Chứng từ điện tử là gì? Được lưu trữ bằng hình thức nào?

Nội dung chính

• Chứng từ điện tử là gì? Được lưu trữ bằng hình thức nào?
• Có mấy loại chứng từ điện tử?
• Chứng từ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nào để có giá trị pháp lý?

Chứng từ điện tử là gì? Được lưu trữ bằng hình thức nào?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 19/2021/TT-BTC hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Giao dịch thuế điện tử” là các giao dịch được các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện bằng phương thức điện tử thuộc phạm vi điều chỉnh của Thông tư này.

2. “Chứng từ điện tử” là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương thức điện tử khi người nộp thuế, cơ quan thuế, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan thực hiện giao dịch thuế điện tử.

...

Như vậy, chứng từ điện tử là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương thức điện tử khi có xảy ra giao dịch điện tử. Và những thông tin này cũng sẽ được lưu trữ lại bằng phương thức điện tử.

Chứng từ điện tử là gì? Được lưu trữ bằng hình thức nào? (Hình từ Internet)

Có mấy loại chứng từ điện tử?

Căn cứ theo Điều 6 Thông tư 19/2021/TT-BTC, quy định về chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử sẽ gồm có các loại như sau:

[1] Hồ sơ thuế điện tử trong đó:

- Hồ sơ đăng ký thuế;

- Hồ sơ khai thuế; xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế;

- Tra soát thông tin nộp thuế;

- Thủ tục bù trừ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa;

- Hồ sơ hoàn thuế; hồ sơ miễn giảm thuế; miễn tiền chậm nộp; không tính tiền chậm nộp;

- Hồ sơ khoanh tiền thuế nợ; hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; gia hạn nộp thuế; nộp dần tiền thuế nợ và các hồ sơ, văn bản khác về thuế dưới dạng điện tử được quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn Luật Quản lý thuế.

[2] Chứng từ nộp NSNN (ngân sách nhà nước) điện tử: chứng từ nộp NSNN theo quy định tại Nghị định 11/2020/NĐ-CP, dưới dạng điện tử, trường hợp nộp thuế qua hình thức nộp thuế điện tử của ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán thì chứng từ nộp NSNN là chứng từ giao dịch của ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán phải đảm bảo đủ các thông tin trên mẫu chứng từ nộp NSNN.

[3] Các thông báo, quyết định, văn bản khác của cơ quan thuế dưới dạng điện tử.

[4] Các chứng từ điện tử theo quy định tại khoản này phải được ký điện tử theo quy định tại Điều 7 Thông tư 19/2021/TT-BTC

Trường hợp hồ sơ thuế điện tử có các tài liệu kèm theo ở dạng chứng từ giấy phải được chuyển đổi sang dạng điện tử theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử, Nghị định 165/2018/NĐ-CP.

Như vậy, cơ bản sẽ có 4 loại chứng từ điện tử trong đó sẽ có các loại giấy tờ con mà đã nêu cụ thể bên trên.

Chứng từ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nào để có giá trị pháp lý?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 19/2021/TT-BTC quy định như sau:

Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử

...

2. Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử theo quy định tại Thông tư này có giá trị như hồ sơ, chứng từ, thông báo và các văn bản bằng giấy. Chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc nếu được thực hiện bằng một trong các biện pháp quy định tại Điều 5 Nghị định 165/2018/NĐ-CP.

Đồng thời dẫn chiếu đến Điều 5 Nghị định 165/2018/NĐ-CP cụ thể như sau:

Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý nhà nước, phù hợp với quy định của pháp luật chuyên ngành. Hình thức thể hiện, việc khởi tạo, gửi, nhận chứng từ điện tử và giá trị pháp lý của chứng từ điện tử được thực hiện theo Luật giao dịch điện tử.

2. Chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc khi được thực hiện một trong các biện pháp sau:

a) Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khỏi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

b) Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống; ghi nhận cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử và áp dụng một trong các biện pháp sau để xác thực cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử: xác thực bằng chứng thư số, xác thực bằng sinh trắc học, xác thực từ hai yếu tố trở lên trong đó có yếu tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.

c) Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật giao dịch điện tử.

Như vậy, đối chiếu quy định trên thì chứng từ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý nhà nước, phù hợp với quy định của pháp luật chuyên ngành, ngoài ra còn phải đảm bảo về các yếu tố khác để được có giá trị pháp lý.