Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử bằng hình thức gửi trực tiếp cần đảm bảo điều kiện gì?

Nội dung chính

• Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử bằng hình thức gửi trực tiếp cần đảm bảo điều kiện gì?
• Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền cần đảm bảo nguyên tắc gì?
• Hóa đơn điện tử có được lựa chọn hình thức bảo quản không?

Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử bằng hình thức gửi trực tiếp cần đảm bảo điều kiện gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc định dạng hóa đơn điện tử như sau:

Định dạng hóa đơn điện tử

1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

2. Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

3. Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này.

4. Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:

a) Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.

b) Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.

c) Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

5. Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Như vậy, đối chiếu quy định trên thì doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử bằng hình thức gửi trực tiếp cần đảm bảo 3 điều kiện dưới đây:

Điều kiện 1: Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.

Điều kiện 2: Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.

Điều kiện 3: Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử bằng hình thức gửi trực tiếp cần đảm bảo điều kiện gì? (Hình từ Internet)

Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền cần đảm bảo nguyên tắc gì?

Căn cứ theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền cần đảm bảo 3 nguyên tắc như sau:

[1] Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

[2] Không bắt buộc có chữ ký số;

[3] Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Hóa đơn điện tử có được lựa chọn hình thức bảo quản không?

Căn cứ theo Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

Như vậy, đối chiếu quy định trên thì cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử.