Trong thời gian qua, cơ quan quản lý thuế các cấp đã phát hiện vướng mắc trong việc thụ lý, xử lý nhiều vụ việc mà nguyên nhân xuất phát từ việc thiếu căn cứ chứng minh người nộp thuế, cán bộ thuế đã nhận được văn bản quyết định hành chính do cơ quan thuế ban hành. Ví dụ: việc không chấp hành quyết định truy thu thuế, cố tình vi phạm thời hiệu giải quyết khiếu nại, tố cáo...

Trường hợp cơ quan thuế gửi văn bản, quyết định hành chính qua đường bưu điện phát sinh tình huống do không sử dụng dịch vụ yêu cầu bưu điện chuyển lại liên báo soát đã có chữ ký của người nhận, thời hạn bưu điện lưu liên quan chỉ trong vòng 6 tháng, đối với dịch vụ chuyển phát nhanh EMS chỉ có thời hiệu khiếu nại 3 tháng nên không có căn cứ chứng minh nếu đối tượng khiếu nại sau thời hạn nêu trên.

Hiện nay Tổng cục Thuế đang nghiên cứu sửa đổi, bổ sung các quy trình nghiệp vụ, văn bản pháp quy liên quan để khắc phục tình trạng nêu trên. Trong thời gian chờ hoàn thiện quy trình, văn bản pháp quy, để đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế; hiệu lực, hiệu quả của các văn bản quyết định hành chính do cơ quan Thuế ban hành, Tổng cục Thuế hướng dẫn cơ quan Thuế các cấp thực hiện thống nhất trong việc giao nhận văn bản, quyết định hành chính tới người nộp thuế đối với các văn bản dưới đây:

1. Quyết định xử lý kết quả sau thanh tra, kiểm tra thuế;

2. Kết luận thanh tra thuế;

3. Quyết định giải quyết khiếu nại tố cáo;

Yêu cầu giao nhận các văn bản, quyết định nêu trên như sau:

a. Trường hợp người nộp thuế gần cơ quan Thuế, có thể thực hiện giao nhận trực tiếp, cơ quan Thuế mời người nộp thuế tới trụ sở cơ quan Thuế hoặc mang trực tiếp văn bản, quyết định tới nơi ở, nơi làm việc của người nộp thuế để giao nhận trực tiếp.

- Cơ quan Thuế khi giao các văn bản, quyết định hành chính cho người nộp thuế phải có giấy xác nhận, giấy xác nhận phải ghi rõ các nội dung sau (các đơn vị có thể tham khảo mẫu giấy xác nhận đính kèm):

- Địa điểm, ngày giờ giao nhận văn bản, quyết định

+ Tên loại văn bản được bàn giao, số ký hiệu, ngày tháng năm, cơ quan ban hành, trích yếu nội dung.

+ Về phía bên giao: phải ghi đầy đủ họ tên, chữ ký đại diện cơ quan thuế giao văn bản.

+ Về phía bên nhận: phải ghi đầy đủ họ tên, chữ ký của người nhận hoặc của người được uỷ quyền, đóng dấu (nếu là cơ quan/tổ chức), trường hợp không nhận cần ghi rõ lý do.

- Trường hợp người nộp thuế không nhận văn bản/quyết định, đồng thời không xác nhận việc cơ quan thuế đã thực hiện giao nhận văn bản/quyết định thì cơ quan thuế phối hợp với chính quyền địa phương thực hiện việc giao nhận văn bản/quyết định. Nếu người nộp thuế tiếp tục không nhận văn bản/quyết định thì cơ quan thuế cùng với chính quyền địa phương xác nhận việc này, làm căn cứ xử lý tiếp vụ việc.

- Trường hợp cơ quan thuế mời người nộp thuế đến cơ quan thuế nhận văn bản thì thông báo cho người nộp thuế khi đến cơ quan thuế phải mang theo chứng minh nhân dân, giấy giới thiệu (nếu là cơ quan/tổ chức), giấy uỷ quyền (nếu là người được uỷ quyền). Cơ quan thuế phải lưu giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền (nếu có) cùng giấy xác nhận vào hồ sơ xử lý thuế.

- Trường hợp văn bản do Tổng cục Thuế ban hành, gửi qua Cục Thuế, Cục Thuế có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc giao nhận văn bản tới người nộp thuế.

