Trả lời văn bản số 343/VPMN-HCKT ngày 27/08/2014 của Văn phòng đại diện về hoá đơn chứng từ, Cục Thuế TP có ý kiến như sau:

Căn cứ Khoản 1b Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ:

“Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.

…”.

Căn cứ Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) quy định Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán và chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính có phát sinh khoản chi phí này).

Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đã thanh toán bằng tiền mặt phát sinh trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì không phải điều chỉnh lại theo quy định tại Điểm này”.

Trường hợp Văn phòng đại diện được Ngân Hàng TMCP Công Thương Việt Nam giao quản lý toà nhà số 354-356 Nguyễn Thị Minh Khai, P.5, Q.3, TP.HCM; theo trình bày Văn phòng đại diện ký hợp đồng trực tiếp với nhà cung cấp điện, nước thì khi thu lại tiền sử dụng điện, nước của các đơn vị cùng sử dụng chung, Văn phòng đại diện lập hoá đơn, kê khai nộp thuế (tại TP.HCM). Hoá đơn này là căn cứ để các đơn vị kê khai thuế, tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.

Cục Thuế TP thông báo Văn phòng đại diện biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này.