Kính gửi: Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thực hiện Thông tư số 130/2007/TT-BTC ngày 02/11/2007 sửa đổi, bổ sung một số Điểm của Thông tư số 27/2007/TT-BTC ngày 03/4/2007 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc vốn NSNN; để cải cách, đơn giản hóa thủ tục trong thanh toán vốn đầu tư, Bộ Tài chính hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chứng từ về thanh toán vốn đầu tư như sau:

I. Hủy bỏ chứng từ kế toán

Hủy bỏ các mẫu chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định số 24/2006/QĐ-BTC ngày 06/4/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính như sau:

1- Giấy rút vốn đầu tư kiêm lĩnh tiền mặt (Mẫu C3-01/NS)

2- Giấy rút vốn đầu tư kiêm chuyển Khoản, chuyển tiền điện tử, cấp séc bảo chi (Mẫu C3-02/NS).

II. Bổ sung chứng từ kế toán

1. Bổ sung mẫu chứng từ: Giấy rút vốn đầu tư – mẫu C3-07/NS (Mẫu chứng từ đính kèm công văn này).

2. Nội dung, phương pháp ghi chép và quy trình luân chuyển chứng từ

2.1. Giấy rút vốn đầu tư – mẫu C3-07/NS:

Mục đích

Giấy rút vốn đầu tư là chứng từ kế toán do đơn vị chủ đầu tư hoặc Ban quản lý dự án (gọi chung là chủ đầu tư) lập, gửi đến KBNN để rút vốn đầu tư (bao gồm cả vốn chương trình Mục tiêu có tính chất đầu tư và vốn đầu tư khác); Giấy rút vốn đầu tư được sử dụng để rút vốn đầu tư bằng chuyển Khoản hoặc bằng tiền mặt; là căn cứ để KBNN hạch toán chi ngân sách cho đầu tư phát triển.

Phương pháp và trách nhiệm ghi chép

a- Chủ đầu tư

- Giấy rút vốn đầu tư phải được đánh số liên tục trong kỳ kế toán, ghi rõ ngày, tháng, năm lập giấy, cấp ngân sách và niên độ ngân sách vốn đầu tư.

- Nếu dùng Giấy rút vốn đầu tư để tạm ứng vốn đầu tư, gạch chéo ô “Thanh toán”. Nếu dùng giấy rút vốn đầu tư để rút thanh toán vốn đầu tư, gạch chéo ô “Tạm ứng”.

- Ghi rõ tên dự án, mã dự án, mã địa bàn nơi thực hiện dự án; tên và mã số đơn vị sử dụng ngân sách của chủ đầu tư, tên và mã hiệu chương trình Mục tiêu (nếu có); số tài Khoản và KBNN nơi đơn vị mở tài Khoản;

- Ghi rõ số, ngày của Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; nguồn vốn đầu tư; niên độ kế hoạch vốn đầu tư.

- Nếu rút vốn đầu tư bằng chuyển Khoản, chuyển tiền điện tử, cấp séc bảo chi thì ghi rõ tên, địa chỉ, số tài Khoản và nơi mở tài Khoản của đơn vị thụ hưởng, bỏ trống dòng họ tên người lĩnh tiền, số chứng minh nhân dân, nơi cấp, ngày cấp.

- Nếu dùng giấy rút vốn đầu tư để thanh toán bằng tiền mặt thì ghi rõ tên đơn vị nhận tiền, họ tên người lĩnh tiền, số chứng minh nhân dân, nơi cấp, ngày cấp, bỏ trống dòng số tài Khoản và nơi mở tài Khoản của đơn vị thụ hưởng.

- Phần liệt kê các Khoản rút vốn đầu tư ghi chi tiết theo nội dung, theo Mục lục ngân sách và số tiền; mỗi Khoản ghi vào một dòng.