- Trường hợp việc giao nhận văn bản, quyết định hành chính có tình huống phức tạp hoặc liên quan đến nhiều tổ chức, cá nhân ở các địa phương khác nhau, cơ quan thuế ban hành văn bản, quyết định hành chính thuộc địa phương khác có đề nghị thì Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có nhiệm vụ tổ chức hỗ trợ thực hiện việc giao nhận thay cho cơ quan thuế ban hành văn bản, quyết định hành chính để đảm bảo việc giao nhận văn bản, quyết định hành chính đến được tổ chức, cá nhân liên quan.

- Cơ quan ban hành văn bản, đơn vị soạn thảo văn bản có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc quá trình giao nhận và thực hiện văn bản, quyết định đã ban hành.

- Cơ quan thuế có trách nhiệm bàn giao văn bản phải thực hiện việc bàn giao trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày ban hành hoặc từ ngày tiếp nhận văn bản do cơ quan ban hành văn bản chuyển đến.

- Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày có xác nhận giao nhận văn bản (biên bản), cơ quan thuế phải sao lưu và chuyển bản gốc giấy xác nhận kèm theo giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền (nếu có) về cơ quan thuế ban hành văn bản để lưu cùng hồ sơ.

b. Trường hợp người nộp thuế ở xa cơ quan thuế, không thực hiện được việc giao nhận trực tiếp, cơ quan thuế sử dụng dịch vụ gửi qua đường thư bảo đảm (EMS) và yêu cầu bưu điện có hồi báo kết quả về cơ quan thuế (liên báo soát có chữ ký của người nhận).

Bộ phận văn thư nhận hồi báo sao 01 bản lưu và chuyển bản gốc về cơ quan Thuế ban hành văn bản để lưu cùng hồ sơ.

Trường hợp gửi qua đường thư bảo đảm mà người nộp thuế vẫn chưa nhận được văn bản (không ký nhận, vắng mặt ...) thì thực hiện việc giao nhận trực tiếp như đã nêu tại điểm a công văn này.

Tổng cục Thuế giao thủ trưởng cơ quan Thuế các cấp tổ chức thực hiện các nội dung trên. Cục Thuế chỉ đạo các phòng liên quan, các Chi cục Thuế và bộ phận hành chính văn thư các cấp triển khai thực hiện.

Định kỳ hàng tháng, bộ phận hành chính văn thư báo cáo Thủ trưởng cơ quan Thuế ban hành văn bản kết quả giao nhận các văn bản, quyết định hành chính nêu trên tới người nộp thuế làm căn cứ chỉ đạo xử lý.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc phát sinh, đề nghị báo cáo Tổng cục Thuế để kịp thời giải quyết./.

GIẤY XÁC NHẬN

Giao văn bản/quyết định ....................... (1)

1. Chúng tôi đại diện cơ quan quản lý thuế, gồm:

Ông (bà): ........................................................................................(2) ..............................

Chức vụ/đơn vị công tác: ............................................................... (3) ..............................

2. Chúng tôi đại diện bên nhận văn bản/quyết định gồm:

Ông (bà): .....................(2)............, sinh năm............. cư ngụ tại:......................................

Số CMTND:......................................., cấp ngày ................ tại .........................................

Giấy giới thiệu số: ................................., ngày....tháng.......năm........................................

Chức vụ/đơn vị công tác: .............................................. (3)...............................................

(cá nhân hoặc đại diện hoặc người được uỷ quyền của cơ quan/ tổ chức có nghĩa vụ thi hành được nêu tên trong văn bản/quyết định)

đã nhận văn bản/quyết định.....(4)......do người đại diện cơ quan thuế nói trên giao trực tiếp tại: .......(5).... vào thời gian lúc:... giờ...........ngày........tháng...........................năm.......

- ý kiến của người nhận văn bản/quyết định hoặc lý do không nhận (nếu có)

............................................................................................................................................

Giấy xác nhận được lập thành 02 bản giống nhau, mỗi bên giao và nhận giữ 01 bản.

Ghi chú:

(1) Tên văn bản được bàn giao, số ............................................., ngày tháng ký văn bản

(2) Họ và tên

(3) Chức vụ (ghi chức vụ trong cơ quan/tổ chức)

(4) Tên loại văn bản được bàn giao số ký hiệu, ngày tháng năm, cơ quan ban hành, trích yếu nội dung.

(5) Địa điểm nơi tiến hành lập biên bản (Nếu tại cơ quan hoặc tổ chức thì ghi rõ tên cơ quan, tổ chức đó, nếu không phải thì ghi số nhà, tên đường (nếu có), khóm/ấp, xã/phường/thị trấn, huyện/thị xã/ thành phố, tỉnh).