Kính gửi: Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn

Căn cứ Hiệp định vay vốn Chương trình tín dụng phát triển hạ tầng nông thôn quy mô nhỏ III - VNXVII-5, gọi tắt là Chương trình tín dụng chuyên ngành JICA SPL VI ký ngày 10/11/2009 giữa Chính phủ Việt Nam và Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản JICA;

Căn cứ Quyết định số 1232/QĐ-BKHĐT ngày 26/9/2012 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc phê duyệt danh mục dự án sử dụng nguồn vốn kết dư Chương trình phát triển hạ tầng nông thôn quy mô nhỏ III,

Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn và yêu cầu một số nội dung liên quan đến tổ chức, triển khai thực hiện các dự án sử dụng vốn dư thuộc Chương trình tín dụng chuyên ngành JICA SPL VI như sau:

I. Hướng dẫn chung

1. Danh mục, tổng mức đầu tư được duyệt, hạn mức vốn JICA các dự án sử dụng nguồn vốn kết dư Chương trình được khẳng định và phân bổ tại Biểu đính kèm Quyết định số 1232/QĐ-BKHĐT ngày 26/9/2012 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Đây là cơ sở để Ủy ban nhân dân tỉnh tiến hành tổ chức triển khai thực hiện các dự án trên địa bàn.

2. Các dự án thuộc Danh mục nêu trên được tổ chức triển khai theo tiến độ và hạn mức vốn đã xác định của dự án và tuân thủ các quy định về quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, pháp luật về đấu thầu hiện hành của Nhà nước dưới sự giám sát chung của Ban quản lý Chương trình tín dụng chuyên ngành JICA, Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

3. Hạn mức vốn JICA đã được xác định là mức vốn tối đa JICA hỗ trợ cho từng dự án. Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm bố trí đầy đủ nguồn vốn đối ứng, kể cả những khoản phát sinh trong quá trình triển khai thực hiện để đảm bảo hoàn thành dự án theo đúng tiến độ đã được xác định, đồng thời quản lý, giám sát, thanh tra, kiểm tra các dự án nhằm đảm bảo tiến độ, chất lượng công trình, chống thất thoát, lãng phí, tiêu cực và tham nhũng trong quá trình thi công công trình.

4. Hiệp định tín dụng Chương trình tín dụng chuyên ngành JICA SPL VI ký kết vào ngày 10/11/2009, có hiệu lực vào tháng 2/2010, dự kiến kết thúc vào tháng 2/2016. Do đó, đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh khẩn trương đôn đốc việc triển khai các dự án sử dụng nguồn vốn kết dư đã được thông báo. Việc tạm ứng/thanh toán từ nguồn vốn JICA cho các dự án chỉ thực hiện trong thời hạn Hiệp định có hiệu lực và chỉ tạm ứng/thanh toán cho các dự án có danh mục hợp đồng được Ban quản lý các dự án JICA tỉnh thông báo tới Ban quản lý Chương trình tín dụng chuyên ngành JICA - Bộ Kế hoạch và Đầu tư theo quy định.

II. Các yêu cầu liên quan đến việc tổ chức thực hiện

Ngoài các hoạt động thông thường để khởi động và triển khai thực hiện các dự án, đề nghị đặc biệt lưu ý một số yêu cầu sau đây:

1. Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập Ban quản lý các dự án JICA tỉnh (sau đây gọi tắt là Ban QLDA tỉnh) và Ban quản lý từng dự án (sau đây gọi tắt là Ban QLDA) tại huyện/sở chuyên ngành. Trong trường hợp Ban quản lý dự án các cấp đã có sẵn, thực hiện bổ sung nhiệm vụ quản lý, thực hiện các dự án thuộc Chương trình JICA SPL VI cho các đơn vị này.

2. Sau khi thành lập hoặc được giao nhiệm vụ bổ sung, Ban QLDA tỉnh và Ban QLDA ký Thỏa thuận dự án theo mẫu tại Phụ lục 1 đính kèm.

Bộ Kế hoạch và Đầu tư xin thông báo để Ủy ban nhân dân tỉnh biết, chỉ đạo các cơ quan liên quan thực hiện./.

Phụ lục 1

TỈNH ………………..