- Tổng số tiền đề nghị rút vốn đầu tư được ghi bằng số và bằng chữ.

b- Kho bạc Nhà nước

- Bộ phận thanh toán vốn đầu tư sau khi kiểm soát hồ sơ rút vốn đầu tư, ký xác nhận và chuyển cho bộ phận kế toán.

- Bộ phận kế toán định Khoản nghiệp vụ vào ô “Phần do KBNN ghi”.

Lưu ý: Kế toán căn cứ ô tạm ứng/ thanh toán và dòng “kế hoạch năm…” để định Khoản. Riêng trường hợp chủ đầu tư rút vốn thanh toán khối lượng hoàn thành thuộc nguồn vốn ứng trước thì kế toán vẫn hạch toán chi tạm ứng.

- Kế toán, kế toán trưởng và giám đốc KBNN ký đầy đủ theo các chức danh qui định trên chứng từ.

- Nếu rút vốn đầu tư bằng tiền mặt, thủ quỹ ghi ngày, tháng, năm vào dòng “KBNN ghi sổ và trả tiền ngày...”, ký, đóng dấu “ĐÃ CHI TIỀN” và chi trả cho chủ đầu tư. Nếu rút vốn đầu tư bằng chuyển Khoản, chuyển tiền điện tử, cấp séc bảo chi thì bỏ trống chức danh thủ quỹ.

Luân chuyển chứng từ:

a/ Rút vốn đầu tư bằng tiền mặt:

- Chủ đầu tư lập 03 liên Giấy rút vốn đầu tư gửi KBNN.

- Kế toán sử dụng 01 liên làm chứng từ hạch toán và lưu, 02 liên gửi bộ phận thanh toán vốn đầu tư, kế hoạch tổng hợp (bộ phận thanh toán vốn đầu tư, kế hoạch tổng hợp sử dụng 01 liên để theo dõi, 01 liên trả lại chủ đầu tư).

b/ Rút vốn đầu tư bằng chuyển Khoản, chuyển tiền điện tử.

 - Trường hợp đơn vị thụ hưởng có tài Khoản tại KBNN nơi đơn vị chủ đầu tư mở tài Khoản:

+ Chủ đầu tư lập 04 liên Giấy rút vốn đầu tư gửi KBNN.

+ Kế toán sử dụng 01 liên để hạch toán và lưu, 01 liên báo Có cho đơn vị thụ hưởng, 02 liên gửi bộ phận thanh toán vốn đầu tư, kế hoạch tổng hợp (bộ phận thanh toán vốn đầu tư, kế hoạch tổng hợp sử dụng 01 liên để theo dõi, 01 liên trả lại chủ đầu tư).

 - Trường hợp đơn vị thụ hưởng có tài Khoản tại KBNN khác:

+ Chủ đầu tư lập 03 liên Giấy rút vốn đầu tư gửi KBNN.

+ Kế toán sử dụng 01 liên để hạch toán và lưu, 02 liên gửi bộ phận thanh toán vốn đầu tư, kế hoạch tổng hợp (bộ phận thanh toán vốn đầu tư, kế hoạch tổng hợp sử dụng 01 liên để theo dõi, 01 liên trả lại chủ đầu tư).

 - Trường hợp đơn vị thụ hưởng có tài Khoản tại ngân hàng:

+ Chủ đầu tư lập 05 liên Giấy rút vốn đầu tư gửi KBNN.

+ Kế toán sử dụng 01 liên để hạch toán và lưu, 02 liên gửi bộ phận thanh toán vốn đầu tư, kế hoạch tổng hợp (bộ phận thanh toán vốn đầu tư, kế hoạch tổng hợp sử dụng 01 liên để theo dõi, 01 liên trả lại chủ đầu tư), 02 liên còn lại được sử dụng làm chứng từ thanh toán hoặc hủy bỏ (tùy theo phương thức thanh toán).

c/ Rút vốn đầu tư bằng cấp séc bảo chi:

- Chủ đầu tư lập 03 liên Giấy rút vốn đầu tư gửi KBNN.

