Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử trong các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân như thế nào?

1. Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử trong các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân như thế nào?

Căn cứ Điều 18 Quy định tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân ban hành kèm Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022' onclick="vbclick('81E31', '379643');" target='_blank'>Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022 (Có hiệu lực từ 01/11/2022) quy định yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử như sau:

1. Bảo đảm yêu cầu chung của việc lập và quản lý hồ sơ.

2. Bảo đảm tính xác thực của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

3. Được bảo đảm an toàn trong hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

2. Tạo lập hồ sơ điện tử trong các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân thực hiện ra sao?

Theo Điều 19 Quy định tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân ban hành kèm Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022' onclick="vbclick('81E31', '379643');" target='_blank'>Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022 (Có hiệu lực từ 01/11/2022) quy định tạo lập hồ sơ điện tử như sau:

1. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc căn cứ vào danh mục hồ sơ xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ cập nhật vào hệ thống quản lý văn bản điều hành. Trường hợp phát sinh hồ sơ không có trong danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào danh mục hồ sơ trong hệ thống quản lý văn bản và điều hành sau khi được phê duyệt.

2. Mã hồ sơ gồm:

a) Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập Danh mục hồ sơ

Mã định danh của cơ quan, đơn vị quy định tại Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg ngày 22/7/2020 của Thủ tướng Chính phủ: Về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương. Mã định danh của cơ quan, đơn vị được thực hiện theo Quyết định số 46/QĐ-TANDTC ngày 04/03/2022 của Tòa án nhân dân tối cao về việc Ban hành danh mục mã định danh điện tử của các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân các cấp phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, địa phương thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

b) Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ

Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ được xác định theo danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.

Ví dụ 1: Hồ sơ D01.01.2022.01.VP, là Hồ sơ số 01 thuộc nhóm văn phòng, năm 2022 của Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao. Trong đó: D01.01 là mã định danh của Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao; 2022 là năm hình thành hồ sơ; 01.VP là số ký hiệu hồ sơ.

3. Khi công việc hoàn thành, người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

3. Nộp lưu, quản lý hồ sơ và hủy tài liệu điện tử tại lưu trữ cơ quan Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân?

Tại Điều 20 Quy định tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân ban hành kèm Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022' onclick="vbclick('81E31', '379643');" target='_blank'>Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022 (Có hiệu lực từ 01/11/2022) quy định nộp lưu, quản lý hồ sơ và hủy tài liệu điện tử tại lưu trữ cơ quan như sau:

1. Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử tại lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

2. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc căn cứ vào danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm nộp lưu tài liệu điện tử và các tài liệu định dạng khác nếu có vào lưu trữ cơ quan trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

3. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện tử” trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Trân trọng!