Kính gửi: Sở Tài chính các tỉnh, thành phố

Thực hiện Quyết định số 90/2007/QĐ-BTC ngày 26/10/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành quy định về mã số các đơn vị có quan hệ với ngân sách thay thế Quyết định số 172/2000/QĐ-BTC ngày 1/11/2000 và Quyết định số 51/2008/QĐ-BTC ngày 14/7/2008 về việc sửa đổi, bổ sung một số điểm của Quyết định số 90/2007/QĐ-BTC, Bộ Tài chính (Cục Tin học và Thống kê tài chính) hướng dẫn việc chuyển đổi và cấp mới mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách đối với Sở Tài chính các tỉnh, thành phố như sau:

I. Đối tượng đăng ký kê khai cấp mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách và cấu trúc mã:

Đơn vị có quan hệ với ngân sách nhà nước bao gồm đơn vị sử dụng ngân sách (ĐVSDNS) và các dự án đầu tư xây dựng cơ bản (ĐTXDCB).

1. Đối với mã đơn vị sử dụng ngân sách

- Đơn vị dự toán, đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước

- Các đơn vị khác có quan hệ với ngân sách bao gồm:

+ Các quỹ tài chính Nhà nước ngoài ngân sách.

+ Các Ban quản lý dự án đầu tư.

+ Các đơn vị được hỗ trợ ngân sách để chi đầu tư xây dựng cơ bản.

2. Đối với mã đầu tư xây dựng cơ bản

Các dự án đầu tư xây dựng cơ bản nằm trong kế hoạch vốn đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách Nhà nước, nguồn vốn ODA được giao hàng năm. Kế hoạch vốn đầu tư bao gồm vốn chuẩn bị đầu tư, vốn thực hiện dự án.

Các đơn vị dự toán, đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước, các dự án đầu tư xây dựng cơ bản là bí mật quốc gia không thuộc diện phải đăng ký mã số các đơn vị có quan hệ với ngân sách.

3. Cấu trúc mã số

Cấu trúc mã số mới của đơn vị có quan hệ với ngân sách gồm 7 ký tự được bố trí như sau:

N X₁X₂X₃X₄X₅X₆

* N=1,2: Dùng để cấp cho đơn vị dự toán các cấp, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước (Tương ứng với loại hình 01,02,03,04,05,06 trong tờ khai đăng ký mẫu số 01- MSNS-BTC )

* N=3: Dùng để cấp cho các đơn vị khác có quan hệ với ngân sách (Tương ứng với loại hình 07, 08, 09, 10, 11 trong tờ khai đăng ký mẫu số 01- MSNS-BTC )

* N=7,8: Dùng để cấp cho các dự án ĐTXDCB

* X₁X₂ X₃X₄X₅X₆ là số thứ tự của các đơn vị có quan hệ với ngân sách

II. Quy trình cấp mã số tại các Sở Tài chính:

1. Mẫu hồ sơ đăng ký cấp mã số

1.1 Hồ sơ cấp mã số ĐVSDNS:

- Đối với các ĐVSDNS kê khai theo mẫu số 01-MSNS-BTC.

- Đối với các cơ quan chủ quản lập bảng thống kê các ĐVSDNS thuộc phạm vi quản lý theo mẫu số 08A-MSNS-BTC.

- Đối với những đơn vị là Hiệp hội đoàn thể không có đơn vị chủ quản cấp trên thì ngoài mẫu số 01-MSNS-BTC cần phải có thêm bản sao quyết định thành lập đơn vị và 01 bản sao quyết định giao dự toán kinh phí được cấp. Bản sao quyết định thành lập đơn vị và bản sao quyết định giao dự toán phải là bản công chứng hoặc bản sao đóng dấu sao y bản chính của cơ quan ra quyết định.

1.2 Hồ sơ cấp mã số ĐTXDCB:

* Hồ sơ đăng ký mã số tại giai đoạn chuẩn bị đầu tư gồm:

+ Tờ khai đăng ký mẫu số 03-MSNS-BTC

+ Dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt (Bản sao có đóng dấu sao y bản chính của cơ quan có thầm quyền phê duyệt).