- Kế toán sử dụng 01 liên để hạch toán và lưu, 02 liên gửi bộ phận thanh toán vốn đầu tư, kế hoạch tổng hợp (bộ phận thanh toán vốn đầu tư, kế hoạch tổng hợp sử dụng 01 liên để theo dõi, 01 liên trả lại chủ đầu tư) để theo dõi.

III. Sửa đổi chứng từ

1. Sửa đổi mẫu chứng từ và phạm vi sử dụng

1.1. Sửa đổi và thay thế mẫu “Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư” (Mẫu B01/KB) ban hành theo Quyết định số 298/QĐ-KBNN ngày 18/5/2007 thành mẫu mới (Mẫu B01/KB) đính kèm.

1.2. Phạm vi sử dụng:

Mẫu “Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư” mới (Mẫu B01/KB) do chủ đầu tư lập, đề nghị Kho bạc Nhà nước (nơi chủ đầu tư mở tài Khoản) tạm ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành thuộc các nguồn vốn đầu tư do hệ thống KBNN quản lý (vốn XDCB tập trung, vốn chương trình Mục tiêu, vốn trái phiếu Chính phủ, CK viện trợ, v,v...).

Số lượng Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư: Đối với các dự án đầu tư sử dụng vốn trong nước lập 03 liên (KBNN 01 liên; chủ đầu tư 01 liên; đơn vị thụ hưởng 01 liên); Đối với các dự án sử dụng vốn ngoài nước lập 05 liên hoặc 06 liên tuỳ theo phân cấp quản lý của dự án (ngoài những liên lưu ở các đơn vị như trên, còn gửi Ngân hàng phục vụ 01 liên; Vụ Tài chính đối ngoại Bộ Tài chính 01 liên; Ban QLDA cấp trên 01 liên nếu có).

Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư được lập một lần cho một Khoản tạm ứng hoặc thanh toán khối lượng hoàn thành. Riêng đối với các dự án sử dụng vốn ngoài nước, do việc kiểm soát, xác nhận đề nghị tạm ứng, thanh toán phải tuân theo tỷ lệ tài trợ nên có thể được lập một lần nhưng được sử dụng để tạm ứng, thanh toán phần vốn trong nước nhiều lần. Khi rút vốn từ lần thứ 2 trở đi, chủ đầu tư chỉ phải lập Giấy rút vốn đầu tư để tạm ứng, thanh toán số vốn do Kho bạc Nhà nước chấp nhận tạm ứng, thanh toán trên Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư nhưng chưa tạm ứng, thanh toán hết ở lần trước.

Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư được lập theo mẫu in sẵn hoặc lập trên máy vi tính, nhưng phải đúng mẫu quy định. Chủ đầu tư, Kho bạc Nhà nước phải ký tên đầy đủ trên từng liên chứng từ, không viết, ký bằng mực đỏ, bút chì hoặc ký lồng giấy than; chứng từ không được tẩy xoá; chữ ký và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký tại Kho bạc Nhà nước.

2. Phương pháp lập :

2.1. Đối với phần ghi của chủ đầu tư

- Chủ đầu tư: Ghi đúng tên chủ đầu tư hoặc Ban quản lý dự án được quy định trong quyết định thành lập và tại Giấy đăng ký mở tài Khoản, mẫu dấu, chữ ký của chủ đầu tư tại Kho bạc Nhà nước nơi mở tài Khoản;

- Số: Ghi theo số chứng từ của chủ đầu tư;

- Kính gửi: Ghi tên Kho bạc Nhà nước nơi chủ đầu tư mở tài Khoản;

- Dòng Tên dự án, công trình: Ghi tên dự án, công trình theo đúng tên trong quyết định đầu tư được duyệt hoặc tên theo thông báo kế hoạch vốn đầu tư năm (đối với dự án quy hoạch, chuẩn bị đầu tư);

- Dòng Chủ đầu tư/Ban QLDA : Ghi rõ tên chủ đầu tư hoặc Ban QLDA đã đăng ký mở tài Khoản với cơ quan Kho bạc. Ghi rõ mã đơn vị SDNS.

