Quy định mới về chứng từ bảo hiểm điện tử

Các loại chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử

Quyết định 08/2015/QĐ-TTg thí điểm về giao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và đề nghị cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế không đề cập đến khái niệm chứng từ bảo hiểm điện tử mà chỉ có khái niệm về thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử và hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử như sau:

"Thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử là các thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử về tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và đề nghị cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế."

Dự thảo Nghị định quy định cụ thể về chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử. Theo đó, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử để thực hiện các giao dịch trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử gồm:

• Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử;
• Chứng từ kế toán theo quy định về chế độ kế toán của Bảo hiểm xã hội Việt Nam bằng phương tiện điện tử.
• Các văn bản, thông báo khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch bảo hiểm xã hội bằng phương tiện điện tử.

Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ, chứng từ, thông báo và các văn bản bằng giấy theo quy định của pháp luật. Đồng thời, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử phải đảm bảo các yêu cầu:

• Các chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử phải có đủ chữ ký điện tử của những người có trách nhiệm ký chứng từ điện tử theo quy định. Trường hợp chứng từ điện tử chỉ có chữ ký của người có thẩm quyền thì hệ thống thông tin phải có khả năng nhận biết và xác nhận việc đã xử lý của những người có trách nhiệm theo quy định của pháp luật trong quá trình luân chuyển chứng từ điện tử đến người ký cuối cùng.
• Trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử có các tài liệu kèm theo ở dạng giấy phải được chuyển đổi sang dạng điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử. Việc chuyển đổi chứng từ từ giấy sang chứng từ điện tử phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau:
  • Phản ánh toàn vẹn nội dung của tài liệu giấy;
  • Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử;
  • Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ giấy sang chứng từ điện tử.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử thực hiện các giao dịch điện tử qua Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc Cổng giao dịch điện tử của Tổ chức I-VAN 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần, kể cả ngày nghỉ lễ, ngày Tết, nghỉ hàng tuần.

Lưu trữ, hủy và tiêu hủy chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử

Thời hạn lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử theo quy định pháp luật về lưu trữ. Trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử hết thời hạn lưu trữ nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống thông tin và các chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đang lưu hành, thì tiếp tục được lưu trữ cho đến khi việc hủy chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử mà không làm ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác.

Việc hủy và tiêu hủy chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử thực hiện như sau:

• Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của các bên tham gia giao dịch, phù hợp với quy định của pháp luật hoặc theo kết luận của cơ quan có thẩm quyền. Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan có thẩm quyền.
• Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định thì được phép tiêu hủy, trừ trường hợp có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc tiêu hủy chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử chưa tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.