Kính gửi: Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Tổng cục.

Thực hiện công văn số 3076/BTC-VP ngày 11/3/2013 của Bộ Tài chính về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2013; để công tác văn thư, lưu trữ trong các đơn vị trực thuộc ngày càng hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình mới, Tổng cục Dự trữ Nhà nước yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị tập trung chỉ đạo thực hiện các hoạt động chủ yếu như sau:

1. Tăng cường tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII thông qua ngày 11/11/2011 và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

2. Tăng cường bổ sung biên chế đáp ứng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho công tác văn thư, lưu trữ trong đơn vị nhằm xây dựng đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ đủ năng lực thực hiện nhiệm vụ được giao. Tạo điều kiện cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ do Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố chiêu sinh cũng như các khóa đào tạo do các Trường có chức năng đào tạo nghiệp vụ tổ chức tại địa phương hoặc tại đơn vị để cập nhật kiến thức về soạn thảo văn bản, về lập hồ sơ tài liệu,…cho cán bộ công chức nhằm phục vụ tốt hơn công tác chuyên môn.

3. Rà soát để sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ và công tác bảo mật cho phù hợp với các quy định của Luật Lưu trữ và các quy định pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ. Những nội dung cơ bản cần lưu ý điều chỉnh cho phù hợp với Luật Lưu trữ là: Trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ (Điều 6 và Điều 38); Quyền và nghĩa vụ của người làm lưu trữ (Điều 7); Thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp (Điều 21).

4. Tiếp tục duy trì, tăng cường các hình thức kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, bảo mật tại các đơn vị.

- Theo kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2013, Bộ Tài chính dự kiến kiểm tra Cục DTNN KV Hà Bắc (quý III/2013) và Cục DTNN KV Nam Tây Nguyên (quý IV/2013). Tổng cục yêu cầu Thủ trưởng 02 đơn vị được kiểm tra chỉ đạo các đơn vị liên quan chuẩn bị các điều kiện cần thiết để phục vụ Đoàn kiểm tra của Bộ Tài chính theo kế hoạch trên.

- Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục sẽ thông báo để các đơn vị biết, triển khai sau khi Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt.

5. Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật, của Bộ Tài chính và của Tổng cục Dự trữ Nhà nước về văn thư, lưu trữ.

a) Công tác soạn thảo và ban hành văn bản: Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện việc soạn thảo, ban hành văn bản nhằm đảm bảo tất cả các văn bản được ban hành đúng quy định về thẩm quyền, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Quyết định số 1313/QĐ-BTC ngày 28/5/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy chế công tác văn thư và Quyết định số 772/QĐ-TCDT ngày 26/12/2012 của Tổng cục trưởng Tổng cục Dự trữ Nhà nước ban hành Quy chế công tác văn thư của Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

b) Công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ: Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ công việc, nộp lưu hồ sơ, tài liệu đến hạn vào lưu trữ cơ quan phải tuân thủ nghiêm các quy định pháp luật hiện hành (Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quyết định số 1939/QĐ-BTC ngày 12/8/2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về công tác lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ).

c) Quản lý và sử dụng con dấu: Việc quản lý và sử dụng con dấu phải đảm bảo chặt chẽ, an toàn, thuận lợi, đúng các quy định hiện hành của Nhà nước và của Bộ Tài chính (Điều 15 Quyết định số 1313/QĐ-BTC ngày 28/5/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Điều 25 Quyết định số 772/QĐ-TCDT ngày 26/12/2012 của Tổng cục trưởng Tổng cục Dự trữ Nhà nước).

d) Công tác thu thập, tổ chức chỉnh lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ: Thực hiện các Điều tại Chương II của Luật Lưu trữ, Thủ trưởng các đơn vị chỉ đạo triển khai các nhiệm vụ trọng tâm như:

- Tổ chức thu thập và định kỳ giao nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn vào lưu trữ đơn vị.

- Thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ nhằm giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu còn tồn đọng, chưa được chỉnh lý. Việc thực hiện các hợp đồng chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải tuân thủ các quy định của Nhà nước và của Bộ (Quyết định số 4027/QĐ-BTC ngày 06/12/2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy chế chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ). Trong khi Bộ chưa ban hành văn bản thay thế, căn cứ pháp lý để xác định giá trị tài liệu của ngành Tài chính là Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ban hành kèm theo Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

đ) Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Căn cứ các Điều tại Chương III, Chương IV của Luật Lưu trữ, Thủ trưởng các đơn vị chỉ đạo triển khai các nội dung sau:

- Xây dựng mới hoặc sửa đổi, bổ sung Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị theo quy định của Luật Lưu trữ và phù hợp với đặc thù hoạt động của đơn vị.

