Trình tự quản lý, tiếp nhận, phân loại, xử lý và đăng ký văn bản đến trong hệ thống Tòa án nhân dân

Trình tự quản lý văn bản đến trong hệ thống Tòa án nhân dân

Căn cứ Điều 24 Quy chế công tác văn thư trong hệ thống Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 01/QĐ-TANDTC năm 2022 tất cả các loại văn bản đến phải được quản lý theo trình tự sau:

- Tiếp nhận, phân loại, xử lý và đăng ký văn bản đến.

- Trình, chuyển giao văn bản đến.

- Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Quy định về tiếp nhận, phân loại, xử lý và đăng ký văn bản đến trong hệ thống Tòa án nhân dân

Căn cứ Điều 25 Quy chế này có quy định về tiếp nhận, phân loại, xử lý và đăng ký văn bản đến trong hệ thống Tòa án nhân dân như sau:

1. Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.

Khi tiếp nhận văn bản từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

Cán bộ làm công tác văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, phân loại, xử lý, bóc bì, vào sổ, đăng ký số văn bản đến, đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến. Những văn bản không đăng ký tại Văn thư cơ quan, các đơn vị và cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Trường hợp phát hiện sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có thẩm quyền xem xét, giải quyết.

2. Đối với bản fax, phải sử dụng bản photocoppy trước khi đóng dấu đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu đến. Sau đó, khi nhận được bản chính phải đóng dấu đến và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

3. Văn bản, tài liệu Mật, Tối mật và Tuyệt mật, Lãnh đạo đơn vị giao cho người có trách nhiệm vào sổ, trình chuyển, theo dõi và quản lý.

4. Văn bản chỉ mức độ Khẩn đến ngoài giờ hành chính, ngày Lễ, ngày Tết, ngày nghỉ thì bảo vệ cơ quan phải có trách nhiệm ký nhận và liên hệ ngay với Văn thư cơ quan để xử lý kịp thời đối với những văn bản hỏa tốc hoặc văn bản hẹn giờ.

5. Văn bản đến từ tất cả các nguồn phải được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.

Văn bản đến được đăng ký theo mẫu quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Trân trọng!