04 lưu ý về lập, ký, lưu giữ chứng từ kế toán của hàng hóa xuất nhập khẩu

1. Nguyên tắc chung

- Mọi phát sinh liên quan đến việc ghi sổ kế toán thuế và thu khác đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 01 lần cho một nghiệp vụ phát sinh.

- Chứng từ kế toán phải lập theo nội dung quy định trên mẫu cho từng loại nghiệp vụ, phải bảo đảm đủ nội dung và bảo đảm tính pháp lý đối với từng loại chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định 147/2016/NĐ-CP

2. Ghi chép trên chứng từ kế toán

- Việc ghi chép phải đầy đủ, rõ ràng, kịp thời, chính xác theo quy định tại Điều 18 Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

- Chữ viết trên chứng từ kế toán phải liên tục, không ngắt quãng, không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút bi hoặc bút mực; không viết bằng mực đỏ, bằng bút chì.

- Số tiền viết bằng chữ phải đúng với số tiền viết bằng số. Chữ đầu tiên phải viết in hoa, những chữ còn lại không được viết bằng chữ in hoa; phải viết sát đầu dòng, chữ viết và chữ số phải viết liên tục không để cách quãng, ghi hết dòng mới xuống dòng khác, không viết chèn dòng, không viết đè lên chữ in sẵn; chỗ trống phải gạch chéo để không thể sửa chữa, thêm số hoặc thêm chữ. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ in sẵn thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo chứng từ viết sai.

Hình minh họa (nguồn internet)

3. Lập chứng từ kế toán

- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, Điều 18, Điều 19 của Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

4. Ký chứng từ kế toán

- Chứng từ kế toán phải được ký theo đúng quy định tại Điều 19 Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với mẫu chữ ký đã đăng ký theo quy định.

- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

- Người có trách nhiệm ký chứng từ kế toán chỉ được ký chứng từ khi đã ghi đầy đủ nội dung thuộc trách nhiệm của mình theo quy định.

Các nội dung nêu trên căn cứ theo Khoản 2 Điều 1 Thông tư 112/2018/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 19 Thông tư 174/2015/TT-BTC.

Duy Thịnh

>> XEM BẢN TIẾNG ANH CỦA BÀI VIẾT NÀY TẠI ĐÂY