Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước số 01/2002/QH11 và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật;
Căn cứ Quyết định số 90/2007/QĐ-BTC ngày 26/10/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Quy định về cấp mã số các đơn vị có quan hệ với ngân sách; Quyết định số 51/2008/QĐ-BTC ngày 14/7/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung Quyết định số 90/2007/QĐ-BTC;
Căn cứ Công văn số 9298/BTC-THTK ngày 07/8/2008 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn triển khai cấp mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách, Sở Tài chính hướng dẫn cụ thể đăng ký, kê khai mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách như sau:

I. CÁC HƯỚNG DẪN CHUNG

1. Các đơn vị có quan hệ với ngân sách

Các đơn vị có quan hệ với ngân sách bao gồm đơn vị dự toán các cấp, đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước (ĐVSDNS), các đơn vị khác có quan hệ với ngân sách; các dự án đầu tư xây dựng cơ bản thuộc ngân sách Trung ương và các cấp ngân sách tỉnh, huyện, xã phải thực hiện đăng ký, kê khai với cơ quan tài chính để được cấp mã số các đơn vị có quan hệ với ngân sách.

Đơn vị dự toán, đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước được hiểu như sau:

- Đơn vị dự toán cấp I là đơn vị trực tiếp nhận dự toán ngân sách hàng năm do Thủ tướng Chính phủ hoặc Uỷ ban nhân dân giao. Đơn vị dự toán cấp I thực hiện phân bổ, giao dự toán ngân sách cho đơn vị cấp dưới trực thuộc.

- Đơn vị dự toán cấp II là đơn vị cấp dưới đơn vị dự toán cấp I, được đơn vị dự toán cấp I giao dự toán và phân bổ dự toán được giao cho đơn vị dự toán cấp III (trường hợp được ủy quyền của đơn vị dự toán cấp I).

- Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách (Đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước), được đơn vị dự toán cấp I hoặc cấp II giao dự toán ngân sách.

- Đơn vị cấp dưới của đơn vị dự toán cấp III được nhận kinh phí để thực hiện phần công việc cụ thể, khi chi tiêu phải thực hiện công tác kế toán và quyết toán theo quy định (Đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước).

Dự án đầu tư xây dựng cơ bản được hiểu như sau:

- Dự án đầu tư xây dựng cơ bản là các dự án nằm trong kế hoạch vốn đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách Nhà nước, nguồn vốn ODA được giao hàng năm. Kế hoạch vốn đầu tư bao gồm vốn chuẩn bị đầu tư, vốn thực hiện dự án.

Các đơn vị khác có quan hệ với ngân sách bao gồm:

- Các quỹ tài chính Nhà nước ngoài ngân sách.

- Các Ban quản lý dự án đầu tư.

- Các đơn vị được hỗ trợ ngân sách để chi đầu tư xây dựng cơ bản.

Các đơn vị dự toán, đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước, các dự án đầu tư xây dựng cơ bản là bí mật quốc gia không thuộc diện phải đăng ký mã số các đơn vị có quan hệ với ngân sách.

2. Mẫu đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách

- Mẫu số 01-MSNS-BTC: Mẫu tờ khai đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách dùng cho các đơn vị dự toán, đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước, các đơn vị khác có quan hệ với ngân sách.

- Mẫu số 03-MSNS-BTC: Mẫu tờ khai đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách dùng cho các dự án đầu tư xây dựng cơ bản ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư.

- Mẫu số 04-MSNS-BTC: Mẫu tờ khai đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách dùng cho các dự án đầu tư xây dựng cơ bản ở giai đoạn thực hiện dự án.

- Mẫu số 05-MSNS-BTC: Mẫu tờ khai đăng ký bổ sung thông tin chuyển giai đoạn dự án đầu tư xây dựng cơ bản.

- Mẫu số 07-MSNS-BTC: Mẫu tờ khai thay đổi thông tin đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách.

- Mẫu số 08A-MSNS-BTC: Bảng thống kê đơn vị đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách (Dùng cho đơn vị sử dụng ngân sách, đơn vị dự toán, đơn vị khác có quan hệ với ngân sách).

