu số 01 kèm theo Thông tư 39/2016/TT-BTC.

Ngoài các tài liệu nêu trên thì tùy theo từng nội dung chi, đơn vị gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:

- Chi thanh toán cá nhân:

• Khoản chi tiền lương: Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt; Danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
• Khoản chi tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng, phụ cấp lương, học bổng HSSV, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, các Khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đương chức: Danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, danh sách CB xã, thôn bản đương chức; Danh sách những người được tiền thưởng, tiền phụ cấp, tiền trợ cấp; Danh sách học bổng.
• Chi trả thu nhập tăng thêm cho CB, CC, VC của cơ quan hành chính thực hiện Nghị định 130/2005/NĐ-CP và Nghị định 117/2013/NĐ-CP: Danh sách chi trả thu nhập tăng thêm cho CB, CC, VC (gửi từng lần); Bảng xác định kết quả tiết kiệm chi theo năm.
• Chi trả thu nhập tăng thêm cho CB, CC, VC của Đơn vị sự nghiệp thực hiện Nghị định 16/2015/NĐ-CP ; Nghị quyết 77/NQ-CP: Danh sách chi trả thu nhập tăng thêm cho CB, CC, VC (gửi từng lần); Bảng xác định kết quả tiết kiệm chi theo năm.
• Các Khoản thanh toán khác cho cá nhân: Danh sách theo từng lần thanh toán.
• Khoản chi thanh toán cá nhân thuê ngoài: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng).
• Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại, khoán chi xây dựng văn bản quy phạm pháp luật: Danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
• Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán công tác phí, khoán thuê phòng nghỉ: Danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi khi có phát sinh).

- Chi hội nghị, đào tạo, bồi dưỡng: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng).

- Chi công tác phí: Bảng kê chứng từ thanh toán.

- Chi phí thuê mướn: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng).

- Chi đoàn ra: Các hồ sơ theo quy định tại Thông tư 102/2012/TT-BTC.

- Chi đoàn vào: Các hồ sơ theo quy định tại Thông tư 01/2010/TT-BTC.

- Các khoản chi mua sắm tài sản, chi mua, đầu tư tài sản vô hình; chi mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn; chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành, chi mua vật tư văn phòng, chi sửa chữa thiết bị tin học, sửa chữa xe ô tô, các trang thiết bị khác: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng).

• Đối với các Khoản chi mua sắm ô tô: Quyết định cho phép mua xe của cấp có thẩm quyền; trường hợp mua xe chuyên dùng của các đơn vị trung ương còn phải có thêm ý kiến thống nhất bằng văn bản của Bộ Tài chính; mua xe chuyên dùng của địa phương phải có ý kiến thống nhất bằng văn bản của Thường trực Hội đồng nhân dân cùng cấp theo quy định tại Quyết định 32/2015/QĐ-TTg.
• Đối với các Khoản mua sắm thanh toán bàng hình thức thẻ “tín dụng mua hàng”: đơn vị lập 2 liên bảng kê chứng từ thanh toán (Mẫu số 01 kèm theo Thông tư 39/2016/TT-BTC) và giấy rút dự toán ngân sách nhà nước gửi tới KBNN để làm thủ tục kiểm soát chi ngân sách nhà nước.

- Các Khoản chi khác: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng).

Các khoản chi từ tài khoản tiền gửi (TKTG) của đơn vị

Hồ sơ tạm ứng, thanh toán từ TKTG của đơn vị An ninh, Quốc phòng, Đảng cộng sản Việt Nam

Ủy nhiệm chi chuyển Khoản, chuyển tiền điện tử (mẫu C4-02/KB) hoặc giấy rút tiền mặt từ TKTG (Mẫu C4-09/KB).

Hồ sơ tạm ứng, thanh toán từ TKTG của đơn vị Hành chính sự nghiệp

Ủy nhiệm chi chuyển Khoản, chuyển tiền điện tử (mẫu C4-02/KB) hoặc giấy rút tiền mặt từ TKTG (Mẫu C4-09/KB).

Hồ sơ tạm ứng, thanh toán từ TKTG phí, lệ phí (trừ trường hợp phí được chuyển thành giá dịch vụ theo quy định của pháp luật)

- Dự toán thu, chi phí, lệ phí năm (gửi một lần vào đầu năm và gửi bổ sung khi có Điều chỉnh).

- Khi có nhu cầu chi, đơn vị gửi KBNN ủy nhiệm chi chuyển Khoản, chuyển tiền điện tử (mẫu C4-02/KB) hoặc giấy rút tiền mặt từ TKTG (Mẫu C4-09/KB kèm theo các hồ sơ, chứng từ có liên quan đối với từng khoản chi.

Hồ sơ tạm ứng, thanh toán từ TKTG của đơn vị sự nghiệp

Các Khoản chi từ TKTG thuộc nguồn thu của đơn vị sự nghiệp nên việc kiểm soát thực hiện theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP, Thông tư 81/2006/TT-BTC và Thông tư 172/2009/TT-BTC.

Hồ sơ tạm ứng, thanh toán từ TKTG các Quỹ mà văn bản pháp luật quy định KBNN phải kiểm soát

- Ủy nhiệm chi chuyển Khoản, chuyển tiền điện tử (mẫu C4-02/KB) hoặc giấy rút tiền mặt từ TKTG (Mẫu C4-09/KB).

- Tùy theo các nội dung chi, đơn vị gửi kèm theo các hồ sơ, chứng từ có liên quan.

Hồ sơ tạm ứng, thanh toán từ TKTG kinh phí ủy quyền

- Đơn vị gửi KBNN ủy nhiệm chi chuyển Khoản, chuyển tiền điện tử (mẫu C4-02/KB) hoặc giấy rút tiền mặt từ TKTG (Mẫu C4-09/KB)

- Tùy theo các nội dung chi, đơn vị gửi kèm theo các hồ sơ, chứng từ có liên quan.

Hồ sơ tạm ứng, thanh toán từ TKTG khác mà văn bản pháp luật không quy định KBNN phải kiểm soát

Ủy nhiệm chi chuyển Khoản, chuyển tiền điện tử (mẫu C4-02/KB) hoặc giấy rút tiền mặt từ TKTG (Mẫu C4-09/KB).

Các khoản chi theo lệnh chi tiền của cơ quan tài chính

Lệnh chi tiền của cơ quan tài chính và các giấy tờ có liên quan.