Hóa đơn điện tử bị Chi cục Thuế từ chối cấp mã trong trường hợp nào?

Nội dung chính

• Điều kiện hóa đơn điện tử được Chi cục Thuế cấp mã là gì?
• Hóa đơn điện tử bị Chi cục Thuế từ chối cấp mã trong trường hợp nào?
• Khi xuất hóa đơn mới thì có cần hủy hóa đơn điện tử bị Chi cục Thuế từ chối cấp mã không?

Điều kiện hóa đơn điện tử được Chi cục Thuế cấp mã là gì?

Hóa đơn điện để được Chi cục Thuế (cơ quan thuế) cấp mã cần đảm bảo tuân thủ theo các quy định tại điểm a khoản 2 Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

- Hóa đơn đầy đủ nội dung;

- Hóa đơn đúng định dạng;

- Hóa đơn đúng thông tin đăng ký;

- Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế.

Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

Hóa đơn điện tử bị Chi cục Thuế từ chối cấp mã trong trường hợp nào? (Hình từ Internet)

Hóa đơn điện tử bị Chi cục Thuế từ chối cấp mã trong trường hợp nào?

Một số lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn điện tử có thể bị cơ quan thuế từ chối cấp mã như:

(1) Sai định dạng mã số thuế

Mã số thuế là một dãy số gồm 10 chữ số hoặc 13 chữ số và ký tự khác được cơ quan thuế cấp cho người thực hiện đăng ký thuế trước khi bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc khi có phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.

Cụ thể tại khoản 1 Điều 5 Thông tư 105/2020/TT-BTC, mã số thuế có cấu trúc như sau:

N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10 - N11N12N13

Trong đó:

- Hai chữ số đầu N1N2 là số phần khoảng của mã số thuế.

- Bảy chữ số N3N4N5N6N7N8N9 được quy định theo một cấu trúc xác định, tăng dần trong khoảng từ 0000001 đến 9999999.

- Chữ số N10 là chữ số kiểm tra.

- Ba chữ số N11N12N13 là các số thứ tự từ 001 đến 999.

- Dấu gạch ngang (-) là ký tự để phân tách nhóm 10 chữ số đầu và nhóm 03 chữ số cuối.

(2) Số điện thoại dài quá hơn 20 ký tự

Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ kiểm tra lại số điện thoại đăng ký với cơ quan thuế đã đúng với định dạng 10 chữ số hay chưa (có thể số điện thoại đăng ký trước đó có 11 chữ số). Cần nhập chính xác số điện thoại và đúng định dạng.

(2) Tên của người mua bị bỏ trống

Trường hợp này phát sinh khi xuất hóa đơn cho khách lẻ hoặc các đơn vị không có mã số thuế, bắt buộc phải điền tên người mua.

Hoặc cũng xảy ra trường hợp tên của người mua không trùng khớp với thông tin đăng ký thuế hoặc bị sai lỗi chính tả.

(3) Email của người mua chưa chính xác

Cấu trúc của một địa chỉ email gồm có 2 phần: [Tên email]@[Tên miền]

(4) Số tài khoản ngân hàng của người nhận dài quá 30 ký tự

Số tài khoản của các ngân hàng là hoàn toàn khác nhau, độ dài có thể từ 6 - 15 ký tự (có thể bao gồm chữ số hoặc chữ số và chữ cái). Tuy nhiên, khi nhập số tài khoản lên Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế không được dài quá 30 ký tự.

(5) Ngày xuất hóa đơn không đúng định dạng

Ngày xuất hóa đơn đầu tiên sẽ phải lớn hơn ngày được cơ quan thuế chấp thuận Tờ khai đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

(5) Nhập thiếu thông tin giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc thông tin thuế suất

Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cần kiểm lại giá trị hàng hóa, dịch vụ đã đúng với giá trị thực tế hay chưa, đã điền đầy đủ và chính xác thuế suất theo đúng quy định của từng mặt hàng hay chưa.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử cũng có thể bị từ chối cấp mã do lỗi Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế hoặc do lỗi phần mềm hóa điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Khi xuất hóa đơn mới thì có cần hủy hóa đơn điện tử bị Chi cục Thuế từ chối cấp mã không?

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc xử lý hóa đơn có sai sót như sau:

Xử lý hóa đơn có sai sót

1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

...

Hiện nay Nghị định 123/2020/NĐ-CP chỉ quy định trường hợp hủy hóa đơn điện tử (đã được cấp mã của cơ quan thuế) đã lập có sai sót mà không có quy định về trường hợp hủy hóa đơn điện tử bị cơ quan thuế từ chối cấp mã.

Đối với hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã thì sẽ không có giá trị, do đó khi đã xuất hóa đơn mới khác thì không cần hủy hóa đơn bị từ chối cấp mã.