- Dòng Số tài Khoản chủ đầu tư: Ghi số hiệu tài Khoản tạm ứng (trường hợp tạm ứng), số hiệu tài Khoản thanh toán (trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành) của dự án mở tại Kho bạc Nhà nước (đối với vốn trong nước) hoặc ngân hàng phục vụ (đối với vốn ngoài nước);

- Dòng Căn cứ hợp đồng: Ghi số hiệu hợp đồng; ngày, tháng, năm ký kết hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu của công trình , hạng Mục, … đề nghị tạm ứng, thanh toán;

- Dòng Căn cứ bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành: Ghi số hiệu và ngày, tháng, năm lập bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành của chủ đầu tư. Nếu tạm ứng vốn thì để trống chỉ tiêu này.

- Dòng Luỹ kế giá trị khối lượng nghiệm thu của các hạng Mục đề nghị thanh toán: Ghi luỹ kế giá trị khối lượng hoàn thành từ khởi công đến kỳ này (Trường hợp thanh toán theo hợp đồng thì ghi theo chỉ tiêu trên Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng, khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng ; Trường hợp thanh toán không theo hợp đồng thì ghi theo số đề nghị thanh toán) của các hạng Mục đề nghị thanh toán;

- Dòng Số dư tạm ứng của hạng Mục đề nghị thanh toán: Ghi tổng số vốn đã tạm ứng cho hạng Mục tính đến cuối kỳ trước chưa được thu hồi.

Trường hợp tạm ứng thì gạch chéo vào ô Thanh toán ; trường hợp thanh toán thì gạch chéo vào ô Tạm ứng ;

Thuộc nguồn vốn: Ghi rõ nguồn vốn mà chủ đầu tư đề nghị thanh toán (phù hợp với nguồn vốn được thông báo kế hoạch năm, như nguồn vốn XDCB tập trung, chương trình Mục tiêu, v,v....).

Kế hoạch vốn: Ghi rõ số vốn đề nghị thanh toán thuộc kế hoạch năm nào (KH vốn cấp phát hay vốn ứng)

- Các cột trong bảng :

+ Cột nội dung : Ghi tên công việc, hạng Mục hoặc gói thầu hoặc hợp đồng đề nghị thanh toán kỳ này. Trường hợp đề nghị thanh toán cho nhiều hạng Mục, gói thầu hoặc hợp đồng của cùng một nhà thầu thì ghi theo từng hạng Mục hoặc từng gói thầu hoặc từng hợp đồng.

Dòng ''Cộng'' : Ghi tổng cộng theo từng cột tương ứng.

+ Cột dự toán duyệt hoặc giá trị trúng thầu hoặc giá trị hợp đồng: Ghi giá trị dự toán được duyệt đối với dự án, công trình, hạng Mục công trình, gói thầu không tổ chức đấu thầu; ghi giá trị trúng thầu được duyệt đối với dự án, công trình, hạng Mục công trình, gói thầu thực hiện đấu thầu; ghi giá trị hợp đồng đối với các công việc không lập dự toán chi tiết, không tổ chức đấu thầu. Trường hợp không tổ chức đấu thầu hoặc đấu thầu mà giá trị hợp đồng nhỏ hơn giá trị dự toán được duyệt hoặc giá trị trúng thầu được duyệt thi ghi theo giá trị hợp đồng.

+ Cột luỹ kế số vốn đã thanh toán từ khởi công đến cuối kỳ trước (gồm cả tạm ứng) gồm 2 cột vốn TN (vốn trong nước) và cột vốn NN (vốn ngoài nước): Ghi luỹ kế số vốn trong nước, vốn ngoài nước đã thanh toán cho dự án, công trình, hạng Mục công trình, gói thầu hoặc hợp đồng từ khởi công đến cuối kỳ trước (bao gồm cả vốn tạm ứng chưa thu hồi và vốn thanh toán khối lượng hoàn thành). Trường hợp tạm ứng lần đầu cho dự án, công trình, hạng Mục công trình, gói thầu hoặc hợp đồng thì các cột này để trống.

