Quản lý hồ sơ kiểm sát tại đơn vị lập hồ sơ được quy định như thế nào?

1. Quản lý hồ sơ kiểm sát tại đơn vị lập hồ sơ được quy định như thế nào?

Căn cứ Điều 21 Quy định về lập, quản lý, sử dụng hồ sơ kiểm sát việc giải quyết các vụ việc dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động trong ngành Kiểm sát nhân dân ban hành kèm Quyết định 264/QĐ-VKSTC năm 2022 quy định quản lý hồ sơ kiểm sát tại đơn vị lập hồ sơ như sau:

1. Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện, Trưởng phòng Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, Viện trưởng Viện nghiệp vụ thuộc Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Vụ trưởng Vụ nghiệp vụ thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao có trách nhiệm nắm rõ tình hình, kiểm tra, đôn đốc, chấn chỉnh hoạt động quản lý hồ sơ kiểm sát của công chức thuộc đơn vị mình.

2. Chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm sát việc giải quyết vụ việc dân sự, công chức quản lý hồ sơ rà soát, sắp xếp lại tài liệu, đánh số thứ tự các tài liệu trong hồ sơ theo quy định; lập danh mục tài liệu trong hồ sơ; ghi đầy đủ thông tin trên bìa hồ sơ và quản lý hồ sơ chặt chẽ trước khi hồ sơ được chuyển đến bộ phận lưu trữ.

3. Công chức đang quản lý hồ sơ kiểm sát phải bàn giao hồ sơ khi thay đổi nhiệm vụ, chuyển công tác, nghỉ chế độ hoặc theo quyết định của người có thẩm quyền.

Việc bàn giao hồ sơ phải được lập biên bản. Trường hợp người giao và người nhận thuộc cùng một đơn vị thì biên bản bàn giao được lập ít nhất 02 bản, có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị (01 bản lưu hồ sơ; 01 bản lưu tại bộ phận làm công tác văn phòng của đơn vị hoặc Văn phòng của Viện kiểm sát nếu đơn vị không có bộ phận làm công tác văn phòng). Trường hợp người giao và người nhận không thuộc cùng một đơn vị thì biên bản bàn giao được lập ít nhất 03 bản, có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị bàn giao và đơn vị nhận bàn giao (01 bản lưu hồ sơ; 01 bản lưu tại đơn vị bàn giao; 01 bản lưu tại Văn phòng của Viện kiểm sát).

4. Trường hợp đơn vị làm công tác kiểm sát việc giải quyết vụ việc dân sự ở Viện kiểm sát các cấp được sáp nhập, tách thì Thủ trưởng đơn vị bị sáp nhập, bị tách báo cáo Viện trưởng Viện kiểm sát cấp mình để tổ chức việc quản lý, lưu trữ hồ sơ kiểm sát.

Trường hợp giải thể, thành lập mới Viện kiểm sát thì Viện trưởng Viện kiểm sát bị giải thể, được thành lập mới báo cáo Viện trưởng Viện kiểm sát cấp trên trực tiếp để tổ chức việc quản lý, lưu trữ hồ sơ kiểm sát.

5. Trường hợp hồ sơ, tài liệu trong hồ sơ bị mất, hư hỏng, lộ, lọt thông tin, công chức phải báo cáo ngay Thủ trưởng đơn vị để tổ chức truy tìm, có biện pháp khắc phục hậu quả và xem xét, báo cáo việc xử lý trách nhiệm theo quy định của pháp luật và của Ngành.

2. Lưu trữ hồ sơ kiểm sát được quy định như thế nào?

Theo Điều 23 Quy định về lập, quản lý, sử dụng hồ sơ kiểm sát việc giải quyết các vụ việc dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động trong ngành Kiểm sát nhân dân ban hành kèm Quyết định 264/QĐ-VKSTC năm 2022 quy định lưu trữ hồ sơ kiểm sát như sau:

1. Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao lưu trữ hồ sơ kiểm sát việc giải quyết vụ việc dân sự do Viện kiểm sát nhân dân tối cao lập hoặc nhận bàn giao.

Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh; bộ phận làm công tác văn phòng của Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện lưu trữ hồ sơ kiểm sát việc giải quyết vụ việc dân sự do Viện kiểm sát đó lập hoặc nhận bàn giao.

2. Việc bảo quản, bảo vệ, bảo mật, phục chế, hủy hồ sơ kiểm sát việc giải quyết vụ việc dân sự được thực hiện theo quy định của pháp luật và của Ngành về lưu trữ hồ sơ.

3. Sử dụng hồ sơ kiểm sát được quy định như thế nào? 

Tại Điều 24 Quy định về lập, quản lý, sử dụng hồ sơ kiểm sát việc giải quyết các vụ việc dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động trong ngành Kiểm sát nhân dân ban hành kèm Quyết định 264/QĐ-VKSTC năm 2022 quy định sử dụng hồ sơ kiểm sát như sau:

1. Hồ sơ kiểm sát việc giải quyết vụ việc dân sự trước khi đưa vào lưu trữ chỉ được sử dụng để thực hiện nhiệm vụ của công chức, người có thẩm quyền đối với vụ việc dân sự đó.

Sau khi được lưu trữ, việc sử dụng, sao, trích hồ sơ kiểm sát phải được Viện trưởng Viện kiểm sát nơi đang lưu trữ hồ sơ hoặc người được Viện trưởng Viện kiểm sát ủy quyền đồng ý.

2. Khi chuyển hồ sơ kiểm sát cho Viện kiểm sát cấp trên theo yêu cầu và khi nhận lại hồ sơ đều phải được lập biên bản, có xác nhận của Thủ trưởng các đơn vị giao, nhận hồ sơ.

3. Người sử dụng hồ sơ kiểm sát phải bảo đảm hồ sơ được giữ nguyên trạng sau khi sử dụng.

Trân trọng!