Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu mức độ khẩn, mật đối với văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân

Nhân bản văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân

Căn cứ Khoản 1 Điều 21 Quy chế công tác văn thư trong hệ thống Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 01/QĐ-TANDTC năm 2022 việc nhân bản bản văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân được quy định như sau:

- Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng cá nhân, đơn vị tại nơi nhận văn bản; nếu gửi nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư cơ quan.

- Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc chỉ gửi cơ quan, đơn vị có chức năng thẩm quyền giải quyết, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.

- Giữ bí mật nội dung văn bản, thực hiện nhân bản theo đúng thời gian quy định.

- Nhân văn bản mật (thực hiện theo quy định tại Khoản 3, Điều 15 tại Quy chế này). Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn của văn bản được xác định độ mật, độ khẩn.

Đóng dấu cơ quan đối với văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân

Căn cứ Khoản 2 Điều 21 Quy chế này có quy định về đóng dấu cơ quan đối với văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân như sau:

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái của chữ ký.

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu đỏ tươi theo quy định.

- Đóng dấu vào phụ lục kèm theo

+ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định. Các Phụ lục kèm theo phải có chữ ký của người ký văn bản.

+ Các bản Phụ lục kèm theo, bảng biểu, phiếu thăm dò tín nhiệm, phiếu đánh giá,... của các đề tài dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục có ghi rõ Phụ lục được kèm theo văn bản nào.

+ Việc đóng dấu vào chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản đối với tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

+ Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

+ Dấu giáp lai được đóng đối với những văn bản quan trọng có ít nhất từ 02 tờ trở lên (các văn bản tố tụng, các Hợp đồng kinh tế,...).

Đóng dấu độ khẩn, mật đối với văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân

Căn cứ Khoản 3 Điều 21 Quy chế này có quy định về việc đóng dấu độ khẩn, mật đối với văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân như sau:

- Việc đóng dấu mức độ khẩn và vị trí đóng dấu chỉ độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được đóng vào ô số 10b theo hướng dẫn tại Mục IV, Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Thủ tướng Chính phủ quy định về công tác văn thư.

- Việc đóng dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu “Tài liệu thu hồi” (dấu được khắc sẵn) được khắc sẵn theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu chỉ mức độ mật được đóng vào vị trí ô số 10a theo hướng dẫn tại Mục IV, Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Thủ tướng Chính phủ quy định về công tác văn thư.

Trong trường hợp đặc biệt, tài liệu, sách được in, xuất bản với số lượng lớn thì phải in dấu chỉ độ mật bằng mực màu đỏ tươi ở bên ngoài tài liệu, bìa sách.

Trân trọng!