Hướng dẫn lập hóa đơn khi bị trả lại hàng hóa theo Nghị định 123?

Nội dung chính

• Hàng hóa bán bị trả lại có cần lập hóa đơn không?
• Người mua hay người bán sẽ lập hóa đơn hàng hóa bán bị trả lại?
• Hướng dẫn lập hóa đơn khi bị trả lại hàng hóa theo Nghị định 123?

Hàng hóa bán bị trả lại có cần lập hóa đơn không?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa).

Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Như vậy, hàng hóa bán bị trả lại cần phải lập hóa đơn xuất trả hàng.

Người mua hay người bán sẽ lập hóa đơn hàng hóa bán bị trả lại?

Căn cứ theo Công văn 67049/CTHN-TTHT năm 2023 hướng dẫn về hóa đơn hoàn trả hàng hóa do Cục Thuế thành phố Hà Nội như sau:

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty TNHH Bán lẻ Fujimart Việt Nam là người mua hàng thực hiện mua hàng hóa từ nhà cung cấp (người bán), người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại hàng hóa thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, người bán và người mua có thỏa thuận ghi rõ việc hoàn trả hàng hóa (người mua không phải thực hiện lập hóa đơn khi hoàn trả hàng). Căn cứ vào hóa đơn hoàn trả hàng hóa, người bán và người mua thực hiện kê khai tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn hoàn trả hàng hóa.

Đề nghị Công ty căn cứ các quy định của pháp luật và đối chiếu với tình hình thực tế tại Công ty để thực hiện đúng theo quy định.

Trong quá trình thực hiện chính sách thuế, trường hợp còn vướng mắc. Công ty có thể tham khảo các văn bản hướng dẫn của Cục Thuế TP Hà Nội được đăng tải trên website http://hanoi.gdt.gov.vn hoặc liên hệ với Phòng Thanh tra Kiểm tra số 8 để được hỗ trợ giải quyết."

Như vậy, trường hợp người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng như thỏa thuận, phải trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa thì khi nhận lại hàng hóa, người bán lập hóa đơn xuất trả hàng theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hướng dẫn lập hóa đơn khi bị trả lại hàng hóa theo Nghị định 123? (Hình từ Internet)

Hướng dẫn lập hóa đơn khi bị trả lại hàng hóa theo Nghị định 123?

Căn cứ theo Công văn 8999/CTTPHCM-TTHT năm 2023 về hóa đơn điện tử của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh như sau:

2. Về lập hóa đơn trong trường hợp người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng:

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung trên hóa đơn theo quy định, hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

Trường hợp tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập, người bán và người mua có thỏa thuận ghi rõ hàng bán trả lại.

Như vậy để lập hóa đơn xuất trả hàng, người bán thực hiện các bước sau:

Bước 01: Người bán lập hóa đơn xuất trả hàng

Khi nhận lại hàng hóa, người bán có thể lựa chọn một trong 02 cách:

(i) Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm số lượng cho số hàng hóa bị trả lại

+ Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

+ Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

(ii) Lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập khi bán hàng trước đó

+ Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

+ Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

(Căn cứ theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Bước 02: Ký số và gửi hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế cho người mua

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Bước 03: Kê khai thuế

Căn cứ vào hóa đơn xuất trả hàng, người bán và người mua thực hiện kê khai tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn xuất trả hàng.