* Hồ sơ đăng ký mã số tại giai đoạn thực hiện dự án gồm:

+ Tờ khai đăng ký mẫu số 04-MSNS-BTC

+ Quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền (Bản sao có đóng dấu sao y bản chính của cơ quan có thầm quyền phê duyệt dự án).

* Hồ sơ bổ sung thông tin chuyển giai đoạn dự án đầu tư xây dựng cơ bản (từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư sang giai đoạn thực hiện dự án) gồm:

+ Tờ khai bổ sung thông tin dự án theo mẫu số 05-MSNS-BTC.

+ Quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền (Bản sao có đóng dấu sao y bản chính của cơ quan có thầm quyền phê duyệt dự án).

* Hồ sơ đăng ký kê khai bổ sung thay đổi chỉ tiêu quản lý gồm:

+ Mẫu số 07-MSNS-BTC tờ khai thay đổi thông tin đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách sử dụng trong trường hợp các đơn vị có nếu có thay đổi chỉ tiêu quản lý. Mẫu này dùng chung cho cả mã ĐVSDNS và mã ĐTXDCB.

* Bảng thống kê dự án dùng cho các dự án ĐTXDCB:

+ Mẫu số 08B-MSNS-BTC bảng thống kê dự án đề nghị cấp mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách.

2. Mẫu giấy chứng nhận đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách:

+ Mẫu số 06A-MSNS-BTC: "Giấy chứng nhận đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách" dùng cấp cho các đơn vị sử dụng ngân sách, đơn vị dự toán, các đơn vị khác có quan hệ với ngân sách.

+ Mẫu số 06B-MSNS-BTC: "Giấy chứng nhận đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách" dùng cấp cho dự án đầu tư xây dựng cơ bản.

3. Hướng dẫn quy trình cấp mã:

3.1 Quy trình cấp mã đối với ĐVSDNS

- Trong năm 2008 Sở Tài chính vẫn cấp mã số ĐVSDNS theo Quyết định 172/2000/QĐ-BTC. Mã số sau khi cấp sẽ được Cục Tin học và Thống kê tài chính chuyển sang cấu trúc mã số mới theo Quyết định 90/2007/QĐ-BTC để sử dụng trong chương trình TABMIS, cụ thể như sau:

+ Các Sở Tài chính tổng rà soát mã số đã được cấp từ năm 2001 đến nay theo các tiêu chí: đơn vị còn hoạt động hay đã giải thể, đơn vị sáp nhập vào với đơn vị khác không, đơn vị cấp trên quản lý trực tiếp v.v…, sau đó gửi qua đường E-mail (địa chỉ msns@mof.gov.vn) hoặc đường FTP về Cục Tin học và Thống kê tài chính trước ngày 30/9/2008.

+ Đối với các đơn vị phát sinh mới sau khi cấp mã xong Sở Tài chính gửi tệp số liệu về Cục Tin học và Thống kê tài chính để chuyển đổi tiếp.

+ Tháng 11,12/2008 Sở Tài chính cấp lại giấy chứng nhận mới theo Quyết định 90/2007/QĐ-BTC cho các đơn vị.

- Từ 1/1/2009 Sở Tài chính bắt đầu cấp mã số theo Quyết định 90/2007/QĐ-BTC theo quy trình sau:

Bước 1: Các đơn vị đăng ký kê khai mã ĐVSDNS

+ Các đơn vị thuộc cấp ngân sách tỉnh thực hiện kê khai đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách theo mẫu 01-MSNS-BTC, sau đó nộp lại cho các cơ quan chủ quản (là các Sở, Hội, ngành nghề chủ quản... thuộc cấp ngân sách tỉnh). Các cơ quan chủ quản thuộc cấp ngân sách tỉnh tổng hợp và xác nhận vào bảng thống kê theo mẫu số 08A-MSNS-BTC, sau đó gửi toàn bộ tờ khai đăng ký và bảng thống kê về Sở Tài chính tỉnh, thành phố để được cấp mã số.

