Hóa đơn điện tử được lưu giữ bằng phương thức nào?

Nội dung chính

• Hóa đơn điện tử là gì?
• Hóa đơn điện tử được lưu giữ bằng phương thức nào?
• Người bán hàng hóa sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm ra sao?
• Những hành vi nào bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn?

Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về hóa đơn điện tử như sau:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

+ Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử được lưu giữ bằng phương thức nào?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định phương thức lưu trữ của hóa đơn điện tử như sau:

Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

...

Như vậy, thông qua quy định trên thì hóa đơn điện tử được lưu giữ bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử được lưu giữ bằng phương tiện nào? (Hình từ Internet)

Người bán hàng hóa sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm ra sao?

Theo Điều 21 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định cụ thể về trách nhiệm của người bán hàng hóa sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như sau:

- Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.

- Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến cơ quan thuế cấp mã và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử.

- Gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đến người mua ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Những hành vi nào bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn?

Căn cứ theo Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về những hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn như sau:

- Đối với công chức thuế

+ Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ;

+ Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp;

+ Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.

- Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan

+ Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn;

+ Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;

+ Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ;

+ Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.