- Mẫu số 08B-MSNS-BTC: Bảng thống kê đơn vị đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách (Dùng cho các dự án đầu tư xây dựng cơ bản).

- Mẫu số 09-MSNS-BTC: Bảng thống kê các đơn vị có quan hệ với ngân sách ngừng hoạt động năm .....

3. Sử dụng mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách

Mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách bắt đầu được sử dụng thống nhất trong cả nước từ ngày 01/01/2009.

Các đơn vị có quan hệ với ngân sách sử dụng mã số của mình cho mọi hoạt động giao dịch về ngân sách từ khâu lập dự toán, tổng hợp và phân bổ dự toán, chấp hành và quyết toán ngân sách và phải ghi mã số của mình trên mọi giấy tờ giao dịch, sổ sách kế toán, hóa đơn chứng từ, báo cáo liên quan tới việc sử dụng ngân sách Nhà nước.

Cơ quan Tài chính, Kho bạc, quản lý đầu tư các cấp chịu trách nhiệm cập nhật mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách của từng đơn vị vào hệ thống kiểm soát, thanh toán và chi trả ngân sách Nhà nước. Thống nhất việc trao đổi, sử dụng thông tin về ngân sách Nhà nước trong toàn ngành Tài chính.

4. Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách

Khi giấy chứng nhận đăng ký mã số bị mất, bị rách, nát, hỏng hoặc các chỉ tiêu trên giấy chứng nhận thay đổi, đơn vị có quan hệ với ngân sách gửi công văn đề nghị với cơ quan tài chính nơi cấp mã số để được cấp lại giấy chứng nhận mã số. Công văn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận mã số phải nêu rõ: tên đối tượng được cấp mã số (đơn vị hay dự án đầu tư); mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách đã được cấp; địa chỉ, số điện thoại liên hệ; nếu giấy chứng nhận đăng ký mã số bị mất thì nêu rõ nguyên nhân mất; nếu chỉ tiêu trên giấy chứng nhận đăng ký mã số thay đổi thì nêu rõ nội dung chỉ tiêu thay đổi.

 Trong thời hạn 3 ngày kể từ ngày nhận được công văn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mã số của đơn vị, cơ quan tài chính kiểm tra và cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mã số với mã số được giữ nguyên như đã cấp trước đây đồng thời thu hồi giấy chứng nhận đăng ký mã số cũ.

5. Đóng mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách

Đóng mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách là việc cơ quan tài chính xác định mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách không còn giá trị sử dụng. Mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách bị đóng khi đơn vị dự toán, đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước có các quyết định chấm dứt hoạt động hoặc chấm dứt vai trò là đơn vị dự toán, các chủ đầu tư của các dự án đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành dự án và quyết toán xong kinh phí dự án đầu tư xây dựng cơ bản. Mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách bị đóng thì Giấy chứng nhận đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách sẽ không còn hiệu lực.

Vào ngày 31 tháng 01 hàng năm Kho bạc Nhà nước tiến hành tổng hợp danh sách các đơn vị không có dự toán kinh phí, không tiến hành giao dịch tại KBNN trong năm, các dự án đầu tư xây dựng cơ bản đã tất toán tài khoản theo mẫu số 09-MSNS-BTC và gửi cho cơ quan tài chính đồng cấp, cơ quan tài chính đồng cấp xác định mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách thuộc diện phải đóng mã số và làm thủ tục đóng mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách .

Đơn vị dự toán, đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước, đơn vị khác có quan hệ với ngân sách, dự án đầu tư xây dựng cơ bản khi đã được đóng mã số nhưng cần phải mở lại vì lý do thanh tra, kiểm toán thì Kho bạc Nhà nước có văn bản gửi cơ quan tài chính nơi cấp mã để mở lại mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách.

