Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải được lập khi nào?

Nội dung chính

• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải được lập khi nào?
• Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mới nhất?
• Có phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với hợp đồng thử việc không?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải được lập khi nào?

Căn cứ tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải được lập tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân.

Mặt khác, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải được giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế.

Theo đó, thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.

Trước đây, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cấp cho cá nhân có thể là bản giấy hoặc bản điện tử với đầy đủ các nội dung mà pháp luật quy định. Tuy nhiên, hiện nay tất cả doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đều phải sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bản điện tử.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải được lập khi nào? (Hình từ Internet)

Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mới nhất?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử.

Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử của mỗi đơn vị cung cấp sẽ có những khác biệt nhất định. Tuy nhiên doanh nghiệp vẫn cần phải tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp tham khảo và lựa chọn mua gói chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình

Bước 2: Cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ và nhân viên kinh doanh của đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử tiến hành làm hợp đồng cung cấp dịch vụ chứng từ điện tử cho khách hàng.

Thông thường hồ sơ đăng ký dịch vụ sẽ cần các giấy tờ sau đây:

- 01 bản scan Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp

- 01 bản scan Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.

- Trường hợp người ký được ủy quyền: Cung cấp thêm giấy ủy quyền và Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền.

Bước 3: Nhân viên đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ điện tử hướng dẫn khách hàng cách sử dụng.

Bước 4: Sau khi khách hàng dùng thử xong, đơn vị cung cấp sẽ chính thức bàn giao phần mềm cho khách hàng sử dụng.

Lưu ý: Công văn 2455/TCT-DNNCN năm 2022 của Tổng cục thuế cũng nêu rõ, tổ chức khấu trừ khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến CQT, tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định.

Có phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với hợp đồng thử việc không?

Căn cứ điểm i khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định như sau:

Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

1. Khấu trừ thuế

...

i) Khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác

Các tổ chức, cá nhân trả tiền công, tiền thù lao, tiền chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động (theo hướng dẫn tại điểm c, d, khoản 2, Điều 2 Thông tư này) hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng có tổng mức trả thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân.

Trường hợp cá nhân chỉ có duy nhất thu nhập thuộc đối tượng phải khấu trừ thuế theo tỷ lệ nêu trên nhưng ước tính tổng mức thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế thì cá nhân có thu nhập làm cam kết (theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế) gửi tổ chức trả thu nhập để tổ chức trả thu nhập làm căn cứ tạm thời chưa khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Căn cứ vào cam kết của người nhận thu nhập, tổ chức trả thu nhập không khấu trừ thuế. Kết thúc năm tính thuế, tổ chức trả thu nhập vẫn phải tổng hợp danh sách và thu nhập của những cá nhân chưa đến mức khấu trừ thuế (vào mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế) và nộp cho cơ quan thuế. Cá nhân làm cam kết phải chịu trách nhiệm về bản cam kết của mình, trường hợp phát hiện có sự gian lận sẽ bị xử lý theo quy định của Luật quản lý thuế.

Cá nhân làm cam kết theo hướng dẫn tại điểm này phải đăng ký thuế và có mã số thuế tại thời điểm cam kết.

...

Như vậy, khi ký hợp đồng thử việc với người lao động dưới 3 tháng có tổng mức trả thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên thì phải thực hiện khấu trừ thuế mức 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân thử việc đó.

Trường hợp cá nhân thử việc đó chỉ có duy nhất thu nhập thuộc đối tượng phải khấu trừ thuế theo tỷ lệ nêu trên nhưng ước tính tổng mức thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế thì có thể làm bản cam kết để công ty làm căn cứ tạm thời chưa khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.