Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy thì còn giá trị hay không?

Nội dung chính

• Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy thì có sử dụng được không?
• Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử có phải thông báo cho cơ quan thuế không?
• Quy định về mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử ra sao?

Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy thì có sử dụng được không?

Căn cứ theo Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy

1. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuy

Theo đó, hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn thì hóa đơn chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định.

Nguyên tắc khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi. Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

Như vậy, đối chiếu quy định trên thì hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy thì chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy thì còn giá trị hay không? (Hình từ Internet)

Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử có phải thông báo cho cơ quan thuế không?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về việc Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử như sau:

Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

1. Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn

a) Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. Quan hệ liên kết được xác định theo quy định của pháp luật về quản lý thuế;

b) Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm;

c) Việc ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;

d) Hóa đơn điện tử do tổ chức được ủy nhiệm lập là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế và phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm;

đ) Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết về việc ủy nhiệm lập hóa đơn. Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên thì bên ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc ủy nhiệm lập hóa đơn;

e) Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử không có mã) thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp;

g) Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh, theo thỏa thuận với bên ủy nhiệm và tuân thủ nguyên tắc tại khoản 1 Điều này.

...

Như vậy, ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử sẽ phải thông báo cho cơ quan thuế.

Quy định về mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử ra sao?

Căn cứ tại tiểu mục 3 Mục 4 Quy định ban hành kèm theo Quyết định 1450/QĐ-TCT năm 2021 được sửa đổi bởi Khoản 1 Phụ lục ban hành kèm theo Điều 1 Quyết định 1510/QĐ-TCT năm 2022 quy định như sau:

- Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử là một chuỗi 34 ký tự do hệ thống của cơ quan thuế hoặc hệ thống của đơn vị do cơ quan thuế ủy quyền tạo ra duy nhất cho từng hóa đơn điện tử.

- Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là dải ký tự bao gồm 23 ký tự có cấu trúc như sau:

C1C2C3C4C5C6C7C8C9C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20

Trong đó:

+ Một ký tự đầu C1: là chữ cái M cố định để thể hiện dấu hiệu nhận biết hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC.

+ Một ký tự C2: là ký hiệu được gắn cố định để thể hiện loại hóa đơn điện tử từ 1 đến 6 theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 4 Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

+ Hai ký tự C3C4: là 02 số cuối của năm phát hành hóa đơn được sinh tự động từ phần mềm bán hàng của NNT.

+ Năm ký tự C5C6C7C8C9: là một chuỗi 05 ký tự do CQT cấp theo hình thức tự sinh từ hệ thống HĐĐT của CQT đảm bảo tính duy nhất.

+ Mười một ký tự C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20: là chuỗi 11 số tăng liên tục được tự sinh từ phần mềm bán hàng.

+ Dấu gạch ngang (-): là ký tự để phân tách các nhóm ký tự thể hiện loại hóa đơn, năm phát hành hóa đơn tự sinh từ phần mềm bán hàng, ký tự do CQT cấp, chuỗi số tăng liên tục tự sinh từ phần mềm bán hàng.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thể thiết lập cho nhiều máy tính tiền tại một hoặc nhiều địa điểm kinh doanh, đơn vị phụ thuộc đảm bảo tính duy nhất của từng hóa đơn.