II. HƯỚNG DẪN CỤ THỂ ĐĂNG KÝ MÃ SỐ

1. Đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách cho các đơn vị dự toán, đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước, các đơn vị khác có quan hệ với ngân sách

1.1. Với các đơn vị đã được cơ quan tài chính cấp mã số đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước theo Quyết định số 172/2000/QĐ-BTC

Sở Tài chính sẽ thông báo mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách chuyển đổi kèm theo bảng kê hệ thống chỉ tiêu quản lý cho Sở, Ban, ngành chủ quản. Trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận được mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách và bảng kê hệ thống chỉ tiêu quản lý, các đơn vị trên có trách nhiệm kiểm tra các thông tin về hệ thống chỉ tiêu quản lý và thông báo bằng văn bản cho Sở Tài chính về tính chính xác của các chỉ tiêu quản lý. Các đơn vị thuộc cấp ngân sách tỉnh gửi văn bản về Sở Tài chính trước ngày 31/10/2008; các đơn vị thuộc cấp ngân sách huyện gửi văn bản về Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện trước ngày 31/10/2008. Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện tổng hợp gửi Sở Tài chính trước 05/11/2008.

 Sau khi nhận được văn bản trả lời về tính chính xác của các chỉ tiêu quản lý, Sở Tài chính sẽ cấp “Giấy chứng nhận đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách” cho đơn vị theo quy định của Quyết định số 90/2007/QĐ-BTC ngày 26/10/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Thời gian trong tháng 11, 12 năm 2008.

1.2. Với các đơn vị chưa được cơ quan tài chính cấp mã số đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước theo Quyết định số 172/2000/QĐ-BTC

Các đơn vị thuộc cấp ngân sách tỉnh thực hiện kê khai đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách theo mẫu 01-MSNS-BTC, sau đó nộp lại cho các cơ quan chủ quản (là các Sở, Hội, ngành nghề chủ quản... thuộc cấp ngân sách tỉnh). Các cơ quan chủ quản thuộc cấp ngân sách tỉnh tổng hợp và xác nhận vào bảng thống kê theo mẫu số 08A-MSNS-BTC, sau đó gửi toàn bộ tờ khai đăng ký và bảng thống kê về Sở Tài chính để được cấp mã số.

Các đơn vị thuộc cấp ngân sách huyện kê khai đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách theo mẫu 01-MSNS-BTC, sau đó nộp lại cho Phòng Tài chính huyện. Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện tổng hợp và xác nhận vào bảng thống kê theo mẫu số 08A-MSNS-BTC, sau đó gửi toàn bộ tờ khai đăng ký và bảng thống kê về Sở Tài chính (Phòng Quản lý ngân sách) để được cấp mã số.

Trường hợp các đơn vị không có đơn vị chủ quản như các hiệp hội, đoàn thể, các doanh nghiệp được hưởng ngân sách nhà nước thì không phải xác nhận của đơn vị chủ quản. Tuy nhiên, ngoài mẫu kê khai (Mẫu số 01-MSNN-BTC), đơn vị cần gửi kèm theo 01 bản sao quyết định thành lập đơn vị. Bản sao quyết định thành lập đơn vị phải là bản công chứng hoặc bản sao đóng dấu sao y bản chính của cơ quan ra quyết định. Các đơn vị gửi tờ khai đăng ký và bản sao quyết định về Sở Tài chính (Phòng Quản lý ngân sách) để được cấp mã số.

1.3. Kê khai bổ sung thay đổi chỉ tiêu quản lý đối với mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách

Khi có sự thay đổi các chỉ tiêu quản lý đã đăng ký, các đơn vị có quan hệ với ngân sách có trách nhiệm kê khai bổ sung (nếu có thay đổi) các chỉ tiêu quản lý theo mẫu 07-MSNS-BTC và gửi cho cơ quan tài chính nơi cấp mã số, cơ quan tài chính cập nhật vào hệ thống quản lý mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách những thông tin thay đổi này.

2. Đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách cho các dự án đầu tư xây dựng cơ bản

Chủ đầu tư của các dự án đầu tư phải có trách nhiệm lập hồ sơ đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách với cơ quan tài chính ngay sau khi có văn bản của cấp có thẩm quyền phê duyệt dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tư và quyết định đầu tư; các quyết định điều chỉnh dự toán (nếu có) để được cấp mã số.

