Vừa qua Viện kiểm sát nhân dân tối cao nhận được công văn số 2569/TC-HCSN ngày 27-6-2000 của Bộ tài chính và công văn số 287/LTNN-KH ngày 3-7-2000 của Cục lưu trữ Nhà nước về việc bố trí kinh phí cho các kho lưu trữ và đầu tư xây dựng, cải tạo kho hồ sơ lưu trữ. Sau khi trao đổi thống nhất với Vụ tài vụ-XDCB (Vụ 11) Viện kiểm sát nhân dân tối cao, chúng tôi đề nghị các đồng chí Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quan tâm chỉ đạo, thực hiện theo tinh thần nội dung của hai văn bản nói trên, cụ thể như sau:

1- Về sử dụng kinh phí cho kho hồ sơ:

+ Đối với các Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố khi cải tạo và xây dựng trụ sở làm việc mới trong những năm gần đây, trong thiết kế Vụ tài vụ-XDCB đã bố trí phòng kho lưu trữ trong tổng diện tích chung của trụ sở cơ quan. Sau khi đưa vào sử dụng, nhìn chung các đơn vị đã sử dụng đúng mục đích như thiết kết của Vụ tài vụ-XDCB. Song có một số đơn vị lại lấy diện tích phòng kho lưu trữ bố trí vào mục đích khác, không đúng với ý đồ thiết kế ban đầu của Vụ tài vụ-XDCB Viện kiểm sát nhân dân tối cao. Trường hợp này, chúng tôi đề nghị các đơn vị nghiên cứu xem xét bố trí hợp lý trả lại diện tích phòng kho hồ sơ để bảo quản lưu trữ hồ sơ theo quy định của Nhà nước và của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

+ Đối với các Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố từ trước đến nay chưa có kho hồ sơ hoặc kho tạm (nhà cấp 4) và không đủ diện tích như quy định tại điểm a, mục 9 trong Bản hưởng dẫn lập dự án và kế họch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ (Ban hành kèm theo công văn số 287/LTNN-KH ngày 3-7-2000 của Cục lưu trữ Nhà nước). Đề nghị các đơn vị lấy kinh phí do Viện kiểm sát nhân dân tối cao đã thông báo hàng năm tự đầu tư cải tạo, nâng cấp hoặc xây dựng kho lưu trữ mới. Việc lập dự án xây dựng, cải tạo kho lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phải tuân theo các quy định quản lý xây dựng của Nhà nước và của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

2- Việc bố trí kinh phí cho công tác lưu trữ:

Nhìn chung một số lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố đã quan tâm chỉ đạo Văn phòng trích kinh phí đầu tư thoả đáng cho việc mua sắm trang thiết bị chuyên dùng cho lưu trữ (giá, cặp hộp, máy photocopy, vi tính.v.v....), kinh phí mua tài liệu, sưu tầm, thu thập tài liệu quý hiếm; kinh phí hợp đồng chỉ lý hồ sơ tồn đọng và hàng năm đưa vào lưu trữ. Cụ thể như: Tuyên Quang, Quảng Ninh, Lạng Sơn, Hải Dương, Hà Tây, Nam Định, Nghệ An, Hà Tĩnh, Thừa Thiên Huế, Lâm Đồng, Long An, Đồng Tháp, An Giang, Cà Mau, Kiên Giang, Tiền Giang, Bình Định, thành phố Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh và Viện phúc thẩm 2. Nhưng còn nhiều Viện kiểm sát tỉnh, thành phố chưa thật sự quan tâm chỉ đạo Văn phòng đầu tư kinh phí cho công tác lưu trữ, dẫn đến tình trạng hồ sơ tài liệu chất đống, bó gói để từ năm này qua năm khác không được chỉnh lý đưa vào lưu trữ lâu dài; thiếu phương tiện bảo quản làm cho hồ sơ tài liệu ẩm, mốc, mối mọt, chuột cắn, thất lạc mất mắt hồ sơ tài liệu.v.v...

Việc lập dự toán, cấp phát, kế toàn và quyết toán kinh phí cho công tác lưu trữ đề nghị Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành thực hiện theo quy định của Bộ tài chính và hướng dẫn của Viện kiểm sát nhân dân tối cao (Vụ 11).

Để tiếp tục thực hiện tốt công tác lưu trữ theo tinh thần Chỉ thị 726/TTg ngày 4-9-1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới. Đồng thời trên cơ sở các văn bản 2569/TC-HCSN ngày 27-6-2000 của Bộ tài chính và văn bản 287/LTNN-KH ngày 3-7-2000 của Cục lưu trữ Nhà nước, đề nghị Viện kiểm sát nhân dân các tỉnh, thành cần tăng cường đầu tư kinh phí cho các hoạt động nghiệp vụ, chuyên môn, xây dựng cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ và mua sắm trang thiết bị kỹ thuật trong công tác văn thư lưu trữ./.