- Xây dựng kế hoạch thực hiện đa dạng hóa các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ (được quy định tại Điều 32 Luật Lưu trữ) nhằm tăng cường và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

- Bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích và các phương tiện thiết yếu để bảo quản an toàn tài liệu; thực hiện chế độ vệ sinh định kỳ kho tàng, giá tủ, tài liệu.

e) Công tác tổ chức sử dụng tài liệu: Đảm bảo tổ chức phục vụ tốt việc khai thác tài liệu cho các đối tượng độc giả đến khai thác trong tất cả các ngày làm việc theo Nội quy quy định của cơ quan. Trong đó, chú ý:

- Bố trí phòng đọc đủ điều kiện cho độc giả có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.

- Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các công cụ tra cứu thiết yếu như mục lục hồ sơ, mục lục văn bản, cơ sở dữ liệu quản lý, tra tìm tài liệu và sổ sách quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả.

- Rà soát, lập danh mục tài liệu lưu trữ có đóng dấu chỉ các mức độ mật và tài liệu lưu trữ thuộc diện hạn chế sử dụng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt để có chế độ quản lý và phục vụ khai thác phù hợp, hiệu quả và đúng luật.

- Chủ động công bố giới thiệu tài liệu lưu trữ dưới các hình thức như: Thông báo, xuất bản sách, viết bài giới thiệu, trưng bày triển lãm…nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

f) Công tác bảo mật: Để tăng cường công tác bảo vệ bí mật nhà nước, Tổng cục yêu cầu các đơn vị triển khai những công việc sau:

- Thực hiện phổ biến, quán triệt tới cán bộ, công chức nội dung Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước, Kế hoạch triển khai Chỉ thị số 05/CT-TTg ngày 21/02/2012 của Thủ tướng Chính phủ về nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác bảo vệ bí mật nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 1973/QĐ-BTC ngày 07/8/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Quy định về việc đảm bảo an toàn thông tin trên môi trường máy tính và mạng máy tính ban hành kèm theo Quyết định số 2615/QĐ-BTC ngày 19/10/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn khác.

- Căn cứ vào Danh mục bí mật Nhà nước của ngành Tài chính khẩn trương xây dựng văn bản quy định độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) đối với từng loại tài liệu của đơn vị mình theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ.

- Bố trí cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm công tác bảo vệ bí mật nhà nước; tổ chức cho cán bộ làm công tác liên quan trực tiếp đến công tác bảo mật làm cam kết bằng văn bản không tiết lộ bí mật mà mình nắm giữ.

- Quản lý chặt chẽ và có quy trình tiếp nhận, soạn thảo, lưu hành, in, sao, quản lý và lưu trữ đối với văn bản, tài liệu và vật mang bí mật nhà nước.

- Quản lý và sử dụng con dấu, sổ sách, phong bì, phần mềm để phục vụ việc giao, nhận, gửi, vận chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đi và đến. Thực hiện quy định về thẩm quyền quyết định việc sao, chụp tài liệu, văn bản mật.

- Định kỳ hàng năm tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ và công tác bảo vệ bí mật nhà nước, không chỉ cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ mà là tất cả cán bộ chuyên viên và lãnh đạo nhằm trang bị kiến thức cần thiết và đặc biệt là thay đổi nhận thức cho cán bộ về công tác bảo mật.

6. Một số nhiệm vụ cụ thể khác

- Từng bước hiện đại hóa công tác văn thư lưu trữ: Xây dựng, hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

- Thực hiện nghiêm túc, có chất lượng chế độ báo cáo định kỳ và báo cáo chuyên đề khi được cấp có thẩm quyền yêu cầu.

- Thực hiện đầy đủ chế độ trang bị bảo hộ lao động cho cán bộ làm công tác lưu trữ.

- Tổ chức ngày Lưu trữ Việt Nam (ngày 03 tháng 01 hàng năm) trang trọng, tiết kiệm nhằm động viên tinh thần của cán bộ văn thư, lưu trữ của đơn vị.

Yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị quán triệt thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo theo đúng phương hướng, nhiệm vụ đã đề ra./.