Chỉnh lý tài liệu trong công tác lưu trữ của Bộ GTVT

Chỉnh lý tài liệu trong công tác lưu trữ của Bộ GTVT (Ảnh minh họa)

Cụ thể, tại Điều 7 Thông tư 74/2014/TT- BGTVT quy định về chỉnh lý tài liệu như sau:

1. Nguyên tắc chỉnh lý

- Không phân tán phông lưu trữ;

- Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);

- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu; sự kiện logic và lịch sử của tài liệu.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:

- Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

- Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

- Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

3. Việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu thực hiện theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ.

4. Chỉnh lý Hồ sơ hoàn công:

- Hồ sơ hoàn công các công trình giao thông thực hiện như chỉnh lý tài liệu hành chính theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ.

- Kinh phí lập, chỉnh lý hồ sơ hoàn công được trích từ nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản của dự án.

- Định mức xác định đơn giá lập, chỉnh lý hồ sơ hoàn công và văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý được áp dụng như các quy định về chỉnh lý tài liệu hành chính của Bộ Nội vụ.

Xem chi tiết tại Thông tư 74/2014/TT- BGTVT có hiệu lực từ ngày 15/02/2015.

Thùy Trâm

>> XEM BẢN TIẾNG ANH CỦA BÀI VIẾT NÀY TẠI ĐÂY