Căn cứ Quyết định số 1348/QĐ-UBND ngày 02 tháng 4 năm 2007 và Quyết định số 3714/QĐ-UBND ngày 16 tháng 8 năm 2007 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố về giao chỉ tiêu thu Quỹ Phòng, chống lụt, bão đối với công dân, doanh nghiệp năm 2007; trong đó, giao Sở Tài chính thành phố chủ trì phối hợp với Thường trực Ban Chỉ huy Phòng, chống lụt, bão thành phố (Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn) hướng dẫn, theo dõi, quản lý, kiểm tra tình hình thu và sử dụng Quỹ Phòng, chống lụt, bão theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước.

Để tạo điều kiện cho các địa phương, đơn vị thực hiện đầu tư xây dựng các công trình phòng, chống lụt, bão, mua sắm trang thiết bị phòng, chống lụt, bão, tìm kiếm, cứu nạn đảm bảo chất lượng, đúng tiến độ thời gian và thanh quyết toán nhanh chóng, Ban chỉ huy Phòng, chống lụt, bão thành phố và Sở Tài chính thành phố hướng dẫn quy trình, thủ tục cấp phát vốn, sử dụng và thành quyết toán kinh phí đầu tư xây dựng công trình phòng, chống lụt, bão và mua trang thiết bị phòng, chống lụt, bão, tìm kiếm, cứu nạn từ nguồn Quỹ Phòng, chống lụt, bão thành phố như sau:

I. CẤP PHÁT KINH PHÍ TỪ NGUỒN QUỸ PHÒNG, CHỐNG LỤT, BÃO THÀNH PHỐ:

1. Sử dụng Quỹ Phòng, chống lụt, bão thành phố:

Theo Điều 29 Pháp lệnh Phòng, chống lụt, bão năm 1993 đã được sửa đổi, bổ sung ngày 24 tháng 8 năm 2000; Điều 14, Quy chế ban hành kèm theo Nghị định số 50/CP ngày 10 tháng 5 năm 1997 của Chính phủ về thành lập và hoạt động của Quỹ Phòng, chống lụt, bão của địa phương và tình hình thực tế của thành phố, Quỹ phòng, chống lụt, bão thành phố được chi sử dụng vào các việc sau đây:

- Tập huấn, diễn tập các phương án phòng, chống lụt, bão, tìm kiếm, cứu nạn.

- Cứu hộ người và tài sản, cứu hộ công trình bị sự cố do lụt, bão gây ra.

- Nâng cấp công trình phòng, chống lụt, bão; hỗ trợ xử lý sự cố đê điều, bờ bao, cống ngăn triều, công trình phòng, chống lụt bão.

- Hỗ trợ tu sửa trường học, bệnh viện, trạm xá và các công trình công cộng khác ở địa phương để khắc phục hậu quả do bão, lụt, thiên tai gây ra.

- Tuần tra, trực ban trong mùa mưa bão, triều cường.

- Phục vụ công tác dự báo, cảnh báo; chỉ đạo, chỉ huy và tuyên truyền, giáo dục về phòng, chống lụt, bão.

- Mua sắm trang thiết bị, phương tiện cần thiết cho công tác phòng, chống lụt, bão, cứu hộ, cứu nạn do lụt, bão, thiên tai gây ra.

2. Trình tự thủ tục đề xuất sử dụng Quỹ Phòng, chống lụt, bão thành phố:

a. Kế hoạch hàng năm:

- Trong tháng 10, các địa phương, đơn vị báo cáo đề xuất danh mục, nội dung cần hỗ trợ (tập huấn, diễn tập, mua sắm trang thiết bị, phương tiện …) từ nguồn Quỹ Phòng, chống lụt, bão thành phố cho năm sau gửi về Văn phòng Ban Chỉ huy Phòng, chống lụt, bão thành phố.

- Văn phòng Ban Chỉ huy Phòng, chống lụt, bão thành phố rà soát, kiểm tra theo nội dung đề xuất của các địa phương, đơn vị.

- Tháng 01 năm sau, Thường trực Ban Chỉ huy Phòng, chống lụt, bão thành phố trình Ủy ban nhân dân thành phố xem xét duyệt chi từ nguồn Quỹ Phòng, chống lụt, bão thành phố hỗ trợ cho các địa phương, đơn vị.

b. Kế hoạch phát sinh (khi xảy ra sự cố về bờ bao, công trình phòng, chống lụt, bão và thiệt hại do thiên tai gây ra):

- Các địa phương, đơn vị báo cáo tình hình thiệt hại do lụt, bão, thiên tai gây ra và đề xuất hỗ trợ thiệt hại.

- Văn phòng Ban Chỉ huy Phòng, chống lụt, bão thành phố tiến hành kiểm tra thực tế nơi xảy ra sự cố, thiệt hại và lập biên bản kiểm tra để xác minh sự việc.

- Thường trực Ban Chỉ huy Phòng, chống lụt, bão thành phố trình Ủy ban nhân dân thành phố xem xét duyệt từ nguồn Quỹ Phòng, chống lụt, bão thành phố hỗ trợ cho các địa phương, đơn vị.

3. Sau khi có văn bản chấp thuận của Ủy ban nhân dân thành phố, Văn phòng Ban Chỉ huy Phòng, chống lụt, bão thành phố lập thủ tục chi tạm ứng cho các địa phương, đơn vị theo đúng nội dung và kinh phí được duyệt.

II. TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, SỬ DỤNG QUỸ PHÒNG, CHỐNG LỤT, BÃO THÀNH PHỐ:

Thủ trưởng các đơn vị, sở – ngành, Ủy ban nhân dân quận – huyện có trách nhiệm quản lý chặt chẽ, sử dụng đúng mục đích, đúng thời gian theo quy định của Ủy ban nhân dân thành phố đối với kinh phí từ nguồn Quỹ Phòng, chống lụt, bão thành phố cấp phát cho đơn vị, địa phương nhằm phát huy hiệu quả sử dụng quỹ trong công tác phòng ngừa, phòng tránh, ứng phó và khắc phục hậu quả lụt, bão, thiên tai và tìm kiếm, cứu nạn.

III. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC VÀ HỒ SƠ THANH QUYẾT TOÁN KINH PHÍ TỪ NGUỒN QUỸ PHÒNG, CHỐNG LỤT, BÃO THÀNH PHỐ:

Đối với trình tự, thủ tục đầu tư xây dựng công trình phòng, chống lụt, bão thực hiện theo Văn bản số 168/PCLB ngày 06 tháng 8 năm 2007 và Văn bản số 187/PCLB ngày 27 tháng 8 năm 2007 của Ban Chỉ huy Phòng, chống lụt, bão thành phố.

Đối với việc mua sắm trang thiết bị từ Quỹ Phòng, chống lụt, bão thành phố phải thực hiện theo quy trình và thủ tục mua sắm trang thiết bị theo quy định hiện hành của Nhà nước.

1. Về thanh quyết toán kinh phí đối với đầu tư công trình phòng, chống lụt, bão:

- Ủy ban nhân dân các quận – huyện chịu trách nhiệm phê duyệt quyết toán công trình phòng, chống lụt, bão sử dụng từ nguồn Quỹ Phòng, chống lụt, bão thành phố.

- Đối với các công trình phòng, chống lụt, bão sử dụng từ nhiều nguồn vốn khác nhau, phải phân rõ các nguồn vốn đã sử dụng cho công trình.

- Hồ sơ quyết toán gồm có:

+ Hồ sơ dự toán, quyết toán, báo cáo kinh tế kỹ thuật kèm theo các Quyết định phê duyệt của Ủy ban nhân dân các quận – huyện;

+ Hợp đồng thi công xây dựng công trình;

+ Biên bản nghiệm thu và hồ sơ hoàn công;

+ Hóa đơn giá trị gia tăng của xây lắp;

+ Hóa đơn giá trị gia tăng khác (trong trường hợp thuê tư vấn, thiết kế dự toán, kinh tế kỹ thuật, giám sát);

+ Quyết định phê duyệt thiết kế dự toán;

+ Quyết định phê duyệt giá chỉ định thầu;

+ Quyết định phân công ban giám sát;

+ Chứng từ có liên quan khác.

2. Về thanh quyết toán kinh phí mua sắm phương tiện, trang thiết bị phòng, chống lụt, bão, tìm kiếm, cứu nạn:

Hồ sơ thanh quyết toán phải đầy đủ chứng từ, hóa đơn theo quy định và quyết định phê duyệt mua sắm phương tiện, trang thiết bị hoặc báo cáo kết quả sử dụng kinh phí đã mua sắm trang thiết bị của Ủy ban nhân dân quận – huyện hoặc thủ trưởng đơn vị, sở - ngành.

Thủ tục mua sắm phương tiện, trang thiết bị phòng, chống lụt, bão, tìm kiếm cứu nạn thực hiện theo quy định hiện hành của Luật Đấu thầu.

3. Về thanh quyết toán kinh phí được hỗ trợ đột xuất để khắc phục sự cố công trình, hỗ trợ thiệt hại do thiên tai gây ra, hồ sơ gồm có:

- Dự toán được phê duyệt;

- Báo cáo kết quả thực hiện;

- Chứng từ, hóa đơn có liên quan;

- Danh sách chi cho lực lượng tham gia có ký nhận (kèm theo kế hoạch thực hiện);

- Đối với kinh phí khắc phục sự cố công trình phải được phục hồi hồ sơ hoàn công theo quy định tại Nghị định số 71/2005/NĐ-CP ngày 06 tháng 6 năm 2005 của Chính phủ về quản lý đầu tư xây dựng công trình đặc thù.

4. Về thanh quyết toán kinh phí tập huấn, diễn tập và các khoản chi khác, hồ sơ gồm có:

- Dự toán được phê duyệt;

- Báo cáo kết quả thực hiện;

- Chứng từ, hóa đơn có liên quan;

- Danh sách chi cho lực lượng tham gia có ký nhận (kèm theo kế hoạch thực hiện).

5. Thời hạn thanh quyết toán kinh phí:

Theo Điều 31 Pháp lệnh Phòng, chống lụt, bão năm 1993, đã được sửa đổi, bổ sung năm 2000, các địa phương, đơn vị phải triển khai thực hiện các hạng mục được đầu tư từ Quỹ Phòng, chống lụt, bão thành phố để hoàn thành thanh quyết toán ngay trong năm được cấp kinh phí; trường hợp kinh phí được duyệt trong quý IV được thanh quyết toán trong thời gian chỉnh lý vào quý I năm sau:

6. Hồ sơ thanh quyết toán gửi về Văn phòng Ban Chỉ huy Phòng, chống lụt, bão thành phố (chi cục Thủy lợi và Phòng, chống lụt, bão), địa chỉ: 176 Hai Bà Trưng, phường Đa Kao, quận 1, điện thoại: (08) 8.233.811 hoặc 8.297.598.

IV. TRÁCH NHIỆM KIỂM TRA ĐỊNH KỲ:

Hàng năm, Văn phòng Ban Chỉ huy Phòng, chống lụt, bão thành phố kiểm tra định kỳ đối với các công trình phòng, chống lụt, bão (đặc biệt là trong giai đoạn triển khai thi công) và các phương tiện, trang thiết bị đã được mua sắm.