Đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử khi thay đổi đơn vị hành chính như thế nào?

Nội dung chính

• Đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử khi thay đổi đơn vị hành chính như thế nào?
• Hóa đơn điện tử được định dạng ra sao?
• Các trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay?

Đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử khi thay đổi đơn vị hành chính như thế nào?

Căn cứ khoản 4 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

...

4. Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại khoản 1 Điều này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, trừ trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này. Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi thông tin và Cơ quan Thuế thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này.

...

Bên cạnh đó, căn cứ Công văn 108/CTTPHCM-TTHT năm 2025 của Cục thuế TP Hồ Chí Minh hướng dẫn về việc thay đổi địa giới hành chính theo Nghị quyết số 1278/NQ-UBTVQH15 như sau:

Trường hợp người nộp thuế có địa chỉ trụ sở thuộc diện thay đổi địa giới hành chính theo Nghị quyết số 1278/NQ-UBTVQH15 ngày 14 tháng 11 năm 2024 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp xã giai đoạn 2023-2025 của Thành phố Hồ Chí Minh, theo đó thông tin địa chỉ trên Giấy phép đăng ký kinh doanh của người nộp thuế là đơn vị hành chính cũ đã không còn phù hợp nên Cục Thuế đề nghị người nộp thuế khẩn trương liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật địa chỉ mới, đồng thời đối với hóa đơn điện tử đề nghị Doanh nghiệp đăng ký lại thông tin sử dụng hóa đơn theo Mẫu Tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ và đảm bảo nội dung địa chỉ của Doanh nghiệp trên hóa đơn điện tử đúng với địa chỉ trên Giấy phép đăng ký kinh doanh theo quy định.

Như vậy, trường hợp thay đổi đơn vị hành chính dẫn đến thay đổi địa chỉ của doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh (gọi chung là người nộp thuế) thì người nộp thuế thực hiện đăng ký lại thông tin sử dụng hóa đơn và gửi cho cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, trừ trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Lưu ý: người nộp thuế cần đảm bảo địa chỉ trên hóa đơn điện tử đúng với địa chỉ trên Giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã (khoản 4 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử khi thay đổi đơn vị hành chính như thế nào? (Hình từ Internet)

Hóa đơn điện tử được định dạng ra sao?

Căn cứ Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về định dạng hóa đơn điện tử như sau:

(1) Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

(2) Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

(3) Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

(4) Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:

- Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.

- Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.

- Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

(5) Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Các trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay?

Căn cứ khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;

- Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

- Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

- Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp bị xử lý theo quy định của pháp luật.