Các bước hướng dẫn thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử?

Nội dung chính

• Các bước hướng dẫn thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử?
• Định dạng hóa đơn điện tử gồm mấy thành phần?
• Hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã phải đảm bảo những yêu cầu nào?

Các bước hướng dẫn thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử?

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua và có sai sót.

Khi nhận thấy hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng có lỗi, và bên bán chưa gửi đến bên mua, cần tiến hành hủy hóa đơn đó. Dưới đây là quy trình cụ thể để hủy hóa đơn:

Bước 1: Thông báo về hóa đơn có sai sót với cơ quan thuế

Người bán cần thông báo với cơ quan thuế bằng cách sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT theo Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nội dung thông báo sẽ liên quan đến việc hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã và có sai sót, sau đó lập hóa đơn điện tử mới. Hóa đơn mới này sẽ được ký số và gửi cho cơ quan thuế để xin cấp mã thay thế cho hóa đơn đã lập trước đó, nhằm gửi đến bên mua.

Mẫu số 04/SS-HĐĐT....tải về

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới

Kế toán lập hóa đơn điện tử mới như bình thường.

Ký số và gửi cho cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới, thay thế hóa đơn đã lập.

Bước 3: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót

Chọn hóa đơn có sai sót và thực hiện xóa hoặc hủy bỏ hóa đơn này.

Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn

Lập biên bản xác nhận việc hủy bỏ hóa đơn với người mua để phòng ngừa rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Bước 5: Tra cứu

Kiểm tra xem đã nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế hay chưa.

Truy cập trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để xác nhận trạng thái hóa đơn.

Trường hợp 2: Xử lý hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc tiêu hủy hóa đơn đặt in mua từ cơ quan thuế, quy trình và thủ tục hủy hóa đơn giấy được thực hiện như sau:

- Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn bao gồm:

+ Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn (không áp dụng cho hộ, cá nhân kinh doanh).

+ Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy, trong đó cần ghi rõ các thông tin: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc liệt kê chi tiết từng số nếu không liên tục).

+ Biên bản tiêu hủy hóa đơn.

+ Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo Mẫu số 02/HUY-HĐG trong Phụ lục IA kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Mẫu số 02/HUY-HĐG....tải về

- Thủ tục tiêu hủy hóa đơn gồm các bước:

Bước 1:Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn (không áp dụng cho hộ, cá nhân kinh doanh). Hội đồng cần có đại diện lãnh đạo và bộ phận kế toán của tổ chức.

Bước 2: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.

Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn. Tất cả thành viên Hội đồng phải ký vào biên bản và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác.

Bước 4: Làm thông báo kết quả hủy hóa đơn:

+Số lượng: 2 bản (một bản lưu, một bản gửi cơ quan thuế).

+Thời hạn gửi thông báo: không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện thủ tục hủy.

- Khi hủy hóa đơn giấy, doanh nghiệp phải tuân thủ thời hạn hủy quy định tại khoản 1 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

+ Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày thông báo cho cơ quan thuế.

+ Nếu cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận thông báo.

Thông tin chỉ mang tính chất tham khảo.

Các bước hướng dẫn thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử? (Hình từ Internet)

Định dạng hóa đơn điện tử gồm mấy thành phần?

Theo khoản 2 Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về thành phần của hóa đơn điện tử như sau:

Định dạng hóa đơn điện tử

1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

2. Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

3. Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này.

....

Như vậy thông qua quy định trên thì định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần.

Hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã phải đảm bảo những yêu cầu nào?

Theo khoản 2 Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Đúng định dạng về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Đúng thông tin đăng ký theo quy định tại Điều 15 Nghị định123/2020/NĐ-CP.

- Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.