+ Các đơn vị thuộc cấp ngân sách huyện kê khai đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách theo mẫu 01-MSNS-BTC, sau đó nộp lại cho Phòng Tài chính huyện. Phòng Tài chính huyện tổng hợp và xác nhận vào bảng thống kê theo mẫu số 08A-MSNS-BTC, sau đó gửi toàn bộ tờ khai đăng ký và bảng thống kê về Sở Tài chính -tỉnh, thành phố để được cấp mã số.

Bước 2: Sở Tài chính tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ.

Bước 3: Nhập tờ khai vào chương trình cấp mã thống nhất của Bộ Tài chính và sinh mã số (theo hướng dẫn sử dụng chương trình cấp mã số trong tài liệu gửi kèm theo Công văn này).

Bước 4: In giấy chứng nhận mã số và trả cho đơn vị.

Sở Tài chính in Giấy chứng nhận đăng ký mã số ĐVSDNS trực tiếp từ chương trình cấp mã số trên khổ giấy A4 thông thường.

Chú ý:

Trong năm 2008 các mã số ĐVSDNS theo cấu trúc mới này chỉ dùng riêng cho hệ thống KBNN vận hành thí điểm chương trình TABMIS. Các cơ quan tài chính, các đơn vị sử dụng ngân sách vẫn sử dụng mã số cũ đã được cấp theo Quyết định 172/2000/QĐ-BTC để thực hiện việc cấp phát, quản lý, giao dịch đến 31/12/2008.

3.2 Quy trình cấp mã đối với mã số ĐTXDCB:

Bước 1: Sở Tài chính tổ chức hướng dẫn các đơn vị trên địa bàn đăng ký kê khai cấp mã ĐTXDCB:

+ Chủ đầu tư của các dự án đầu tư phải có trách nhiệm lập hồ sơ đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách với cơ quan tài chính ngay sau khi có dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tư được duyệt và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền; các quyết định điều chỉnh dự toán (nếu có) để được cấp mã số.

+ Hồ sơ đăng ký kê khai cấp mã cho các giai đoạn của dự án ĐTXDCB có tại mục “1.2 Hồ sơ cấp mã- Mã ĐTXDCB”

Thời gian hướng dẫn đăng ký kê khai bắt đầu từ ngày 1/9/2008.

Bước 2: Sở Tài chính tiếp nhận tờ khai đăng ký của các đơn vị gửi đến, tiến hành kiểm tra các chỉ tiêu kê khai, nếu đơn vị nào kê khai chưa đúng thì thông báo lại đề nghị đơn vị sửa đổi bổ sung đầy đủ.

Bước 3: Nhập tờ khai vào chương trình cấp mã thống nhất của Bộ Tài chính và sinh mã số (theo hướng dẫn sử dụng chương trình cấp mã số trong tài liệu gửi kèm theo Công văn này).

Bước 4: In giấy chứng nhận mã số và trả cho đơn vị.

III. Xử lý một số tình huống trong quá trình cấp mã

1. Các đơn vị thuộc Bộ Công an, Bộ Quốc phòng:

- Sử dụng một mã số chung (do Bộ Tài chính cấp) cho tất cả các đơn vị thuộc Bộ Công an.

- Sử dụng một mã số chung (do Bộ Tài chính cấp) cho tất cả các đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng.

2. Trường hợp các đơn vị không có đơn vị chủ quản như các hiệp hội, đoàn thể, các doanh nghiệp được hưởng ngân sách nhà nước thì không phải xác nhận của đơn vị chủ quản. Tuy nhiên ngoài mẫu kê khai (Mẫu số 01-MSNS-BTC), đơn vị cần gửi kèm theo 01 bản sao quyết định thành lập đơn vị và 01 bản sao quyết định giao dự toán kinh phí được cấp. Bản sao quyết định thành lập đơn vị và bản sao quyết định giao dự toán phải là bản công chứng hoặc bản sao đóng dấu sao y bản chính của cơ quan ra quyết định.

