Các hình thức bản sao văn bản hành chính của Bộ Giáo dục và Đào tạo

Các hình thức bản sao văn bản hành chính của Bộ Giáo dục và Đào tạo (Hình từ internet)

Ngày 08/11/2023, Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

1. Các hình thức bản sao văn bản hành chính của Bộ Giáo dục và Đào tạo

(1) Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

(2) Sao lục

- Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

- Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

(3) Trích sao

- Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

- Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

(4) Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023.

(Điều 33 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023)

2. Giá trị pháp lý của bản sao văn bản hành chính của Bộ Giáo dục và Đào tạo

Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 có giá trị pháp lý như bản chính.

(Điều 34 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023)

3. Thẩm quyền sao văn bản hành chính của Bộ Giáo dục và Đào tạo

- Chánh Văn phòng quyết định việc sao văn bản do Bộ GDĐT ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và ký các bản sao văn bản.

- Thủ trưởng các đơn vị thuộc điểm b, khoản 1 Điều 3 quyết định việc sao văn bản do đơn vị mình ban hành.

- Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

(Điều 35 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023)

4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản hành chính của Bộ Giáo dục và Đào tạo

4.1 Bản sao sang định danh điện tử

- Hình thức sao

“SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.

- Tiêu chuẩn của văn bản số hóa

+ Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.

+ Ảnh màu.

+ Độ phân giải tối thiểu: 200dpi.

+ Tỷ lệ số hóa: 100%.

- Hình thức chữ ký số của Bộ GDĐT trên bản sao định dạng điện tử

+ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản, trình bày tại ô số 14 Mục IV Phần I Phụ lục này.

+ Hình ảnh chữ ký số của Bộ GDĐT: Không hiển thị.

+ Thông tin: Hình thức sao, tên Bộ GDĐT, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

4.2 Bản sao sang định dạng giấy

- Thể thức bản sao sang định dạng giấy

+ Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.

+ Tên Bộ Giáo dục và Đào tạo.

+ Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký (được đánh chung cho các loại bản sao do Bộ GDĐT thực hiện) và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt và mẫu trình bày văn bản, bản sao văn bản tại Mục I Phụ lục III Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023. Số được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

+ Địa danh và thời gian sao văn bản.

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao văn bản.

+ Dấu của Bộ GDĐT, đơn vị sao văn bản.

+ Nơi nhận.

- Kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy

+ Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy (khổ A4), ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

+ Các cụm từ “SAO Y”, “SAO LỤC”, “TRÍCH SAO” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

+ Cỡ chữ, kiểu chữ của tên Bộ GDĐT, đơn vị sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và thời gian sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của Bộ GDĐT, đơn vị sao văn bản và nơi nhận được trình bày theo hướng dẫn các thành phần thể thức văn bản tại khoản 2, 3, 4, 7, 8, 9 Mục II Phần I Phụ lục I Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023.

+ Mẫu trình bày bản sao định dạng giấy được minh họa tại Phụ lục III Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023.

- Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao sang định dạng giấy

+ Vị trí trình bày các thành phần thể thức

+ Sơ đồ

(Phần II Phụ lục I Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT

Xem thêm Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định 1414/QĐ-BGDĐT năm 2020; Quyết định 888/QĐ-BGDĐT năm 2022; Quyết định 388/QĐ-BGDĐT năm 2019.

Hồ Quốc Tuấn

>> XEM BẢN TIẾNG ANH CỦA BÀI VIẾT NÀY TẠI ĐÂY