04 điều cơ bản về sổ bảo hiểm xã hội NLĐ phải biết

04 điều cơ bản về sổ bảo hiểm xã hội NLĐ phải biết (Ảnh minh họa)

1. Tra cứu đầy đủ thông tin trực tuyến

Hiện nay, đã có Cổng thông tin chính thức của BHXH Việt Nam: https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx

Theo đó, tất cả NLĐ đều có thể dễ dàng truy cập để tự kiểm tra đầy đủ thông tin trên sổ BHXH của mình bao gồm: mã số BHXH, họ và tên, chứng minh nhân dân, ngày sinh, địa chỉ,...

2. Được cấp lại sổ BHXH khi bị mất, gộp hoặc thay đổi thông tin cá nhân

Theo khoản 2 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam ban hành quy trình thu BHXH, BHYT, BH thất nghiệp, BH tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT quy định NLĐ có thể được cấp lại sổ BHXH khi thuộc một trong các trường hợp:

• Mất, hỏng;

• Gộp sổ;

• Thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh;

• Người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng.

Đồng thời, Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 quy định thành phần hồ sơ cấp lại sổ BHXH cụ thể như sau:

- Trường hợp cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

- Trường hợp gộp sổ BHXH:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

• Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).

- Trường hợp cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH:

+ Đối với người tham gia:

• Tờ khai tham gia

• Điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

• Trường hợp thay đổi nơi làm việc: Quyết định (văn bản) chứng minh địa điểm làm việc.

• Trường hợp điều chỉnh họ, tên, chữ đệm; điều chỉnh ngày tháng năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch: Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh do cơ quan có thẩm quyền về hộ tịch cấp theo quy định và chứng minh thư/thẻ căn cước/hộ chiếu. Nếu là đảng viên thì thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

+ Đối với đơn vị: Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Lưu ý: Người có yêu cầu nộp 01 bộ hồ sơ tại Cơ quan Bảo hiểm xã hội. Thời hạn giải quyết hồ sơ là không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi NLĐ có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho NLĐ biết.

3. NLĐ không được tự chốt sổ BHXH

Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật lao động 2019 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2021) quy định khi chấm dứt hợp đồng, NSDLĐ có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu NSDLĐ đã giữ của NLĐ.

Đồng thời tại khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội quy định NSDLĐ có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ BHXH cho NLĐ, xác nhận thời gian đóng BHXH khi NLĐ chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Theo đó, việc chốt sổ BHXH là nghĩa vụ của NSDLĐ và cơ quan BHXH mà NLĐ không được tự chốt sổ BHXH của mình.

Bên cạnh đó, theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định doanh nghiệp chuẩn bị hoàn tất hồ sơ làm thủ tục chốt sở BHXH và nộp hồ sơ trực tiệp tại cơ quan BHXH hoặc nộp trực tuyến qua công thông tin giao dịch điện tử BHXH Việt Nam, thành phần hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH (Mẫu TK1-TS);

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH (Mẫu TK3-TS);

• Danh sách lao động tham gia BHXH (Mẫu D02-TS);

• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);

• Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ) của NLĐ;

• Công văn chốt sổ của đơn vị (Mẫu D01b-TS).

Lưu ý: Khoản 1 Điều 48 Bộ luật lao động 2019 quy định trong thời hạn 14 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, NSDLĐ có trách nhiệm chốt sổ BHXH và trả sổ BHXH cho NLĐ. Trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.

4. Vẫn được tiếp tục tham gia BHXH khi công ty cũ chưa trả sổ

Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật lao động 2019 quy định khi chấm dứt hợp đồng, NSDLĐ có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác của NLĐ. Tuy nhiên, một thực trạng phổ biến hiện nay là nhiều NSDLĐ khi chấm dứt hợp đồng lao động không tiến hành chốt sổ và trả sổ cho NLĐ vì các lý do khách quan hoặc chủ quan (trốn đóng BHXH cho NLĐ,...).

Trường hợp này, NLĐ có thể liên hệ Phòng Lao động Thương binh và Xã hội cấp huyện nơi NSDLĐ đặt trụ sở hoặc Sở Lao động Thương binh và Xã hội để yêu cầu giải quyết việc chốt sổ và trả sổ cho mình.

Lưu ý: Trong thời gian này, NLĐ chỉ cần thông báo mã số sổ BHXH cho doanh nghiệp mới để được tiếp tục tham gia BHXH như bình thường mà không cần chốt sổ ở đơn vị cũ.

Lê Vy

>> XEM BẢN TIẾNG ANH CỦA BÀI VIẾT NÀY TẠI ĐÂY