3. Các đơn vị là Doanh nghiệp Nhà nước trước đây đã được cấp mã số ĐVSDNS theo mã số thuế sẽ được Bộ Tài chính chuyển đổi về mã số theo cấu trúc mã của Quyết định 90/2007/QĐ-BTC. Đối với các đơn vị phát sinh mới, Sở Tài chính sẽ cấp mã số theo cấu trúc N = 3 (các đơn vị khác có quan hệ với ngân sách) theo quy định tại Quyết định 90/2007/QĐ-BTC. Khi đơn vị đăng ký kê khai, hồ sơ phải bao gồm tờ kê khai mẫu số 01-MSNS-BTC, bản sao quyết định giao dự toán (bản công chứng hoặc bản sao đóng dấu sao y bản chính của cơ quan ra quyết định).

4. Các đơn vị dự toán, đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước, các dự án đầu tư xây dựng cơ bản là bí mật quốc gia không thuộc diện phải đăng ký mã số các đơn vị có quan hệ với ngân sách.

5. Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận:

Khi giấy chứng nhận đăng ký mã số bị mất, bị rách, nát, hỏng hoặc các chỉ tiêu trên giấy chứng nhận thay đổi, đơn vị có quan hệ với ngân sách gửi công văn đề nghị với cơ quan tài chính nơi cấp mã số để được cấp lại giấy chứng nhận mã số. Công văn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận mã số phải nêu rõ: tên đối tượng được cấp mã số (đơn vị hay dự án đầu tư); mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách đã được cấp; địa chỉ, số điện thoại liên hệ; nếu giấy chứng nhận đăng ký mã số bị mất thì nêu rõ nguyên nhân mất; nếu chỉ tiêu trên giấy chứng nhận đăng ký mã số thay đổi thì nêu rõ nội dung chỉ tiêu thay đổi.

IV. Tổ chức thực hiện:

1. Đề nghị các Sở Tài chính thành lập Tổ triển khai cấp mã số với thành phần tối thiểu phải bao gồm 01 cán bộ làm công tác cấp mã số ĐVSDNS, 01 cán bộ cấp mã ĐTXDCB và một cán bộ tin học để làm đầu mối thực hiện và liên hệ với Ban triển khai cấp mã số, Tổ hỗ trợ cấp mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách của Bộ Tài chính (theo Quyết định số 287/QĐ-BTC ngày 21/2/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính).

2. Tài liệu gửi kèm công văn này bao gồm:

- Quyết định số 90/2007/QĐ-BTC ngày 26/10/2007 về việc ban hành Quy định về mã số các đơn vị có quan hệ với ngân sách.

- Quyết định số 51/2008/QĐ-BTC ngày 14/7/2008 sửa đổi bổ sung một số điểm của Quyết định số 90/2007/QĐ-BTC.

- Quyết định số 287/QĐ-BTC ngày 21/2/2008 về việc thành lập Ban triển khai và Tổ hỗ trợ cấp mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách.

- Hồ sơ hướng dẫn kê khai cấp mã ĐVSDNS và mã ĐTXDCB.

Việc chuyển đổi và cấp mới mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách đợt này là công việc quan trọng cần được ưu tiên tổ chức thực hiện, vì vậy đề nghị các đồng chí Giám đốc Sở Tài chính chỉ đạo trực tiếp Tổ triển khai cấp mã số của Sở khẩn trương tổ chức công việc ngay sau khi nhận được công văn này.

Trong quá trình thực hiện, có vấn đề vướng mắc, đề nghị liên hệ qua E- mail: msns@mof.gov.vn, hoặc điện thoại: 04.2202828 số máy lẻ 2118 và 2119 để được hỗ trợ giải đáp./.