Tránh hiện tượng bị mất mát, bị tráo đổi nội dung trong quá trình nhận, gửi bưu phẩm bưu kiện
Theo quy định nghiệp vụ bưu phẩm, bưu kiện của Tổng công ty bưu chính viễn thông Việt Nam năm 1999 và 2001,để tránh những thất thoát khi gửi và nhận bưu phẩm, bưu kiện (BPBK) người sử dụng dịch vụ cần lưu ý một số điều như sau:
1. Đối với người gửi:
Khi gửi BPBK (hàng hoá) phải tham khảo các thông tin về dịch vụ qua các bảng biểu được niêm yết tại nơi giao dịch và hướng dẫn của giao dịch viên (GDV) bưu điện; cùng GDV kiểm tra hàng hoá trước và trong khi gói bọc, (nếu là hàng hoá có giá trị thì phải gửi bằng dịch vụ khai giá).
Người gửi và GDV cùng kiểm tra chính xác trọng lượng trước khi gửi. Người gửi nên trực tiếp (hoặc nhờ người tin cậy) giám sát các thao tác gói bọc của GDV đối với bưu gửi của mình, nếu có vướng mắc, nghi ngờ cần phản ảnh ngay với GDV hoặc người có trách nhiệm của bưu điện. Lưu giữ các chứng từ, hoá đơn liên quan để thuận lợi cho việc đối chiếu thông tin, giải quyết các vướng mắc khi cần thiết.
2. Đối với người nhận:
Khi nhận BPBK, người nhận phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân hợp pháp cho GDV (hoặc bưu tá); tiếp đó phải kiểm tra tình trạng nguyên vẹn của bưu gửi như: vỏ bọc, tem niêm phong, kẹp chì, trọng lượng, ... Cần lưu ý kiểm tra trọng lượng thực tế phải khớp với trọng lượng đã ghi trên bưu gửi; tem niêm phong (tem vỡ), phải còn nguyên vẹn và kẹp chì không vỡ, có in rõ số hiệu bưu cục gốc; bưu gửi có đóng dấu nhật ấn của 2 bưu cục (nơi gửi và nơi phát trực tiếp); có ghi rõ họ tên người gửi, người nhận; nếu đồng ý nhận thì ký nhận vào các giấy tờ, sổ sách liên quan của bưu điện. Nếu có thắc mắc nghi ngờ thì người nhận có quyền từ chối nhận và ghi chú vào giấy tờ, sổ sách liên quan, bưu điện sẽ có trách nhiệm kiểm tra, xác minh và xử lý. Bưu gửi bị rách vỡ, suy xuyển vỏ bọc bên ngoài do nguyên nhân khách quan trong khâu vận chuyển, bốc dỡ… thì phải có biên bản của bưu điện gửi kèm theo nêu rõ lý do, lúc đó tuỳ người nhận có thể nhận bình thường hoặc từ chối nhận hoặc nhận với điều kiện phải có sự đồng kiểm tay ba và có ghi biên bản về nội dung đồng kiểm. Mọi thắc mắc, nghi ngờ phải phản ảnh ngay tại chỗ với nhân viên bưu điện, nếu người nhận đã đi khỏi nơi giao dịch hoặc bưu tá đã đi khỏi nhà (nếu phát tại nhà) thì mọi thắc mắc không còn hiệu lực giải quyết.