2.1. Hồ sơ đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách của các dự án đầu tư xây dựng cơ bản tại giai đoạn chuẩn bị đầu tư bao gồm:

- Tờ khai đăng ký mã số dự án theo mẫu số 03-MSNS-BTC.

- Dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt (Bản sao có đóng dấu sao y bản chính của cơ quan có thẩm quyền).

2.2. Hồ sơ đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách của các dự án đầu tư xây dựng cơ bản tại giai đoạn thực hiện dự án bao gồm:

- Tờ khai đăng ký mã số dự án theo mẫu số 04-MSNS-BTC.

- Quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền (Bản sao có đóng dấu sao y bản chính của cơ quan có thẩm quyền).

Mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách chỉ cấp cho từng giai đoạn của dự án đầu tư xây dựng cơ bản (giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện dự án) trong trường hợp các giai đoạn của dự án được quyết định là dự án độc lập. Với những dự án không tách riêng các giai đoạn của dự án thành dự án độc lập hoặc những dự án các giai đoạn chuẩn bị đầu tư và giai đoạn thực hiện dự án cùng thực hiện trong một năm kế hoạch và được bố trí thực hiện vốn chuẩn bị đầu tư cùng đồng thời với vốn thực hiện dự án thì chỉ cấp một mã số chung cho tất cả giai đoạn của dự án đầu tư.

Các chủ đầu tư của các dự án đầu tư thuộc cấp ngân sách tỉnh, thành phố căn cứ vào giai đoạn của dự án đang thực hiện tiến hành lập hồ sơ đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách sau đó gửi hồ sơ về Sở Tài chính (Phòng Quản lý đầu tư) trước 31/10/2008 để được cấp mã số.

Các chủ đầu tư của các dự án đầu tư thuộc cấp ngân sách quận huyện, thành phố; cấp ngân sách xã, phường, thị trấn căn cứ vào giai đoạn của dự án đang thực hiện tiến hành lập hồ sơ đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách sau đó nộp hồ sơ cho Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện, thành phố trước 31/10/2008. Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện, thành phố tập hợp toàn bộ hồ sơ đăng ký mã số đầu tư, lập bảng thống kê theo mẫu số 08B-MSNS-BTC gửi về Sở Tài chính (Phòng Quản lý đầu tư) trước 05/11/2008 để được cấp mã số.

Như vậy, các dự án đầu tư xây dựng cơ bản đang dở dang, hoàn thành, chờ quyết toán,... phải lập hồ sơ đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách của các dự án đầu tư xây dựng cơ bản tại giai đoạn thực hiện dự án.

Sau khi nhận đủ hồ sơ, Sở Tài chính sẽ cấp “Giấy chứng nhận đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách” cho đơn vị. Thời gian trong tháng 11, 12 năm 2008.

2.3. Kê khai bổ sung thông tin chuyển giai đoạn dự án đầu tư xây dựng cơ bản khi đã đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách

Các dự án đầu tư xây dựng cơ bản chuyển giai đoạn (từ giai đoạn “chuẩn bị đầu tư” sang giai đoạn “thực hiện đầu tư”) sau khi có quyết định thực hiện các giai đoạn tiếp theo của dự án, chủ đầu tư của các dự án lập hồ sơ kê khai bổ sung thông tin đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách gửi về cơ quan tài chính nơi đăng ký mã số.

Hồ sơ kê khai bổ sung thông tin chuyển giai đoạn dự án đầu tư xây dựng cơ bản (từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư sang giai đoạn thực hiện đầu tư) gồm:

- Tờ khai bổ sung thông tin dự án theo mẫu số 05-MSNS-BTC.

- Quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền (Bản sao có đóng dấu sao y bản chính của cơ quan có thẩm quyền).

Trên đây là một số hướng dẫn cụ thể của Sở Tài chính để các đơn vị đăng ký, kê khai mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách. Trong quá trình thực hiện, có phát sinh vướng mắc đề nghị các đơn vị phản ánh về Sở Tài chính để được giải đáp.