5.1.2. Chủ sở hữu hợp pháp

Tên của chủ sở hữu hợp pháp của tài liệu ví dụ: hãng, công ty, chủ đầu tư…đó phải là tên của chủ chính thức, viết tắt của tên thương mại hoặc lô gô.

5.1.3. Số định danh

Số định danh tài liệu được sử dụng khi cần tham chiếu tài liệu. Số định danh tài liệu phải là duy nhất - ít nhất cũng là duy nhất trong cơ quan của chủ sở hữu hợp pháp.

5.1.4. Chỉ số sửa đổi

Chỉ số sửa đổi xác định rõ tình trạng sửa đổi của tài liệu. Các lần sửa đổi khác nhau được đánh số theo thứ tự liên tiếp, ví dụ bằng các chữ cái hoặc kết hợp các chữ cái từ A đến Z, sau đó là AA, AB, AC… hoặc Hình 1, 2, 3,… không được dùng chữ I và O bởi vì chúng dễ nhầm lẫn với số 1 và số 0. Hoặc có thể dùng ngày tháng trong ô sửa đổi (để phân biệt các lần sửa đổi).

5.1.5. Ngày phát hành

Ngày phát hành là ngày mà lần đầu tiên tài liệu được chính thức công bố, và là ngày phát hành từng phiên bản tiếp theo, khi tài liệu được tạo sẵn để sử dụng. Ngày phát hành rất quan trọng đối với các lý do luật pháp, ví dụ bản quyền phát minh, khả năng chế tác lại.

5.1.6. Bộ phận tài liệu/số tờ

...

...

...

CHÚ THÍCH Khi cần, các nội dung của một tài liệu có thể được chia thành nhiều phần cố định, gọi là các bộ phận của tài liệu. Trong trường hợp đối với các bản vẽ kỹ thuật, các bộ phận tài liệu này được gọi là các tờ.

5.1.7. Số bộ phận tài liệu/số tờ

Đây là tổng số bộ phận tài liệu hoặc tổng số tờ mà tài liệu có.

5.1.8. Mã ngôn ngữ

Mã ngôn ngữ được dùng để chỉ rõ ngôn ngữ, trong đó trình bày các phần phụ thuộc ngôn ngữ của tài liệu. Nó điều khiển việc xuất ra bản in của tài liệu và việc quản lý các phiên bản ngôn ngữ khác nhau khi cần. Điều này dựa trên cơ sở của ISO 639.

Bất cứ khi nào có thể, các tài liệu phải được trình bày bằng một ngôn ngữ. Tuy nhiên trong tài liệu đa ngôn ngữ, các mã ngôn ngữ phải được tách biệt bằng các dấu hiệu phù hợp.

5.2. Các ô dữ liệu mô tả

5.2.1. Quy định chung

Các ô dữ liệu mô tả trong khung tên phải phù hợp với Bảng 2 và các Điều 5.2.2 và Điều 5.2.3

...

...

...

Điều khoản

Tên ô

Phụ thuộc ngôn ngữ

Số lượng ký tự nên dùng

Trách nhiệm

5.2.2

Tiêu đề chính

Có

25/30 ^a

...

...

...

5.2.3

Tiêu đề phụ

Có

2 x 25/30 ^a

Tùy chọn

^a 30 để hỗ trợ cho các ngôn ngữ ký tự 2 byte ví dụ tiếng Nhật hoặc tiếng Trung.

5.2.2. Tiêu đề chính

Tiêu đề chính liên quan đến nội dung của tài liệu.

Các thông tin chi tiết hơn, ví dụ bản gốc có liên quan, việc chấp nhận đưa ra thị trường, điều kiện môi trường hoặc tiêu chuẩn, hoặc là thông tin về hướng hoặc vị trí lắp ráp có thể được cho trong tiêu đề phụ (xem 5.2.3). Không nên dùng các tiêu đề mà nó hạn chế một phần cách dùng hoặc áp dụng riêng.

...

...

...

Ví dụ “Tấm đỡ máy”.

5.2.3. Tiêu đề phụ

Khi cần có thể sử dụng ô tiêu đề phụ để cho biết thêm các thông tin về đối tượng. Khi đưa thông tin vào ô này cần lưu ý rằng trong một số trường hợp chỉ có ô tiêu đề chính được trình bày. Không được viết tắt.

Ví dụ “Hoàn thiện cùng với giá đỡ”.

5.3. Các ô dữ liệu dùng để quản lý

5.3.1. Quy định chung

Các ô dữ liệu dùng để quản lý trong khung tên phải phù hợp với Bảng 3 và Điều 5.3.2 đến Điều 5.3.11.

Vì lý do quản lý, các hệ quản lý dữ liệu của sản phẩm vv…, các ô dữ liệu, chẳng hạn “thiết kế” và “duyệt” có thể được ghi trong một phần tài liệu tách biệt, ví dụ phần mô tả sửa đổi.

Bảng 3 - Các ô dữ liệu dùng để quản lý trong khung tên

...

...

...

Tên ô

Phụ thuộc ngôn ngữ

Số ký tự nên dùng

Trách nhiệm

5.3.2

Bộ phận đảm nhiệm

Không/có ^a

10

Tùy chọn

...

...

...