+ Cột số đề nghị tạm ứng, thanh toán KLHT (khối lượng hoàn thành) kỳ này (gồm cả thu hồi tạm ứng) gồm 2 cột vốn TN (vốn trong nước) và cột vốn NN (vốn ngoài nước): Ghi số đề nghị tạm ứng hoặc thanh toán khối lượng hoàn thành kỳ này (bao gồm cả số thu hồi tạm ứng) theo vốn trong nước, vốn ngoài nước của dự án, công trình, hạng Mục công trình, gói thầu hoặc hợp đồng đề nghị tạm ứng hoặc thanh toán kỳ này.

Trường hợp có nhiều nội dung chi, không thể ghi hết trong Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư thì chủ đầu tư có thể lập bảng kê chi tiết kèm theo (bao gồm các chỉ tiêu (các cột) như Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư).

- Dòng Số tiền đề nghị tạm ứng, thanh toán (bằng số và bằng chữ): Ghi tổng số tiền (gồm cả vốn trong nước và vốn ngoài nước) đề nghị tạm ứng hoặc thanh toán bằng số và bằng chữ, phải tương ứng với tổng số đề nghị tạm ứng hoặc thanh toán khối lượng hoàn thành kỳ này (bao gồm cả số thu hồi tạm ứng) của vốn trong nước, vốn ngoài nước của các cột trong bảng.

Trong đó :

+ Số thu hồi tạm ứng (bằng số): Ghi số vốn thu hồi tạm ứng bằng số theo vốn trong nước, vốn ngoài nước của từng dòng tương ứng. Trường hợp tạm ứng thì các dòng này để trống.

+ Chuyển tiền bảo hành (bằng số) : Ghi số tiền bảo hành công trình .

+ Dòng để trống : Để ghi các trường hợp phát sinh, như trường hợp cơ quan Kho bạc nhận thu thuế hộ, v,v….

+ Số trả đơn vị thụ hưởng (bằng số): Ghi số vốn tạm ứng hoặc thanh toán khối lượng hoàn thành sau khi đã trừ đi các Khoản tiền trên để trả cho đơn vị thụ hưởng theo vốn trong nước, vốn ngoài nước của từng dòng tương ứng.

- Dòng Tên đơn vị thụ hưởng: Ghi tên đơn vị thụ hưởng theo hợp đồng đã ký giữa chủ đầu tư và đơn vị nhận thầu (trường hợp theo hợp đồng) hoặc theo đề nghị của chủ đầu tư, Ban QLDA (trường hợp thanh toán không qua hợp đồng).

- Dòng Số tài Khoản đơn vị thụ hưởng…… Tại… : Ghi số hiệu tài Khoản của đơn vị thụ hưởng và địa chỉ tại ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc Kho bạc Nhà nước theo hợp đồng đã ký giữa chủ đầu tư và đơn vị nhận thầu.

Trường hợp có nhiều đơn vị thụ hưởng thì bổ sung thêm dòng để phản ánh theo các chỉ tiêu như trên (tên đơn vị, số tài Khoản, nơi mở tài Khoản, số tiền)

Trường hợp tạm ứng, thanh toán chi phí quản lý dự án hoặc chi phí do chủ đầu tư tự thực hiện thì tên và tài Khoản đơn vị thụ hưởng ghi tên, tài Khoản của chủ đầu tư hoặc đơn vị được chủ đầu tư giao nhiệm vụ hoặc ký hợp đồng nội bộ.

- Ghi ngày tháng năm lập chứng từ, ký và ghi rõ họ tên đầy đủ theo từng chức danh và theo từng liên, sau đó đóng dấu của chủ đầu tư.