CHƯƠNG TRÌNH TÍN DỤNG CHUYÊN NGÀNH JICA SPL VI

THỎA THUẬN DỰ ÁN

Thỏa thuận này được ký tại……….., ngày ….. tháng ….. năm ….. giữa các bên gồm:

Ban quản lý các dự án JICA tỉnh, sau đây gọi tắt là Ban QLDA tỉnh

Địa chỉ liên hệ ………………………………………………………………………………………

Điện thoại ……………………….. Fax …………… Email ………………………………………

và

Ban quản lý từng dự án tại huyện/sở chuyên ngành, sau đây gọi tắt là Ban QLDA/hoặc Chủ đầu tư        …………………… (Tên của dự án)

Địa chỉ liên hệ …………………………………………………………………………………………….

Điện thoại ……………………… Fax ………………………… Email  ………………………………...

Ban QLDA/Chủ đầu tư dự định thực hiện dự án……………...(tên dự án) và Ban QLDA tỉnh đồng ý yêu cầu của Ban QLDA/Chủ đầu tư và cam kết sẽ hỗ trợ Ban QLDA/Chủ đầu tư thực hiện dự án nêu trên.

HAI BÊN THỐNG NHẤT CÁC NỘI DUNG SAU:

1. Các vấn đề chung

1.1. Các chữ viết tắt

(a) JICA: là Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản;

(b) SPL VI: là Chương trình tín dụng phát triển hạ tầng nông thôn quy mô nhỏ III (tên thường gọi là Chương trình tín dụng chuyên ngành JICA);

(c) Bộ Kế hoạch và Đầu tư: là Cơ quan chủ quản Chương trình;

(d) Ban QLCT: là Ban quản lý Chương trình tín dụng chuyên ngành JICA thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư;

(e) Ủy ban nhân dân tỉnh: là Cơ quan chủ quản các dự án thuộc Chương trình tại địa phương;

(g) Ban QLDA tỉnh: là Ban quản lý các dự án JICA tỉnh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư;

(h) Ban QLDA: là Ban quản lý từng dự án tại huyện/sở chuyên ngành, thay mặt Chủ đầu tư thực hiện dự án;

(i) Dự án: là dự án nhắc tới trong Thỏa thuận này;

(k) Khoản tiền: là nguồn vốn Chương trình JICA SPL VI phân bổ cho dự án.

1.2. Liên hệ

Mọi liên hệ, yêu cầu liên quan đến bản Thỏa thuận này được thực hiện bằng văn bản gửi tới các địa chỉ đã nêu ở trên.

2. Kế hoạch thực hiện

Kế hoạch thực hiện dự án sẽ tiến hành theo tiến độ đính kèm.

3. Kế hoạch về tài chính của dự án

3.1. Tổng dự toán

3.2. Cấu vốn (nghìn đồng)

4. Thủ tục đấu thầu

4.1. Việc tổ chức đấu thầu phải tuân thủ hướng dẫn của JICA và các văn bản sau của Việt Nam:

(a) Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 9/11/2006 ban hành quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức;

(b) Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 7/2/2005 về quản lý dự án đầu tư xây dựng và Nghị định số 112/2006/NĐ-CP ngày 29/9/2006 sửa đổi một số điều của Nghị định số 16/2005/NĐ-CP;

(c) Nghị định số 99/2007/NĐ-CP ngày 13/6/2007 về quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình và Nghị định số 03/2008/NĐ-CP ngày 7/1/2008 sửa đổi và bổ sung một số điều của Nghị định 99/2007/NĐ-CP;

(d) Nghị định số 58/2008/NĐ-CP ngày 5/5/2008 hướng dẫn chi tiết về Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu theo Luật Xây dựng.

4.2. Hạn mức tạm ứng:

Theo quy định tại Mục 4.03 tại Hướng dẫn đấu thầu của JICA và mẫu hồ sơ đấu thầu cho hợp đồng nhỏ, tỷ lệ tạm ứng giới hạn từ 5-25% giá trị hợp đồng.

5. Thủ tục thanh toán

Thủ tục thanh toán cho nhà thầu thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính và Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

6. Trách nhiệm của Ban QLDA/Chủ đầu tư

6.1. Thực hiện dự án

Ban QLDA/Chủ đầu tư có trách nhiệm:

(a) Thực hiện và quản lý dự án theo đúng các quy định hiện hành của Chính phủ về quản lý đầu tư xây dựng cơ bản và các điều khoản của Hiệp định vay đã ký;

(b) Chỉ sử dụng vật tư, hàng hóa, dịch vụ được mua sắm từ nguồn vốn của SPL VI cho các dự án đã được xác định;

(c) Cung cấp thông tin cho Ban QLDA tỉnh, Ban QLCT và JICA các thông tin khi được yêu cầu.