Tư vấn kỹ thuật

Không/có ^a

20

Tùy chọn

5.3.4

Người duyệt

Không/có ^a

20

Bắt buộc

...

...

...

Người thiết kế

Không/có ^a

20

Bắt buộc

5.3.6

Loại tài liệu

Có

30

Bắt buộc

...

...

...

Phân loại/từ khóa

Không/có ^a

Không quy định

Tùy chọn

5.3.8

Tình trạng tài liệu

Có

20

Tùy chọn

...

...

...

Số trang

Không

4

Tùy chọn

5.3.10

Tổng số trang

Không

4

Tùy chọn

...

...

...

Khổ giấy

Không

4

Tùy chọn

^a “Có” để hỗ trợ cách trình bày theo các loại bảng chữ cái khác nhau.

5.3.2. Bộ phận đảm nhiệm

Tên hoặc mã đối với một bộ phận của cơ quan chịu trách nhiệm về nội dung và đảm bảo duy trì tài liệu tại ngày ban hành.

5.3.3. Tư vấn kỹ thuật

Tên của người có đủ kiến thức về nội dung kỹ thuật của tài liệu được coi như là người giao trực tiếp và sẽ trả lời, điều phối và thực hiện các câu hỏi chất vấn, thắc mắc. Thận chí nếu một chuyên viên thực thi tài liệu thì tham vấn kỹ thuật phải là người thuộc (biên chế) của tổ chức chủ sở hữu hợp pháp.

...

...

...

Tên của người phê duyệt tài liệu. Tài liệu có thể được kiểm tra bởi nhiều chuyên gia khác nhau phù hợp với luật lệ của nội bộ cơ quan đối với tài liệu này, đối với một dự án riêng biệt vv… Tên của các chuyên gia đó có thể được ghi trong khung tên hoặc ghi vào phần tài liệu tách biệt.

5.3.5. Người thiết kế

Người thiết kế hoặc người thực thi hoặc người sửa đổi tài liệu.

5.3.6. Loại tài liệu

Ô loại tài liệu chỉ rõ vai trò của tài liệu về nội dung thông tin và định dạng trình bày. Đó là một trong những cách chủ yếu để tiến hành tìm kiếm tài liệu.

5.3.7. Phân loại/Từ khóa

Văn bản hoặc mã để phân loại nội dung của tài liệu được sử dụng để phục hồi (chỉnh sửa tài liệu).

5.3.8. Tình trạng tài liệu

Tình trạng tài liệu chỉ rõ nằm ở vị trí nào trong tuổi thọ của nó. Tình trạng tài liệu được chỉ định bằng các thuật ngữ “đang tiến hành”, “đang phê duyệt”, “đã ban hành” hoặc “đã hủy bỏ”.

...

...

...

Số trang thường được tạo ra bởi một hệ trình bày.

5.3.10. Tổng số trang

Tổng số trang phụ thuộc vào định dạng trình bày được sử dụng, ví dụ: phông chữ, khổ giấy và cỡ chữ.

5.3.11. Khổ giấy

Kích thước định dạng tài liệu gốc, ví dụ A4.

6. Bố trí khung tên

Đối với vị trí của khung tên trên bản vẽ kỹ thuật, xem TCVN 7285. Đối với tài liệu bằng văn bản, tiêu chuẩn quốc gia không có yêu cầu riêng.

Ví dụ về cách bố trí khung tên dùng trên bản vẽ kỹ thuật cũng như các tài liệu bằng văn bản, xem Hình 1 và Hình 2.

Chiều rộng tổng cộng của khung tên là 180 mm để vừa khít khổ A4 với lề trái bằng 20 mm, lề phải bằng 10 mm.

...

...

...

Cơ quan đảm nhiệm

ABC

Tham vấn kỹ thuật

Đỗ Văn A

Loại tài liệu

Bản vẽ cụm lắp ghép

Tình trạng tài liệu

Đã ban hành

Chủ sở hữu hợp pháp

...

...

...

Trần Văn B

Tiêu đề chính, Tiêu đề phụ

TẤM ĐỠ MÁY

Hoàn thiện cùng với giá đỡ

AB123456-7

Người duyệt

Nguyễn Văn C

Sửa đổi

A

...

...

...

14-6-2008

Ngôn ngữ

VIE

Tờ

1/5

Hình 1 - Khung tên ở dạng rút gọn - Tạo ra phần diện tích lớn nhất cho nội dung của tài liệu

Cơ quan đảm nhiệm

...

...

...

Tham vấn kỹ thuật

Đỗ Văn A

Người thiết kế

Trần Văn B

Người duyệt

Nguyễn Văn C

Loại tài liệu

Bản vẽ cụm lắp ghép

...

...

...

Đã ban hành

Tiêu đề chính, Tiêu đề phụ

TẤM ĐỠ MÁY

Hoàn thiện cùng với giá đỡ

AB123 456 - 7

Sửa đổi

A

Ngày

14-6-2008

...

...

...

VIE

Tờ

1/5

Hình 2- Khung tên có bổ sung thêm các ô ghi tên người - Tạo ra phần diện tích lớn hơn cho ô chủ sở hữu hợp pháp và phần diện tích trống ở góc phải, phía trên dành cho phân loại, từ khóa vv…