Trường hợp số vốn đề nghị thanh toán kỳ này bao gồm nhiều loại tiền theo hợp đồng (VND, ngoại tệ), chủ đầu tư ghi đủ số tiền đề nghị thanh toán theo từng loại tiền được quy định trong hợp đồng giữa chủ đầu tư và đơn vị nhận thầu vào các cột và dòng tương ứng phần do chủ đầu tư lập.

2.2. Đối với phần ghi của Kho bạc Nhà nước :

- Ngày nhận Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư: Ghi ngày bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả nhận Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư.

Trường hợp tạm ứng thì gạch chéo vào ô Thanh toán; trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành thì gạch chéo vào ô Tạm ứng.

- Dòng số vốn chấp nhận: Ghi số vốn tạm ứng hoặc thanh toán khối lượng hoàn thành được Kho bạc Nhà nước chấp nhận thanh toán trên cơ sở số vốn tạm ứng hoặc thanh toán khối lượng hoàn thành do chủ đầu tư đề nghị. Chia theo từng nguồn vốn trong nước, ngoài nước và phân tích theo từng Mục, tiểu Mục tương ứng với các cột (tuỳ theo tính chất nguồn vốn đầu tư mà ghi các Mục, tiểu Mục tương ứng, như Mục 147, 148, 149, 150, 118, 145, v,v....).

Trường hợp số vốn chấp nhận tạm ứng hoặc thanh toán khối lượng hoàn thành gồm nhiều Mục, tiểu Mục thì được ghi từng Mục, tiểu Mục theo các cột tương ứng.

Trường hợp số vốn chấp nhận trong nước, ngoài nước bằng nhiều loại tiền khác nhau (theo quy định của hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu) thì ghi đầy đủ từng loại tiền vào các cột tương ứng.

Trong đó:

+ Số thu hồi tạm ứng: Ghi tổng số vốn thu hồi tạm ứng (nếu có) và chia ra số vốn thu hồi tạm ứng của năm trước và số vốn thu hồi tạm ứng của kế hoạch năm nay.

Các dòng để trống để ghi số tiền chuyển bảo hành công trình (nếu có) hoặc các nội dung khác nếu có phát sinh;

+ Số trả đơn vị thụ hưởng: Ghi số tiền trả cho đơn vị thụ hưởng bằng số và bằng chữ.

- Số từ chối: Ghi số vốn Kho bạc Nhà nước từ chối tạm ứng hoặc thanh toán khối lượng hoàn thành (chênh lệch giữa số vốn do chủ đầu tư đề nghị và số chấp nhận tạm ứng hoặc thanh toán khối lượng hoàn thành của Kho bạc Nhà nước).

Ghi rõ lý do từ chối tạm ứng hoặc thanh toán.

- Dòng Ghi chú: Ghi các nội dung khác biệt trong quá trình kiểm soát thanh toán của Kho bạc Nhà nước như dự án nhiều nguồn, nhiều cấp ngân sách, công trình đặc thù hoặc các nguồn vốn viện trợ (C-K), nguồn vốn quảng cáo truyền hình…….

- Ghi ngày tháng năm lập chứng từ và ký, ghi rõ họ tên đầy đủ theo từng chức danh và theo từng liên, sau đó đóng dấu Kho bạc Nhà nước.

Trên đây là một số hướng dẫn bổ sung, sửa đổi về chứng từ thanh toán vốn đầu tư và chương trình Mục tiêu có tính chất đầu tư. Thời Điểm thực hiện thống nhất từ 01/01/2008. Các chứng từ do chủ đầu tư lập và gửi đến KBNN trước ngày 01/01/2008 nhưng chưa thanh toán, KBNN vẫn tiếp tục kiểm soát và thanh toán cho đơn vị. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, các đơn vị KBNN kịp thời phản ánh về KBNN để phối hợp giải quyết./.