6.2. Đóng góp vốn

Những chi phí khác, ngoài chi phí xây lắp sẽ được chi từ nguồn ngân sách của (đánh dấu vào ô thích hợp):

£□ Tỉnh

£□ Huyện

£□ Nguồn khác (nếu có, đề nghị ghi rõ)

6.3. Hạch toán kế toán

Ban QLDA/Chủ đầu tư ghi chép đầy đủ các khoản chi tiêu liên quan tới việc thực hiện dự án của mình. Ban QLDA/Chủ đầu tư sẽ lưu giữ đầy đủ các hóa đơn, chứng từ chi tiêu đến sau khi hoàn thành dự án 3 năm, các khoản chi tiêu đó phải được hạch toán theo hệ thống và nộp Ban QLDA tỉnh.

6.4. Kiểm toán

Ban QLDA/Chủ đầu tư có trách nhiệm cung cấp báo cáo tài chính, tài liệu liên quan đến dự án, thông tin về quá trình thực hiện dự án cho cơ quan kiểm toán, trả lời tất cả các câu hỏi cho cơ quan kiểm toán cũng như cho JICA khi cần thiết.

6.5. Vận hành và bảo dưỡng

Sau khi dự án hoàn thành, Ban QLDA/Chủ đầu tư sẽ bàn giao dự án cho………. (tên cơ quan, đơn vị) để cơ quan này chịu trách nhiệm vận hành và bảo dưỡng. Khi Ban QLTDA/Chủ đầu tư bàn giao trách nhiệm vận hành và bảo dưỡng dự án cho…… (tên cơ quan, đơn vị), Ban QLDA/Chủ đầu tư và…… (tên cơ quan, đơn vị) cần thống nhất kế hoạch vận hành và bảo dưỡng, bao gồm: (i) tài chính cho việc vận hành và bảo dưỡng, (ii) nhân lực, và (iii) giải pháp kỹ thuật, trình lên Ban QLDA tỉnh để đính kèm trong Báo cáo kết thúc dự án.

Khi đơn vị vận hành và bảo dưỡng gặp khó khăn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, UBND huyện sẽ đề xuất UBND tỉnh có những giải pháp cần thiết, bao gồm giải pháp về vốn, nhân lực để đảm bảo duy trì hoạt động vận hành và bảo dưỡng hiệu quả.

6.6. Giám sát về môi trường

Ban QLDA/Chủ đầu tư sẽ thu thập dữ liệu về đánh giá môi trường của dự án và báo cáo Ban QLDA tỉnh theo mẫu và thời gian quy định (do Ban QLCT hướng dẫn sau). Sau khi dự án hoàn thành,…… (tên cơ quan, đơn vị) có trách nhiệm đánh giá về môi trường của dự án và cung cấp thông tin tới……. (tên cơ quan, đơn vị) khi được yêu cầu.

6.7. Đánh giá vận hành và tác động

Ban QLDA/Chủ đầu tư sẽ thu thập cơ sở dữ liệu về các chỉ số vận hành và tác động của dự án và báo cáo Ban QLDA tỉnh theo mẫu và thời gian quy định (do Ban QLCT hướng dẫn sau). Sau khi dự án hoàn thành,…… (tên cơ quan, đơn vị) có trách nhiệm đánh giá việc vận hành và tác động của dự án và cung cấp thông tin tới…… (tên cơ quan, đơn vị) khi được yêu cầu.

7. Trách nhiệm của Ban QLDA tỉnh

7.1. Hướng dẫn các yêu cầu và thủ tục của SPL VI cho Ban QLDA/Chủ đầu tư;

7.2. Xem xét và/hoặc thông qua hợp đồng ký giữa nhà thầu và Ban QLDA/Chủ đầu tư;

7.3. Bảo đảm bố trí đủ vốn đối ứng cho các dự án của SPL VI;

7.4. Xác nhận hồ sơ thanh toán và tổng hợp hóa đơn thanh toán;

7.5. Kiểm tra và giám sát việc tuân thủ các quy định hiện hành của Chính phủ về đấu thầu, về quản lý đầu tư xây dựng cơ bản.

9. Thời hạn của Thỏa thuận

Dự án dự kiến sẽ hoàn thành trong vòng …….tháng kể từ ngày ký Thỏa thuận này. Thỏa thuận này sẽ hết hiệu lực vào ngày…….tháng......năm……, trừ khi Thỏa thuận này được hai bên thống nhất gia hạn thêm bằng văn bản.

10. Hiệu lực của Thỏa thuận

Thỏa thuận này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Thỏa thuận này được hai bên ký tại…….., ngày …… tháng ….. năm....