Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?

1. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?

Tại Điều 24 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về theo dõi việc chuyển phát văn bản đi trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

1. Việc theo dõi chuyển phát văn bản điện tử thực hiện trên Hệ thống QLVB.

2. Đối với văn bản phát hành theo hình thức văn bản giấy phải mở sổ theo dõi, ký nhận chuyển giao văn bản và chuyển phát qua dịch vụ bưu chính. Trường hợp cá nhân, đơn vị ngoài ngành nhận trực tiếp, người nhận phải có chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân, xác nhận hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị nhận văn bản; đối với văn bản mật phải có ý kiến của người có thẩm quyền.

3. Văn bản đi được chuyển phát qua dịch vụ bưu chính phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi và nhân viên bưu chính ký nhận.

4. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.

5. Thu hồi văn bản

a) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận trả lại văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống QLVB, đồng thời thông báo bên gửi biết.

b) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận chuyển trả nơi gửi theo yêu cầu.

2. Tác dụng của việc lập Danh mục hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam được quy định ra sao?

Tại Khoản 1 Điều 25 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về tác dụng của việc lập Danh mục hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

1. Tác dụng của Danh mục hồ sơ

a) Quản lý các hoạt động của cơ quan thông qua hệ thống hồ sơ.

b) Giúp cho cơ quan chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu được chặt chẽ và khoa học.

c) Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

d) Là căn cứ để lựa chọn tài liệu để lưu trữ theo niên hạn quy định và phục vụ sử dụng.

3. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam được quy định như thế nào?

Tại Khoản 2 Điều 25 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về căn cứ lập Danh mục hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

Văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị; quy chế làm việc của cơ quan; chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị; danh mục hồ sơ của những năm trước; bảng thời hạn bảo quản tài liệu của hệ thống BHXH Việt Nam.

Trân trọng!